Die Büro-Alltags-Bibel

Unternehmen. Psychologische Studien zeigen deutlich, dass der Auftakt eines Treffens den gesamten Verlauf enorm beeinflusst. Je inspirierender Sie starten, desto anregender wird das Gespräch.
Nutzen Sie Schweigeminuten. Meetings zeichnen sich oft dadurch aus, dass pausenlos geredet wird. Die meisten Menschen empfinden plötzliche Stille als unerträglich oder als Zeichen von akuter Ahnungslosigkeit. Das ist Quatsch. Wer schweigt, denkt vielleicht noch nach und erspart der Runde so Unausgegorenes. Zudem braucht unser Gehirn Zeit, die zahlreichen vorgebrachten Ideen zu einem neuen Gedanken zu verknüpfen. Wenn aber dauernd jemand dazwischenquasselt, ist der kreative Funke schon wieder verglimmt. Warum also nicht ab und an ein paar verordnete Schweigeminuten einsetzen, um Gehörtes zu verarbeiten?
Unterbrechen Sie Ihr Meeting unregelmäßig. Kaum etwas blockiert Kreativität so sehr wie Routinen. Und nichts ermüdet schneller als eine Sitzung, die sich scheinbar endlos zieht. Überraschende und kurze Pausen durchbrechen diese Abwärtsspirale. Zudem sorgen Sie dafür, dass die Blickwinkel nicht zementiert werden. Fünf Minuten Zeit für Aufstehen, Strecken, Umherlaufen, Lüften, Trinken, Plaudern … reaktivieren Motivation und Vitalkräfte.
Verzichten Sie auf Tische. Halten Sie Ihr Meeting im Stehen ab. Erstens, weil sich damit die Laberzeit automatisch verkürzt; zweitens, weil sich die Leute so mehr und besser aufeinander zubewegen. Ein Tisch symbolisiert immer auch eine Art Schutzwall. Allein die aufrechte Haltung sorgt für weniger Herumlümmeln und mehr Engagement. Wenn überhaupt taugen Tische, um darauf Getränke oder Gebäck für die Pausen abzustellen.
    Das alles mag beim ersten Mal befremdlich, vielleicht sogar surreal wirken. Entscheidend ist aber doch, um es mit den Worten eines Bundeskanzlers zu sagen, was hinten rauskommt.
    Was mich zum letzten Punkt bringt: Je häufiger solche Treffen stattfinden, desto mehr fragmentieren sie den Tag der Teilnehmer in immer kleinere und deshalb kaum noch produktive Einheiten. Der vielbeschworene Flow findet dann einfach nicht mehr statt. Studien zeigen, dass die Stimmung und Motivation der Belegschaft im nahezu gleichen Maß abnahm, wie die Anzahl der Meetings stieg. Korreliert das mit der Statistik, dass überall auf der Welt die Zahl der Zusammenkünfte zunimmt, sind das nicht gerade aufmunternde Aussichten. Deshalb ist der vielleicht wichtigste Tipp für bessere Meetings: Wann immer Sie darauf verzichten können, sparen Sie sich die Konferenz.
    Tipps für produktive Videokonferenzen
    Die nahezu flächendeckende Verbreitung billiger Breitbandverbindungen hat in den vergangenen Jahren eine Sonderform moderner Businesstreffen ermöglicht: die Videokonferenz. Via Telefonleitung oder Internet können wir heute global miteinander arbeiten und uns austauschen. Das hat zweifellos zahlreiche Vorteile: Videokonferenzen ermöglichen räumliche Unabhängigkeit bis hin zur Heimarbeit, sie senken Reisekosten (was zudem gut für die Umwelt ist), und sie sparen Zeit. Sie haben aber auch einige Nachteile. Es ist nun mal ein großer Unterschied, ob man sich physisch gegenübersitzt und miteinander diskutiert oder nur mit einer Mattscheibe. Obwohl die Videokommunikation zwei wichtige Kanäle enthält – akustische und visuelle Signale –, kann es leicht zu Missverständnissen kommen oder zu unproduktiven Talkrunden à la Anne Will & Co. Deshalb zum Schluss dieses Kapitels noch ein paar praktische Hinweise, wie speziell Videokonferenzen produktiver werden können:

    Vor dem Meeting:
Machen Sie eine Agenda für alle: Was soll das Ziel der Konferenz sein? Was soll besprochen werden? Wer muss dazugeschaltet werden? Wann beginnt die Schaltung? Wann ist sie definitiv vorbei?
Schalten Sie Störquellen aus. Die meisten Videokonferenzsysteme sind mit Kugelmikrofonen ausgestattet. Im Gegensatz zu Richtmikrofonen nehmen diese alle Geräusche rundherum gleichmäßig auf – und damit auch Straßenlärm von offenen Fenstern, Handyklingeln, hereinplatzende Kollegen. Versuchen Sie solche Störer zu eliminieren, vor allem die akustischen. Tatsächlich ist bei der T V-Konferenz ein guter Ton wichtiger als ein brillantes Bild. Dennoch gilt: Leuchten Sie den Raum ordentlich aus und setzen Sie sich nicht unbedingt ins Gegenlicht, sonst sehen Sie aus wie der leibhaftige Schattenmann.
Behalten Sie die Sitzordnung im Auge. Damit ist nicht gemeint, dass Sie sich sorgen sollten, wer neben wem sitzt, sondern