Die Büro-Alltags-Bibel

wert als die Bedürfnisse des Kollegen.
    Wäre es also wirklich eine Katastrophe, Nein zu sagen? Im Zweifel erklären Sie eben, dass Sie sich zwar geschmeichelt, aber ebenso überrumpelt fühlen, und erbitten sich Bedenkzeit. Zeigen Sie Verständnis für die Bedürfnisse des anderen, legen Sie aber auch Ihre eigenen dar – und gewinnen Sie so die Entscheidungshoheit zurück. Selbst wenn Sie das nicht müssen: Begründen Sie Ihren Rückzieher ruhig mit den identifizierten Konsequenzen. Das macht es dem anderen leichter, Ihre Absage zu akzeptieren. Sie können aber auch einen Kompromiss in der Form eines
Jetzt nicht, aber später
schließen. Und für die ganz Hartnäckigen, die einfach kein Nein dulden, gilt: Standhaft bleiben und diplomatisch in die Metaebene wechseln: »Auch wenn Sie mein Nein nicht gutheißen – ich bleibe dabei: diesmal nicht!«
    Wie Sie lernen, Nein zu sagen
    Wenn Sie im Büro jemandem einen Korb geben müssen, dann kommen dafür letztlich nur drei Gruppen infrage: Kollegen, Kunden oder Chefs. Für alle drei gilt, dass Sie ihnen die Abfuhr möglichst schonend beibringen sollten. Das heißt nicht, dass Sie lange um den heißen Brei herumreden sollen, im Gegenteil: Eine klare, deutliche Absage gehört sich einfach. Mit einer Wischiwaschi-Abfuhr tun Sie sich keinen Gefallen, weil die nur Missverständnisse erzeugt, und Sie stehen am Ende da wie ein Wortbrüchiger.
    Verletzend und respektlos werden sollten Sie auch nicht. Einem Boss einen Korb zu geben, ist immer heikel, erst recht, wenn dergerade schlecht auf einen zu sprechen ist, miese Laune hat oder künftig Entlassungen drohen. In diesem Fall ist ein achtungsvoller Ton, gepaart mit einer subtilen Ausweichstrategie essenziell für das Gelingen Ihrer Mission. Oder anders formuliert: Die richtige Antwort gegenüber dem Chef beginnt immer mit der Phrase: »Ja, aber …« Mindestens genauso wichtig ist dabei allerdings, dass Sie ihm aufmerksam zuhören und ihn nicht unterbrechen. Das dokumentiert Ihren Respekt und unterstreicht Ihren grundsätzlich guten Willen. Bleiben Sie zu jedem Zeitpunkt höflich, auch wenn der Antrag noch so unverschämt war. Heben Sie niemals die Stimme (wirkt aggressiv) und spielen Sie auch nicht beleidigt (wirkt infantil), sondern versuchen Sie vielmehr sanft auszuweichen, etwa indem Sie …
… Alternativen anbieten. »Ich habe leider nicht die Zeit, später bei der Präsentation dabei zu sein. Aber ich könnte helfen, vorher die Folien aufzubereiten.« »Ich muss unbedingt vorher noch diese Sache für den Kunden fertig machen. Aber morgen könnte ich mich dann darum kümmern. Falls es eilig ist, vielleicht hat Klaus ja gerade etwas Zeit …«
… die Folgen verdeutlichen. »Danke, dass Sie mir so viel Vertrauen entgegenbringen. Aber ich habe bereits mehrere laufende Projekte, um die ich mich kümmern muss. Wenn ich diese Aufgabe zusätzlich übernehme, wird sich der Abgabetermin von Projekt X zwangsläufig nach hinten verschieben. Ist das in Ihrem Sinne?« »Ich kann das gerne machen, Sie wissen aber, dass ich dafür nicht die qualifizierteste Person im Team bin?«
… dramatisieren. »Ich bin zurzeit enorm eingespannt, sodass ich diesem Projekt nicht die Aufmerksamkeit widmen könnte, die es verdient hätte. Das würde dem Ergebnis schaden.« »Ich fühle mich bei dieser Sache sehr unwohl.« »Ich kann das mit meinem Gewissen nicht vereinbaren.«
… den Chef an sein Wort erinnern. »Wir hatten seinerzeit verabredet, dass das andere Projekt unbedingt Vorrang hat. Können Sie mir bitte kurz erklären, wieso die Prioritäten gewechselt haben?« »Sie hatten mir für heute Nachmittag freigegeben. Inzwischen habe ich eine paar wichtige Termine, die ich nicht mehr absagen kann.« Mit solchen Erinnerungen dürfen Sie denBoss allerdings weder bedrängen noch brüskieren. Sie wollen ihn schließlich nicht zum Armdrücken herausfordern.
… um Mithilfe bitten. »Sie wissen, ich arbeite gerade auch an X und Y. Um alles tiptop zu erledigen, bräuchte ich Unterstützung, sonst wird das nichts.« Der Vorteil dieser Strategie ist: Wenn Sie den Beistand gut begründen, der aber nicht greifbar ist, sucht Ihr Boss womöglich selbst nach einer Alternative.
    Einige Ratgeber empfehlen, die Begründungen so knapp wie möglich zu halten, weil sie sonst wie eine Rechtfertigung aussehen könnten – und deren Glaubwürdigkeit sinkt zudem mit steigendem Textumfang. Das stimmt. Dennoch empfehle ich diese Strategie wirklich nur bei