Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Arbeitsphase.
Welche Probleme gibt es im Umfeld Projektplanung und Projektabwicklung?
Welche konkreten Beispiele gibt es für diese Probleme?
Wie wirken sich diese Probleme im Alltag aus?
Wie lange hat das Team diese Probleme schon?
Welche dieser Probleme sind für die Kunden am ärgerlichsten?
Welche sind für das Team die bedeutsamsten?
Wer ist noch von den Problemen betroffen?
Welche Probleme sind insgesamt die schwerwiegendsten?
Welche Ursachen gibt es für diese Probleme?
Welche Probleme sind die drei wichtigsten – und warum?
Wo baue ich bewusst eine bestimmte Frageart ein?
    Mit den Leitfragen ist Ihre Arbeitsphase bereits strukturiert. Jetzt können Sie noch einmal gezielt die einzelnen Fragearten durchgehen und sich überlegen, ob es sinnvoll ist, mit einer bestimmten Art von Frage die Ergebnisse zu sichern oder zu vertiefen. Die bereits erstellte Struktur der Arbeitsphase können Sie mit dieser Methode noch einmal prüfen und gegebenenfalls ergänzen.
Umkehrfrage: Brauche ich nicht.
Abgrenzungsfrage: Brauche ich nicht.
Vollständigkeitsfrage: Bereits gestellt (Frage 7).
    Aber auch nach Frage 9 (Welche Ursachen gibt es für diese Probleme?) ist eine Vollständigkeitsfrage äußerst sinnvoll. Denn mit der Frage „Welche Ursachen könnte es noch geben“ kann ich uns dazu zwingen, die Ursachenanalyse noch einmal zu überprüfen.
Blickwinkelfrage: Bereits gestellt (Frage 5).
Folgenfrage: Bereits gestellt (Frage 3).
Das Ergebnis
    Sie können Ihr Leitfragensystem jetzt fertig stellen, indem Sie die im letzten Schritt noch gefundenen Fragen in Ihre Leitfragen integrieren. In unserem Fall wird die obige Liste also um eine Frage erweitert und sieht nun so aus:
    1. – 9. wie oben
    10. Welche Ursachen könnte es noch geben?
    11. Welche Probleme sind die drei wichtigsten – und warum?

Typische Arbeitsphasen
    Jede moderierte Arbeitssitzung soll zu einem genau definierten Ergebnis führen; dieses Ergebnis ist Bestandteil des Moderationsauftrages. Im Folgenden stellen wir Ihnen typische Moderationsaufträge mit einem möglichen Aufbau der Arbeitsphase vor. Beim Aufbau der Arbeitsphase handelt es sich um Systeme von Leitfragen, die logisch aufeinander aufbauen und die Gruppe Schritt für Schritt durch die Arbeitsphase hin zum anvisierten Ergebnis führen sollen.
    Die Leitfragen sollten Sie als Anregung verstehen, wie Sie Arbeitsphasen aufbauen können. Was wir Ihnen nicht anbieten können (und auch nicht wollen) sind Patentrezepte nach dem Motto: „In einer Arbeitssitzung mit dieser Art von Moderationsauftrag muss man so beginnen, so fortfahren und so abschließen.“ Wie schon betont: Jede Situation ist anders, und ein guter Moderator zeichnet sich gerade dadurch aus, dass er seine Arbeitssitzungen bzw. Arbeitsphasen situationsgerecht und individuell gestaltet.
    Natürlich können wir nicht alle Arten von Moderationsaufträgen abdecken. Deshalb haben wir einige typische und Ihnen wahrscheinlich wohl bekannte Moderationsaufträge ausgesucht, um daran anschaulich zu machen, wie man mit Leitfragen Arbeitsphasen strukturieren kann. Die folgenden Arten von Moderationsaufträgen sehen wir uns genauer an:
Ideen finden, sammeln und gewichten
Probleme verstehen und analysieren
Lösungen entwickeln, auswählen und ihre Umsetzung planen
einen Auftrag klären
Ziele finden und formulieren
Feedback und Kritik einholen
    Wichtig
    Bedenken Sie bei den nun folgenden Vorschlägen für den Aufbau von Arbeitsphasen, dass vorgefertigte Strukturen in keinem Fall 1:1 übernommen werden können. Jeder Moderationsauftrag fordert einen eigens auf die individuelle Situation zugeschnittenen Aufbau. Vertrauen Sie Ihrem eigenen Urteil.
    Ideen finden, sammeln und gewichten
Typische Ausgangssituation
    In der Arbeitssitzung soll eine wichtige Frage durchdacht werden. Mögliche Antworten bzw. Alternativen sollen gefunden, strukturiert und gewichtet werden.
    Beispiel
    Ein Unternehmen hat sich dazu entschieden, ein einheitliches EDV-gestütztes Projektmanagement einzuführen. Herr Müller hat den Auftrag erhalten, eine Projektgruppe zu bilden und bis Jahresende dem Vorstand einen genauen Projektplan vorzulegen. Herr Müller möchte in einer der ersten Sitzungen mit seiner Projektgruppe herausfinden, woran alles gedacht werden muss – er möchte eine grobe Skizze der „Problemlandschaft“ haben. Das folgende Leitfragensystem kann er dazu sehr gut einsetzen.
Möglicher Aufbau der Arbeitsphase
Wie lautet die Ausgangsfrage, zu der wir uns ein Bild machen