Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Abteilungen dabei sein?
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Es nehmen nur solche Mitarbeiter an einer Besprechung teil, die selber davon profitieren können und wollen und/oder eine klare Aufgabe in und/oder nach der Besprechung zu erfüllen haben. Aber: Wenn Mitarbeiter des Öfteren von Sitzungen mit informativem Charakter ausgeschlossen werden, entsteht Misstrauen. Die Teilnahme dient der Vertrauensbildung.
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Durch bestimmte Teilnehmer werden verschiedenste Zielsetzungen mit eingebracht. Diese wirken sich positiv auf die Dynamik der Besprechung aus.
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Mit den beteiligten Besprechungsteilnehmern werden eher Lösungen als Kompromisse erreicht. Es ist so, dass mehr Teilnehmer auch mehr Ergebnisse bringen.
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Mit den Besprechungsteilnehmern gibt es Entscheidungen, die repräsentativ sind.
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Mit den beteiligten Besprechungsteilnehmern werden Probleme durchdiskutiert und nicht wegdiskutiert.
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Wichtige Punkte werden von einigen nicht vergessen/ignoriert sondern angesprochen, obwohl die Punkte unbequem sind.
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Besprechungen sind eher konsistent bei Entscheidungen, als Einzelentscheide oder bilaterale Entscheidungen.
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Ich schaffe Klarheit darüber, wer die Verantwortung für die Folgen von bestimmten Entscheidungen trägt.
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Mit allen Besprechungsteilnehmern werden Entscheidungen beschleunigt.
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Die Sitzung ist eine wertvolle Zeit für alle Beteiligten.
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Stimmt die Gruppengröße?
    Die Produktivität eines Meetings und die Zufriedenheit der Teilnehmer werden maßgeblich von der Gruppengröße beeinflusst. Grundsätzlich gilt dabei: Je kleiner die Gruppe, desto besser für das Fortkommen der Besprechung.
    Wieviele Teilnehmer sind zu empfehlen?
Erfahrungsgemäß liegt die Idealgröße bei fünf bis sieben Teilnehmern.
Sobald mehr als zehn Mitarbeiter teilnehmen, droht die Besprechung unübersichtlich zu werden.
Wenn wir in der Besprechung zwischen „Befriedigung“ und „Produktivität“ als zwei Maße für Effektivität unterscheiden, dann gilt Folgendes:

    Was sollten Sie auf jeden Fall tun?
Lassen Sie Mitarbeiter, die nur einen kleinen Beitrag zur Besprechung leisten müssen, nach dem Vortrag wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren!
Eine Besprechung wird nicht deshalb erfolgreicher und beeindruckender, weil Sie einen riesigen Stab von Mitarbeitern herbeizitieren.

Die Tagesordnung
    Die Tagesordnung bzw. der Besprechungsplan ist der rote Faden jeden Meetings. Außerdem ermöglicht er eine abschließende Erfolgskontrolle. Gibt es einen solchen Plan nicht, ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln. Nehmen Sie sich also die Zeit für die Vorbereitung, meist genügt schon ein halbes Stündchen!
    Bei der Aufstellung der Tagesordnungspunkte kristallisieren Sie die wichtigen und dringenden Probleme heraus und schätzen realistisch ein, wie Sie diese in kürzester Zeit gemeinsam lösen können.
    Besprechen Sie Ihre Tagesordnung anschließend mit den Teilnehmern, möglicherweise haben sie noch Anregungen oder Verbesserungsvorschläge. Anschließend verteilen Sie die Tagesordnung, damit sich jeder vorbereiten kann. Lassen Sie außerdem rechtzeitig beizuheftendes Material zusammenstellen. Nicht selten werden Besprechungen aufgehalten oder verzögert, weil Mitarbeiter nach wichtigen Unterlagen suchen.
    Wichtig
    Überladen Sie die Tagesordnung nicht! Sie stellen damit die Teilnehmer unter Zeitdruck und sorgen für schlechte Stimmung. Ineffektive Besprechungen wären das Ergebnis.
    Wie gehen Sie organisatorisch vor?
Sobald Sie einen Termin für die Besprechung vereinbart haben, beginnen Sie mit der Materialsammlung. Idealerweise legen Sie sich dazu im PC oder in Ihrem Zeitplaner einen Besprechungsplan an (siehe nachfolgendes Muster).
Sie tragen sich einen Termin ein, an dem Sie die Besprechung endgültig vorbereiten.
Eine Woche vor dem Termin erstellen Sie den Plan und senden ihn den Gesprächspartnern mit der Angabe eines Termins zur Rückmeldung zu.
    Das Formblatt für Themenvorschläge und Anregungen könnte folgendermaßen aussehen:
    Besprechungsplan
Sie sichten das zurückgekommene Material und integrieren es. Sie verschicken die fertigen Unterlagen an die Teilnehmer.
    Wichtig
    Falls Sie selbst Teilnehmer eines Meetings sind und der Besprechungsleiter mit Vorbereitungsmaterial auf sich warten lässt, erinnern Sie ihn daran! Schließlich geht es um Ihre Arbeitszeit.
    Wie gehen Sie inhaltlich vor?
Sammeln Sie zunächst die wichtigen und dringlichen Themen.
Identifizieren Sie anschließend Routineangelegenheiten.