Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Allgemeinen einen Kompromiss
Beteiligte
eine bestimmte Person oder Gruppe mit klaren Zielen
verschiedenste Personen oder Gruppen mit unterschiedlichsten Zielen
sie einigen sich letztendlich, weil sie voneinander abhängig sind
Moderation, kollegiales Meeting, parnerschaftlicher Stil
Ziele
Einigung auf Lösungen durch rationales Vorgehen und Verständnis
praktikable und sofort umsetzbare Lösungen werden erarbeitet
Beteiligte
anerkannter Moderator mit gleichem Status oder den geforderten beruflichen oder moderierenden Erfahrungen
Beiträge von jedem werden gleich gewichtet, da sie auf erworbenem Wissen und Fähigkeiten basieren
Kommission, partnerschaftlicher Stil
Ziele
Kommission trifft bindende Bewertung der verschiedenen Lösungsmöglichkeiten und fällt Entscheidung
kollektive Verantwortlichkeit für alle Bewertungen und Entscheidungen
Beteiligte
gewählter/ernannter Vorsitz
Vertreter verschiedener Körperschaften mit gemeinsamem Interesse an den Themen
Beratung zu Sachproblemem, partnerschaftlicher Stil
Ziele
Sammlung und Verarbeitung von Ideen, Informationen, Problemlösung; Ratschlägen
gemeinsame Erarbeitung von Lösungsansätzen; das Arbeitsklima ist locker und informell
Beteiligte
Führungskräfte aller Hierarchieebenen
ausgewählte Mitarbeiter aus allen möglichen Bereichen
hinzugezogene interne oder betriebsfremde Berater
Persönliches Mitarbeitergespräch
Ziele
Meinungsdarstellung, Klärung und Rückmeldung des Vorgesetzten an den Mitarbeiter
Zielsetzung für die Zukunft
Beteiligte
Vorgesetzter
Mitarbeiter
Schulung, verschiedene Führungsstile, Lehrerzentriert
Ziele
Erlernen und Erarbeiten von Inhalten
klare Aufgabenteilung
Beteiligte
Trainer, Vorgesetzter
Vorgesetzte, Mitarbeiter
    Wer soll teilnehmen?
    Je nach Besprechungstyp (Verhandlung, Informationsveranstaltung, Schulung etc.) überlegen Sie sich, wer daran teilnehmen und welche Aufgaben er übernehmen soll. Die Auswahl der Teilnehmer bedarf einer sorgfältigen Prüfung, denn jeder unmotivierte Mitarbeiter verschwendet nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern steckt Kollegen möglicherweise mit seiner Lustlosigkeit an. Laden Sie nur diejenigen ein, die sinnvolle und wichtige Beiträge zu den anstehenden Tagesordnungspunkten beisteuern können. Bei der Auswahl helfen Ihnen Kriterien, die wir für Sie zusammengestellt haben.
    Warum sind Auswahlkriterien wichtig?
Sie brauchen methodische Kenntnisse um Teilnehmer so auszuwählen, dass die Besprechungsrunde die Funktion einer Arbeitsgruppe effizient wahrnehmen kann. Am besten ist es, wenn Sie nur diejenigen einladen, die sinnvolle und wichtige Beiträge zu den zur Diskussion stehenden Tagesordnungspunkten beisteuern.
Wenn Sie sich immer gewissenhaft fragen, warum Sie gerade diesen oder jenen Mitarbeiter einladen wollen, vermeiden Sie Besprechungen, die aus Routine stattfinden, nur traditionellen Charakter haben oder der Kontaktpflege dienen. Unter Umständen stellen Sie fest, dass sich manche Probleme unter vier Augen oder schriftlich erledigen lassen.
Es ist äußerst wichtig, dass alle Teilnehmer wissen, was von ihnen erwartet wird. Geben Sie die Auswahlkritierienbekannt! Dann weiß jeder eingeladene Mitarbeiter, wie vorbereitet und informiert er teilnehmen muss.
    Nach welchen Kriterien wählen Sie aus?
    Die folgende Checkliste stellt die wichtigsten Kriterien für die Auswahl Ihrer Teilnehmer zusammen.
Notieren Sie sich vor dem Weiterlesen drei bis vier Kriterien, die aus Ihrer Sicht für die Teilnahme wichtig sind.
Lesen Sie anschließend die nachfolgende Checkliste.
Wenn Sie einige Fragen nicht mit „Ja“ beantworten können: Sind diese Fragen für Sie relevant?
Überlegen Sie bei jeder Antwort mit „Ja“, ob Sie die Aufgabe auch ohne Besprechung lösen können, beispielsweise durch schriftliche Information oder Gespräche unter vier Augen.
    Checkliste: Auswahlkriterien für die Teilnehmer
an einer Besprechung
Kriterium
Ja
Jeder der Anwesenden hat eine dem Besprechungsziel dienende Funktion.
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Jeder Teilnehmer weiß über die an ihn gestellten Erwartungen Bescheid.
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Es braucht spezielles Wissen, das die Teilnehmer entweder mitteilen oder ich ihnen mitteilen werde.
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Die Präsentation von bestimmten Fakten, Informationen und Meinungen durch bestimmte Personen ist erforderlich, weil deren Beschaffung auf anderem Wege zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde.
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Die Koordination mit anderen Abteilungen ist erforderlich. Weil diese Koordination sehr wichtig ist: Wer muss von diesen anderen