Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Führungseffektivität. Sie zwingt Sie dazu, dort Unterstützung zu geben, wo sie gebraucht wird. Andererseits entlastet es Sie von Aufgaben, die andere viel besser können.
Ziele führen zu brauchbaren Ergebnissen.
Sie haben den Kopf frei für das Wesentliche und stärken die eigene Verhandlungsposition.
Sie sind auf Absehbares vorbereitet.
Alle für die Zielerreichung wichtigen Informationen haben Sie zusammengetragen.
Verwirrspielen des Gesprächspartners begegnen Sie leichter, weil der rote Faden festliegt.
    Welcher Art sind die Ziele?
    Wir unterscheiden zwei Arten von Zielen: Mussziele, die wir in einer Besprechung unbedingt erreichen müssen, und Negativziele. Mit Negativzielen bezeichnen wir Problemlösungen, die Sie oder Ihre Gesprächspartner vermeiden wollen. Indem die Teilnehmer von vornherein klarstellen, welche Lösungen sie auf keinen Fall wünschen, umgeht man das für Besprechungen typische Aneinander-vorbeireden.
    Wann setzen Sie Zielformulierungen ein?
    Sie setzen die Zielformulierung immer ein, wenn eine klare und verbindliche Absichtserklärung notwendig wird, z. B.
bei persönlichen Abmachungen
bei Aktionen mit verschiedenen Personen
bei Fördergesprächen und den zyklischen Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern
bei Aufgabenstellungen an Mitarbeiter
bei problematischen Mitarbeitern, mit denen Sie ganz spezifische zusätzliche Ziele vereinbaren, um die Bereitschaft zur Mitarbeit zu klären. Dies gilt z. B. für Mitarbeiter mit Alkoholproblemen, bei Leistungsabfall oder Abmahnungen
bei Neueinstellungen für die Probezeit und die daran anschließenden Zeitabschnitte
gegenüber Vorgesetzten, bevor und wenn Sie selbst eine neue Funktion übernehmen
bei Abmachungen mit dem Vorgesetzten
bei Kundengesprächen
bei Mitarbeitern, die Sie übernehmen (bevor Sie dies tun)
    Die vier Schritte der Zielformulierung
1
Bereiten Sie jede Besprechung mithilfe des folgenden Arbeitsblattes zur Zielformulierung vor.
2
Beantworten Sie die Fragen nach Möglichkeit schriftlich. Reservieren Sie sich dazu Zeit.
3
Händigen Sie dieses Blatt spätestens bei Beginn der Besprechung Ihren Gesprächspartnern aus. Fragen Sie, ob weitere Punkte wichtig sind.
4
Sammeln Sie Ihre Zielformulierungen. Sie werden bestimmte Inhalte immer wieder verwenden können.

Jede Besprechung ist anders
    Besprechungen variieren in ihrer Zielsetzung. Aufgrund dieser Zielsetzung definieren wir den Besprechungstyp. Häufig entsteht Frustration dann, wenn weder den Mitarbeitern noch den Leitern klar ist, welcher Besprechungstyp angesetzt wurde. Stellen Sie sich vor, ein Teilnehmer erscheint zu einem Meeting in der Annahme, seine Meinung sei gefragt, dabei wollen Sie ihn lediglich über eine bereits getroffene Entscheidung informieren. Um Missverständnissen und Ärger vorzubeugen, sollten Sie daher immer erst herausfinden, welchen Besprechungstyp sie ansetzen möchten, und im zweiten Schritt ihre Mitarbeiter darüber informieren.
    Gerade in den mittleren Führungsebenen wird vielfach über mangelnde Vorbereitungsmöglichkeiten für Besprechungen geklagt. Meist versäumt man, im Voraus über den geplanten Besprechungstyp zu informieren. Das Wissen desjenigen, der die Besprechung einberuft, dringt nicht bis zu den Teilnehmern durch. Gelegentlich wird auch bewusst mit fehlender oder unzureichender Information operiert. Der Mitarbeiter wird absichtlich im Unklaren gelassen, damit der Vorgesetzte nicht oder nur schwer angreifbar ist.
    Warum ist es so wichtig, den Besprechungstyp festzulegen?
    Für die Teilnehmer
Sind diese kaum oder gar nicht über die Besprechung orientiert, kann das zu vornehmer Zurückhaltung oder zu fehlender Motivation bei dieser und den nächsten Besprechungen führen.
Es ist viel leichter die auf einer Besprechung vereinbarten Aktivitäten später umzusetzen, wenn die am Meeting Beteiligten die notwendigen Maßnahmen verstehen und innerlich nachvollziehen.
Will jemand mit Ihnen unter vier Augen etwas klären, erhält er durch die Ankündigung der Besprechung Gelegenheit, dies zu tun. Er kann für das Gespräch seine Themen zusammenstellen.
    Für Sie als Leiter
Sie arbeiten konzentrierter, wenn Sie sich selbst über den Besprechungstyp klar geworden sind.
Sie steigern die Leistungsbereitschaft der Teilnehmer. Diese melden früher Bedürfnisse an und klären für sich, welche Rolle sie innerhalb des Meetings übernehmen.
Während der Besprechung können Sie leichter auf das Ziel und die Art der Aufgabe verweisen. So müssen Sie nicht lange