Die Büro-Alltags-Bibel

verständnisvollen Bossen. Andernfalls braucht er eine plausible Erklärung. Sonst laufen Sie Gefahr, dass er Sie für einen renitenten Phlegmatiker hält. Unabhängig davon, wie Ihr Chef tickt, gilt eines jedoch bei allen Abfuhren: Niemals, wirklich niemals sollten Sie Ihren Vorgesetzten anlügen, wenn Sie Ihr Nein begründen! Früher oder später kommt so etwas heraus, und dann ist Ihre Reputation flöten. Sie haben einen schweren Vertrauensbruch begangen und obendrein dem Chef die Hilfe versagt. Spätestens jetzt stehen Sie auf seiner persönlichen Abschussliste.
    Das eben Gesagte trifft Kunden gegenüber übrigens genauso zu. Doch haben die zuweilen die Angewohnheit, deutlich verständnisloser und unbarmherziger zu sein – zumal, wenn sie sich wie Könige fühlen, weil sie einen Großteil zu Ihrem Umsatz beisteuern. Bei solchen Typen lässt sich ein Ja manchmal partout nicht vermeiden. Sie können dann aber wenigstens versuchen, künftige Anfragen vorsorglich zu kanalisieren, indem Sie …
… gemeinsam vorplanen. Zeigen Sie zunächst Verständnis (»Ich sehe Ihren Punkt«) und kommen Sie dem Wunsch des Kunden bereitwillig entgegen. Sagen Sie ihm aber auch, dass es Ihre Kapazitäten gewaltig belastet. Fragen Sie deshalb: »Wie können wir unsere Zusammenarbeit verbessern, um künftig auszuschließen, dass so etwas erneut passiert?«
… eine Frist vorgeben. Sagen Sie Ja, setzen Sie zugleich aber ein Zeitlimit: »Ich kümmere mich sehr gerne darum. Dann müssen Sie mir aber bis Ende der Woche dafür Zeit geben.« Oder: »Icherledige das sofort, aber nur, wenn es nicht länger als eine Stunde dauert. Danach habe ich einen wichtigen Termin.«
… einen Gefallen einfordern. »Ich werde sehen, was sich machen lässt. Wir können dann ja einen Ausgleich finden, wenn ich einmal in Bedrängnis gerate.«
    Bei Kollegen wiederum sieht die Sache noch mal anders aus. Befüllen die Ihren Schreibtisch zum wiederholten Mal mit zusätzlicher Arbeit, haben Sie etwas mehr Reaktionsspielraum. Allerdings: Auch hier sollten Sie Ihrem Ärger nicht ungebremst Luft machen und lospoltern. Besser, Sie hören sich deren Anliegen erst einmal an und lehnen dann gegebenenfalls ab, indem Sie …
… um Verständnis werben. Ein Büronachbar fragt Sie, ob Sie sich an einem Geburtstagsgeschenk für einen Kollegen beteiligen wollen. Sie denken:
Wenn ich jetzt Nein sage, halten mich alle für geizig und einen Eigenbrötler.
Tatsache aber ist: Keiner ist verpflichtet, einem Kollegen etwas zu schenken – erst recht, wenn man sich kaum kennt. Deshalb wäre es völlig ausreichend, wenn Sie die Frage mit einem »Eigentlich kenne ich Klaus kaum. Ich denke, ich werde ihm lieber persönlich gratulieren.« quittieren. Alternative Antworten in anderen Situationen sind: »Ich finde das Angebot sehr schmeichelhaft, aber ich habe offen gestanden gerade andere Pläne.« »Ich weiß, das wird Sie enttäuschen, aber ich kann das dieses Jahr nicht schon wieder übernehmen.«
… konsequent bleiben. Auch Sie haben Pläne, Abgabetermine, Grundsätze. Das alles sind gute Gründe, warum Sie der Bitte nicht stattgeben können. Und die dürfen Sie durchaus nennen: »Ich fühle mich geschmeichelt, aber die Wochenenden gehören meiner Familie.« »Ich habe vorhin schon jemand anderem meine Hilfe zugesagt. Ich bitte um Verständnis, dass ich nicht noch mehr übernehmen kann.« »Ich helfe dir gerne – aber nicht bei diesem Projekt.« »Es tut mir leid, aber ich leihe Freunden grundsätzlich kein Geld.«
… den Ball zurückwerfen. Vielleicht steckt hinter der Bitte auch nur Unsicherheit: Statt selbst die Verantwortung zu übernehmen, versucht der Kollege die Last zu verteilen. Verantwortungsvollervon Ihnen wäre es, den Mitarbeiter an seiner Herausforderung wachsen zu lassen: »Ich kann verstehen, dass du dich bei der Aufgabe unsicher fühlst. Aber ich bin davon überzeugt, dass du das schaffst. Versuch es doch erst einmal selbst, unterstützen kann ich dich später immer noch.« Oder: »Ich kann dir da wirklich nicht helfen. Der Chef hat dir die Aufgabe übertragen. Er hat sich sicher etwas dabei gedacht.« Das ist überhaupt nicht herzlos. In der größten Not können Sie immer noch einspringen. Und wenn Ihre Motivation dabei wirklich ist, den anderen indirekt zu fördern, wird er das spüren – und verstehen.
… die Unverschämtheit der Bitte offenbaren. »Mir macht diese Arbeit auch keinen Spaß – aber es ist deine Aufgabe!« Auch das ist zulässig, wenn Sie das