Die Büro-Alltags-Bibel

die durch ihr spätes Erscheinen dokumentieren, dass Meetings ohne sie nicht anfangen können.
    Das
Come-to-Jesus-Meeting
ist alles andere als ein heiliges Treffen: Darin liest der Chef seinen Leuten die Leviten, tadelt wiederholtes Fehlverhalten und droht mit Konsequenzen. Oder der Kunde moniert schlechte Leistungen, miesen Verhandlungsstil und warnt vor dem Abbruch der Geschäftsbeziehungen. Eine Straf- und Bußpredigt eben. Der Legende nach hat der Meeting-Titel seinen Ursprung am Beginn des 19. Jahrhunderts in der Gegend von New Jersey, wo christliche Prediger in ihren Versammlungen den Leuten ihre Sünden vor Augen führten.
    Sicher, Pannen passieren. Dafür kann man sich entschuldigen, Besserung geloben und sie auch hernach beweisen. Alles andere aber ist ein Karrierekiller. Der Unpünktliche befindet sich mit dem Überheblichen und dem Unzuverlässigen auf Augenhöhe. Mögen andere Nationen toleranter sein – sie schätzen am peniblen Germanen exakt die Tugend seiner Zuverlässigkeit. Es ist einfach lästig, wenn Personen zu Besprechungen regelmäßig zu spät kommen. Noch verdrießlicher ist es, wenn es immer wieder dieselben sind. So werden Meetings sicher nicht effizienter, im Gegenteil: Die Pünktlichen werden auch noch für ihre Disziplin bestraft und passen sich dem schlampigen Usus irgendwann an.
    Was also können Sie als Leiter eines Meetings gegen notorische Zuspätkommer unternehmen?
Bestrafen Sie Unpünktlichkeit. Form und Umfang müssen Sie freilich individuell anpassen, beides hängt von den Umständen ab. Sie könnten aber zum B eispiel eine Art Verspätungskasse einführen, in welche die Betreffenden mit jeder verspäteten Minute einen Euro einzahlen. Nachdrücklicher, aber nicht weniger wirksam ist, nach einer geringen Karenzzeit den Besprechungsraum einfach abzuriegeln. Fairerweise sollten Sie das vorab bekanntgeben. Die dritte Alternative ist die simpelste:Blamieren Sie den chronisch Unpünktlichen öffentlich und blaffen Sie ihn wegen seines Vergehens (auch wiederholt) an. Schon im eigenen Interesse wird er die Schmach beim nächsten Mal vermeiden.
Beginnen Sie pünktlich. Und zwar kategorisch, um den Dingen den Nachdruck des Beschlossenen zu verleihen – egal,wer oder wie viele fehlen. Auch das ist eine Art Strafe. Viele Bummelkandidaten lassen sich gerade deshalb so viel Zeit, weil sie wissen, dass nie pünktlich begonnen wird. Beweisen Sie ihnen das Gegenteil.
Starten Sie mit dem wichtigsten Punkt . Oft folgt die Meeting agenda dem Motto: Das Beste zum Schluss. Falsch. Beginnen Sie lieber mit den wichtigsten Punkten, insbesondere mit jenen, die die Zuspätkommer betreffen, und sie werden ihre Schritte beschleunigen. Klar, dass die Reihenfolge der Besprechungspunkte vorher aus der Einladung hervorgehen muss, sonst wirkt sie nicht und Sie setzen sich unnötig dem Verdacht der persönlichen Sabotage aus.
Beginnen Sie zu ungewöhnlichen Zeiten . Wer sagt eigentlich, dass Konferenzen stets zur vollen oder halben Stunde starten müssen? Genauso könnten sie um 10.20 Uhr oder um 9.09 Uhr beginnen. Diese scheinbar völlig willkürlich gewählten und krummen Zeiten erhöhen die Aufmerksamkeit für den Termin. Der Effekt lässt sich weiter steigern, wenn Sie die Startzeiten im Laufe der Woche mehrfach wechseln.
    Zudem raten Kommunikationsforscher, die Teilnehmerzahl von Meetings so klein wie möglich zu halten. So arbeite eine Gruppe mit mehr als acht Mitgliedern kaum noch effizient. Auch die Zusammensetzung des Teams hat erheblichen Einfluss auf das Ergebnis. Vereinfacht ausgedrückt: Je mehr die Teilnehmer untereinander harmonieren, desto weniger Reibereien gibt es. Ist die Gruppe jedoch zu gleichartig, entstehen keine brillanten Ideen mehr. Diamanten brauchen schließlich auch den Schliff zur Veredelung. Kurzum: Die Mischung macht’s – ein optimaler Mix aus Eintracht und Kontroverse. Und Gestaltung. Schließlich ist der Rahmen einer Konferenz nicht nur Kulisse. Um also etwas Pep in Meetings zu bringen, empfehle ich durchaus auch mal ungewöhnliche Wege zu gehen:
Eröffnen Sie das Treffen mit einer Umfrage. Dabei geht es weniger um ins Kraut schießende Meinungsäußerungen. Fragen Sie die Teilnehmer lieber zuerst, was die heute Erfreuliches erlebt haben. Oder starten Sie mit einer Anekdote, einer Sache, die Sie kürzlich gelernt haben oder auf die Sie sich in dieser Woche freuen. Erzählen Sie eine Geschichte von Menschen, die zum Vorbild taugen – entweder aus der Historie oder aus dem