Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

äußern, er kommt auch schneller zum Punkt. Natürlich können Sie auch eine 2-Minuten- oder5-Minuten-Regel aufstellen. Wichtig ist nur, dass Sie sich auch wirklich daran halten! Der auffällige Blick zur Uhr wirkt im Übrigen ebenfalls disziplinierend.
4 Für vorbereitete Teilnehmer sorgen
    Als Besprechungsleiter achten Sie darauf, dass sich alle Teilnehmer gut vorbereiten. Fehlen dennoch Unterlagen oder wissen Teilnehmer über bestimmte Punkte nicht Bescheid, über die alle bereits vorher informiert wurden, so unterbrechen Sie die Besprechung oder beenden Sie sie sogar.
5 Besprechungen am Ende der Arbeitszeit ansetzen
    Eine Besprechung ist nach Möglichkeit nicht nach 16.00 Uhr anzusetzen und spätestens bis zum Ende der Arbeitszeit abzuschließen. Bei vielen Mitarbeitern wirkt die Aussicht auf einen verkürzten Feierabend nicht gerade motivierend. Es ist ihnen dann sowieso egal, wann Schluss ist.
6 Konfliktgespräche koordinieren
    Bei Konfliktgesprächen legen Sie den Termin so, dass für beide Parteien genügend Zeit zur Problemlösung bleibt.
7 60:20:20-Regel beachten
    Diese Regel spiegelt einen Erfahrungswert aus der allgemeinen Zeitplanung wider. Die Regel empfiehlt:
60 % der Zeit für dringende, wichtige Aufgaben fest zu verplanen. Dazu gehören bestimmte Routineangelegenheiten, Stellungnahmen der Teilnehmer, ein Bericht über dieaktuelle Situation in bestimmten Geschäftsbereichen oder auch die mögliche Änderung der Tagesordnungspunkte.
20 % der Zeit variabel zu lassen: für nicht vorhersehbare Themen, aktuell aufkommende Besprechungspunkte, die nicht verschoben werden dürfen.
20 % der Zeit für soziale Aktivitäten zu reservieren: große und kleine Pausen, Gespräche, Mittagessen. Der soziale Aspekt und der schnelle, unbürokratische Informationsaustausch bei Besprechungen ist nicht zu unterschätzen! In den Pausen kann außerdem so mancher Punkt bereits erledigt und Zielsetzungen überprüft werden. Darüber hinaus sind Pausen gerade für Führungskräfte wichtig, da sie hier den persönlichen Kontakt zu den Mitarbeitern intensivieren können.
8 Pausen einlegen
    Der Leiter achtet auf die genaue Planung und Einhaltung der Pausen. Nach 45 Minuten sind nur noch etwa 75 % der Leistungsfähigkeit vorhanden! Schon fünf Minuten genügen um die Konzentration wieder zu erhöhen.
9 Zeitaufwand einschätzen
    Wenn Sie einen Punkt aufnehmen, schätzen Sie gleich den Zeitaufwand mit ein! Es zeigt sich immer wieder: Sobald man eine Aufgabe formuliert, hat man noch den besten Überblick über den Aufwand.
10 Zeitplanbuch anlegen
    Legen Sie sich ein Zeitplanbuch zu und führen Sie es sorgfältig oder verwalten Sie Ihre Termine digital konsequent. Planen Sie die Besprechung mit einer Jahresübersicht und nicht erst kurz vorher. Entscheiden Sie persönlich, welche Termine Ihre Sekretärin vergeben soll. Achten Sie bei Ihrer Zeitplanung auf Ihre Bedürfnisse. Kein anderer übernimmt das für Sie!
11 Sprechzeiten einrichten
    Richten Sie persönliche Sprechzeiten ein. Viele Punkte, die sonst die Zeit mehrerer Teilnehmer einer Besprechung in Anspruch nehmen würden, können so von vornherein erledigt werden.
12 Besprechungen vermeiden
    Überlegen Sie, wie Sie die Anzahl zeitraubender, überflüssiger Besprechungen verringern können. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, das Telefon oder schriftliche Mitteilungen zu verwenden, wenn keine persönliche Kommunikation notwendig ist.
13 Problemlösungen anregen
    Fordern Sie Ihre Mitarbeiter vor jeder Besprechung auf, für anstehende Probleme schriftlich zwei Lösungen zu formulieren. Viele Anfragen und Besprechungspunkte erübrigen sich auf diese Weise.
14 Moderatoren beobachten
    Beoabachten Sie, wie andere Moderatoren Besprechungen leiten und wie sie sich innerhalb eines Zeitplanes verhalten. Lernen Sie daraus!
15 Themenplan erstellen
    Fassen Sie die zu erwartenden Besprechungsthemen zusammen und lassen Sie die Liste Ihren Mitarbeitern vor Beginn des Gesprächs zukommen.
16 Zeitdruck nutzen
    Wenn Sie kurz vor einer Besprechung sind und plötzlich jemand mit Fragen oder Problemen in Ihr Büro schneit, lassen Sie sich von ihm bis zum Besprechungsort begleiten. Das zwingt ihn sich kurz zu fassen und die Unterhaltung vor Erreichen des Besprechungszimmers abzuschließen. Natürlich können Sie oder der Mitarbeiter auch einen Gesprächstermin vereinbaren.
17 Besprechungen außerhalb des eigenen Büros führen
    Lassen Sie den Mitarbeiter, der um eine kurze Besprechung bittet, nicht