Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Frage zur Beantwortung geben. Jede Kleingruppe bearbeitet „ihre“ Frage, stellt das Ergebnis den anderen Teilnehmern vor und berücksichtigt dann im Rahmen einer Diskussionsphase deren Anregungen und Vorschläge.
    Wichtig
    Die Arbeit in Kleingruppen spart Zeit und ermöglicht den Teilnehmern der Arbeitssitzung, sich und ihre Ideen noch intensiver einzubringen. Außerdem unterstreicht Kleingruppenarbeit den Charakter der gemeinsam geleisteten Arbeit an einer Aufgabe. Denn das Endergebnis setzt sich klar aus den Beiträgen verschiedener Kleingruppen und ihrer Teilnehmer zusammen.

Jeder Moderationsauftrag stellt andere Anforderungen
    Für den Aufbau einer Arbeitsphase gibt es weder Patentrezepte noch standardisierte Vorgehensweisen. Jeder Moderationsauftrag und jede Ausgangsbasis ist anders; deshalb muss jede Moderation maßgeschneidert werden. Sie können die folgende Checkliste nutzen, um die speziellen Anforderungen Ihres Moderationsauftrags herauszufinden: Sie erstellen danneine Liste von Leitfragen, die die Struktur Ihrer Arbeitsphase bildet.
    Checkliste: Spezifische Anforderungen des Moderationsauftrags
Wie lauten Aufgabenstellung bzw. Auftrag für die Arbeitsphase?
Welches Ergebnis muss am Ende der Arbeitsphase vorliegen?
Was ist die Ausgangsbasis für die Arbeitsphase?
Welche Fragen muss ich stellen – was muss ich wissen, um von der Ausgangsbasis zum geforderten Ergebnis zu kommen?
In welcher Reihenfolge muss ich diese Fragen stellen?
Wo baue ich bewusst eine der folgenden Fragearten ein?
Umkehrfrage Beispiel: „Was müssen wir tun, um unsere Kunden zu verärgern?“
Abgrenzungsfrage Beispiel: „Was soll eine Lösung nicht leisten?“
Vollständigkeitsfrage Beispiel: „Welche Ursachen kann es noch geben?“
Blickwinkelfrage Beispiel: „Was bedeutet unser Vorschlag für unsere Lieferanten?“
Folgenfrage Beispiel: „Für wen entstehen welche Folgen?“
    Wie Sie eine Arbeitsphase aufbauen – ein Fallbeispiel
    Ein Team von Softwareentwicklern hat ständig Probleme mit der Projektplanung und Projektabwicklung: Termine werden überschritten, Teilergebnisse passen nicht zusammen, oft sind Kunden verärgert, weil das erstellte Softwareprodukt nicht so ausgefallen ist, wie die Kunden sich das vorgestellt haben usw.
    Sie werden gebeten, das Team als Moderator dabei zu unterstützen, die wichtigsten Schwachstellen und deren Ursachen herauszufinden; denn im Team kursieren ganz unterschiedliche Meinungen über den Ursprung der Probleme. Die einen glauben, dass vor allem die Planungsmethode falsch ist, andere sind der Überzeugung, dass die Schwierigkeiten vor allem daher kommen, dass die Kunden nicht wissen, was siewollen, und eine dritte Gruppe tendiert zu der Theorie, dass das Team viel zu wenige Mitarbeiter hat.
    In der Vorbereitungsphase, haben Sie Adressatenanalyse und Auftragsklärung schon durchlaufen. Im nächsten Schritt müssen Sie sich eine Struktur für die Arbeitsphase überlegen. Dabei setzen Sie die in der Checkliste beschriebenen Fragen ein:
Wie lauten Aufgabenstellung bzw. Auftrag für die Arbeitsphase?
    Das Team hat mit der Projektplanung und Projektabwicklung Schwierigkeiten. Der Auftrag ist, alle Probleme vollständig zu sammeln, die schwerwiegendsten Probleme zu erkennen und ihre Ursachen aufzudecken.
Welches Ergebnis muss am Ende der Arbeitsphase vorliegen?
    Es soll eine Liste der wichtigsten Probleme des Teams erstellt werden. Für jedes Problem soll eine klare Aussage zu den Ursachen getroffen werden. Die drei wichtigsten Probleme werden besonders hervorgehoben.
Was ist die Ausgangsbasis für die Arbeitsphase?
    Die Teammitglieder kennen die Probleme aus ihrem Alltag. Sie führen die Probleme allerdings auf verschiedene Ursachen zurück, und sie halten verschiedene Schwierigkeiten für besonders wichtig. Es gibt keine persönlichen Konflikte im Team, die Auseinandersetzungen finden auf rein sachlicher Ebene statt. Die Teammitglieder sind alle hoch motiviert, die Probleme dauerhaft in den Griff zu bekommen.
Welche Fragen muss ich stellen?
    Sie sammeln nun ungeordnet, aber möglichst vollständig die Fragen, auf die die Gruppe eine Antwort finden muss, um das Ergebnis zu erzielen. Im nächsten Schritt werden die Fragen in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht.
In welcher Reihenfolge muss ich diese Fragen stellen?
    Die Fragen werden nun so geordnet, dass mit den Antworten der jeweils vorhergehenden Fragen weitergearbeitet werden kann. Diese Leitfragen bilden die Struktur Ihrer