Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

argumentieren, wozu die Besprechung und das mögliche Ergebnis dienen.
    Welche Besprechung plane ich?
    Grundsätzlich ist zwischen Besprechungen zur Information und Besprechungen zur Problemlösung zu unterscheiden.
Informative Besprechungen
    zielen darauf ab, Wissensdefizite von Mitarbeitern zu beheben. Die Besprechungen werden durchgeführt, um über innerbetriebliche oder abteilungsinterne Veränderungen, den Stand von bestimmten Projekten, Kundenbeziehungen und über strategische Inhalte oder auch neue Produkte zu berichten. Reine Informationsbesprechungen brauchen nicht in ihrer Teilnehmerzahl beschränkt werden. Informationsveranstaltungen können vom Vorgesetzten oder von Mitarbeitern (die beispielsweise über eine interessante Entwicklung berichten) oder einem Außenstehenden geleitet werden. Solche Veranstaltungen verwandeln sich jedoch sehr oft plötzlich aufgrund von anstehenden Fragen und unklaren Antworten in eine Problemdiskussion. Wenn Probleme auftauchen, ist eine Informationsveranstaltung jedoch nicht der rechte Platz um diese abzuarbeiten. Zu ihrer Bearbeitung muss eine separate Besprechung zur Problemdefinition oder bereits zur Lösungssuche durchgeführt werden.
Besprechungen zur Problemlösung
    Im Klartext heißt das, dass für jeden einzelnen Schritt im Problemlösungsprozess eine separate Besprechung notwendig werden kann in Abhängigkeit von den jeweiligen Aufgaben. Eine jede dieser verschiedenen Besprechungsarten kann sogar mit unterschiedlichsten Teilnehmerndurchgeführt werden. Die zeitliche Abfolge der verschiedenen Problemlösungsbesprechungen hängt einzig von der zeitlichen, fachlichen und formalen Kompetenz der Teilnehmer ab. Wichtig ist vor allem:
Keiner der Lösungsschritte darf übersprungen werden und
die Beteiligten müssen sich darüber bewusst sein, in welchem Abschnitt des Problemlösungsprozesses sie sich befinden.
    Die sechs Schritte des Problemlösungsprozesses
1
Besprechung zum Erkennen und Definieren des Problems
2
Besprechung zum Suchen nach Lösungen
3
Besprechung zur Bewertung der Lösungen und für die Lösungsauswahl
4
Besprechung zum Bündeln der Lösungen und zur Erstellung eines Handlungsplans
5
Besprechung zur praktischen Durchführung der Lösungen
6
Besprechung zur Kontrolle der durchgeführten Lösungen.
    Es können in jeder Besprechung der eine oder andere Schritt zusammen in einer einzigen Besprechung abgehandelt werden. Es sind je nach Aufgabenstellung mehrere Sitzungen zu einem dieser Schritte erforderlich. Es ist auch möglich, bestimmte Schritte bereits außerhalb einer Besprechung vorzubereiten. Dann kann die Gruppe die Vorschläge neu auswerten oder darüber abstimmen.
    Nach der Diagnose des Besprechungstyps lassen sich die situativ angepassten Verhaltensweisen, d. h. der für diese Besprechung geeignetste Führungsstil, ableiten.
    Vielfach mischen sich innerhalb einer Besprechung die verschiedenen Besprechungstypen, sodass im weiteren Verlauf zu verschiedensten Führungsstilen gegriffen werden muss.
    Die folgenden Fragen und die anschließende Checkliste helfen Ihnen dabei, Ihren Besprechungstyp genauer zu definieren.
Ist die Besprechung Teil des Krisenmanagements? Muss ich wichtige Anordnungen treffen?
Will ich informieren oder wichtige Informationen austauschen?
Muss ich Vertragsverhandlungen führen?
Hat eine Kommission bindende Entscheidungen zu treffen?
Will ich die kollegiale Zusammenarbeit fördern?
Dient die Besprechung der Beratung?
Handelt es sich um ein Mitarbeitergespräch mit dem Ziel der Meinungsbildung oder Verhaltensänderung?
Will ich eine Schulung durchführen?
Geht es um Kontaktpflege?
Verfolge ich gemischte Ziele?
    Checkliste: Besprechungstypen und Aufgaben
Anordnende Besprechung, Befehlsausgabe
Ziele
gezielte Handlungen
Aufgabenverteilung: Die Arbeitsatmosphäre ist leiterzentriert, wobei der Leiter völlige Kontrolle ausübt
Beteiligte
Leitende: Manager (Direktoren, Vorstände, höhere Vorgesetzte wie Produktionsleiter und Betriebsleiter)
Teilnehmer: Mitarbeiter der/des Leitenden
Information
Ziele
reine Information durch Vorgesetzte
Lösungen werden nicht erwartet
Fragen werden (besonders bei größeren Gruppen) kaum geklärt
Beteiligte
einzelne oder mehrere höhere Vorgesetzte
einzelne ausgewählte Gruppen oder ganze Belegschaften
Verhandlungen, gemischter Stil
Ziele
Einigung auf eine Lösung, im Allgemeinen auf einen Vertrag bezogen
bringt eine Entscheidung, welches die beste Lösung im Eigeninteresse der Teilnehmenden ist
im