Die Büro-Alltags-Bibel

Besinnungsdiarrhö geht: Behalten Sie bitte im Hinterkopf, dass das zum Teil auch eigenes Verschulden sein kann und man selbst von solchen Menschen lernen und den eigenen Horizont erweitern kann – vorausgesetzt, man behandelt sie wie einen neuen Kollegen: Dem gibt man ja auch erst mal eine Chance.
    Wie E-Mails wirken
    Die Kommunikation via E-Mail ist im Büroalltag längst an die Stelle gerückt, die früher Memos, Aktennotizen oder Kurztelefonate eingenommen haben. Eine E-Mail ist schnell geschrieben und genauso schnell beantwortet. Doch schnell ist nicht gleich gut. Eine flüchtig versandte Anfrage hier, eine impulsive Reaktion auf ein Ärgernis dort, ein paar Rechtschreibfehler und fehlender Stil – schon entsteht beim Empfänger ein bestimmtes Bild vom Verfasser und damit womöglich ein dauerhaft schlechter Eindruck. Es gehört zu den Eigentümlichkeiten dieser digitalen Textbotschaften, mehr Emotionen auszulösen als sie de facto enthalten.
    Und es ist schon interessant, was da so alles in einer simplen E-Mail mitschwingt. Deren Wirkung beginnt offenbar schon bei der Absenderkennung. Vor einigen Jahren untersuchten zum Beispiel die Psychologen Mitja Back, Stefan Schmukle und Boris Egloff von der Universität Leipzig die E-Mail -Adressen von rund 600 Schülern im Alter zwischen 15 und 18 Jahren und verglichen diese mit deren Persönlichkeitseigenschaften, die sie zuvor per Fragebogen ermittelthatten. Normalerweise würde man vermuten, dass es da keinen Zusammenhang gibt. Doch weit gefehlt: E-Mail -Adressen, so die Forscher, taugen durchaus als Psychogramm des Absenders, sie sind ein Spiegel seiner Persönlichkeit. So waren die Schüler mit ausgefallenen, kreativen und witzigen E-Mail -Adressen auch im realen Leben extrovertiert und offen. Niedliche Namen wiederum stellten sich als starkes Indiz für einen gutmütigen und verträglichen Menschen heraus, während großspurige (der_macher@ alleskoenner.de) oder gar anzügliche Adressen (honey. [email protected]) eher einen Narziss entlarvten. Nun werden Sie vielleicht sagen: »Das sind ja auch Kinder. Die wissen es nicht besser. Und in der Firma kann ich mir meine E-Mail -Adresse sowieso nicht aussuchen.« Stimmt. Aber Sie haben ja vielleicht auch eine private E-Mail -Adresse. Außerdem bemerkenswert an dieser Studie ist, dass auch solche Probanden von Fremden als besonders gewissenhaft eingestuft wurden, deren Mailbox auf »de« endete. Hinter einer »com«-Endung vermutete die Mehrheit der Umfrageteilnehmer eine weniger penible Person. Jedenfalls in Deutschland.
    Wer mailt, lügt mehr, so eine Studie der De-Paul-Universität in Chicago. Bei dem Experiment bekamen die Probanden 89 Dollar, von denen sie einen Teil abgeben sollten – wie viel blieb ihnen überlassen. Die Empfänger wiederum wussten nur, dass es sich um einen Ursprungsbetrag zwischen fünf und 100 Dollar handelte. Ganze 92 Prozent der Spender logen jedoch gezielt und gaben per Mail an, im Schnitt nur 56 Dollar erhalten zu haben, andere behaupteten gar, mit 29 Dollar den größeren Teil abzugeben.
    E-Mails sind – unabhängig vom Inhalt und ihrer Länge – komplexe Botschaften. Und die sagen immer zweierlei: a) etwas über den Sender und b) etwas darüber, was der vom Empfänger hält. Viele vergessen, dass E-Mails , so schnelllebig sie auch sind, vom Empfänger gelesen werden wie Papierbriefe. Allein aus diesem Grund sollten E-Mails an wichtige Leute (zum Beispiel den Chef oder wertvolle Kunden) nicht mal eben so weggetippt wirken. Spam sieht so aus. Aber doch bitte nicht Ihre Korrespondenz? Deshalb gilt für elektronische Briefe wie für gedruckte Schriftstücke: Fasse dich kurz, sei präzise und bleibe immer (!) höflich.
    Apropos: Achten Sie einmal auf die Grußformeln am Ende einer E-Mail . Diese Schlusssentenzen sind keinesfalls eine obligate Dreingabe – auch wenn sie sich wie Floskeln lesen. Tatsächlich drückensie, wenn auch subtil, Wertschätzung und Kundenorientierung aus und können der Post einen ganz persönlichen Dreh geben – oder auch nicht. Zur Verdeutlichung habe ich Ihnen die wohl gängigsten Grußformeln samt deren Subtext zusammengestellt:

    »Mit freundlichen Grüßen« Der Klassiker. Daran ist nichts falsch. Nur ist der Gruß wegen seiner häufigen Verwendung eben auch sehr unpersönlich. Selbst Arbeitgeber, die kündigen, oder Anwaltsschreiben enden so. Wenn Sie schon freundlich grüßen wollen, warum dann nicht durch »Beste Grüße«, »Schöne Grüße« oder