Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Zum anderen muss die Frage nach der Entscheidungsbefugnis beantwortet werden: Hat die Führungskraft die Kompetenz, die nötigen Entscheidungen hier und heute zu treffen bzw. zu akzeptieren – oder ist sie an Rücksprache mit „höheren Instanzen“ gebunden?
    Diese Fragen sollten immer eindeutig geklärt sein. Besonders wichtig ist dies, wenn Sie den Eindruck haben, dass die Gruppe Vorbehalte gegen die Sitzung hat und an einen raffinierten Manipulationsversuch glaubt.

In der Arbeitsphase zu Ergebnissen kommen
    In der Arbeitsphase wird das eigentliche Problem in Angriff genommen und – in aller Regel – gelöst. Dem Moderator stellen sich in dieser Phase die komplexesten Aufgaben, die im Folgenden kurz beschrieben werden. Wie Sie dabei vorgehen können, erfahren Sie in den Kapiteln „Wie Sie die Arbeitsphase strukturieren“ und „Das Handwerkszeug des Moderators“. Der Grundinhalt einer jeden Arbeitsphase besteht darin, gemäß dem Zeit- und Arbeitsablauf die Themen zu bearbeiten und die Resultate festzuhalten, z. B. in einem Handlungsplan.
    Zeit- und Arbeitsablauf festlegen
    Wenn nicht schon im Vorfeld geklärt, werden zuerst mögliche Themen bestimmt und die zu bearbeitenden Themenausgewählt. Auf dieser Basis wird dann im nächsten Schritt ein Zeit- und Arbeitsplan festgelegt.
    Nun beginnt die eigentliche Bearbeitung der Themen. Für jede Teilaufgabe bzw. jeden Arbeitsschritt sollten Sie einen klaren Arbeitsauftrag mit Zeitvorgabe und Methode vorbereitet haben bzw. zusammen mit den Teilnehmern erarbeiten. Es muss klar sein, welche Art von Ergebnissen in welchem Zeitraum erarbeitet werden sollen. Ziel dieses Planes ist es wieder, eine konzentrierte Arbeitsatmosphäre zu gewährleisten. Schließlich können Sie auf den Zeitplan verweisen und leichter eingreifen, wenn die Diskussion abzuschweifen droht oder sich die Teilnehmer in Details verzetteln.
    Den Handlungsplan erstellen
    Resultat einer Arbeitsphase ist im Normalfall ein Handlungsplan mit klaren Verpflichtungen: Wer macht was mit wem bis wann, wozu, mit welchem Ziel? Der Handlungsplan ist von zentraler Bedeutung; denn sonst ist die Gefahr groß, nur unverbindliche oder missverständliche Absichtserklärungen als „Ergebnis“ zu haben, deren Realisierungswahrscheinlichkeit der von guten Vorsätzen in der Silvesternacht entspricht.

Zum Abschluss den Erfolg sichtbar machen
    Was haben wir erreicht?
    Der Abschluss der Arbeitssitzung beginnt mit einem Rückblick und einer Zusammenfassung. Das vertieft das Verständnis für die Zusammenhänge und macht den Erfolg der gemeinsamen Arbeit anschaulich. Schließlich hilft die Rückschau, sich besser an das Ergebnis und seine Einzelheiten zu erinnern – eine wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der Ergebnisse.
    Wie war die Zusammenarbeit?
    Wichtig ist auch, die Qualität der Zusammenarbeit auszuwerten: Was hat heute gut geklappt – und was werden wir bei der nächsten Sitzung besser machen? Doch seien Sie vorsichtig: Endlose gruppendynamische, therapeutische oder tiefenpsychologische Betrachtungen führen nicht immer zu brauchbaren Resultaten. Es reicht aus, wenn die Teilnehmer ihren gesunden Menschenverstand auf die wesentlichen Punkte konzentrieren. Sinn und Zweck der Auswertung ist die stetige Verbesserung der Zusammenarbeit.
    Was ist festzuhalten?
    Auch die Ergebnissicherung muss geklärt und festgelegt werden: Wer schickt welche Art von Ergebnissicherung bzw. Protokoll bis wann an wen?
    Sinnvolles Ende einer Arbeitssitzung kann ein Ausblick sein: Wie geht es weiter? Und: Welche Themen und Ziele nimmt man bei der nächsten Arbeitssitzung in Angriff?

Wie strukturiert man die Arbeitsphase?
    Eines haben die meisten Arbeitsphasen gemein: Sie werden mit einem konkreten Handlungsplan abgeschlossen. Doch wie gelangt man zu diesem Ziel? Eine der Kernaufgaben des Moderators ist es, die Arbeitsphase klar und ergebnisorientiert durch logisch aufeinander aufbauende Fragen vorzustrukturieren. Hier erfahren Sie
wie Sie die Arbeitsphase dem jeweiligen Moderationsauftrag entsprechend aufbauen
welche Möglichkeiten Ihnen für typische Arbeitsphasen zur Verfügung stehen

Intensiv arbeiten in Kleingruppen
    Nicht immer ist es nötig oder sinnvoll, dass alle Teilnehmer gleichzeitig an derselben Frage arbeiten. Oft ist es möglich, verschiedene Arbeitsschritte parallel zu durchlaufen. Bei genügend großer Teilnehmerzahl kann man dann zwei oder mehrere Kleingruppen bilden und jeder dieser Kleingruppen eine andere