Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Bearbeitung der folgenden Leitfragen führt das Team Schritt für Schritt zu der gewünschten Präzisierung des Auftrags.
Möglicher Aufbau der Arbeitsphase
Wie lautet die vorliegende Auftragsformulierung?
Was ist der Anlass/Hintergrund der Auftragserteilung?
Wer hat den Auftrag erteilt?
Was verspricht sich der Auftraggeber von einer Erfüllung des Auftrags?
Welche Rahmenbedingungen (Zeit, Finanzen etc.) sind zu beachten?
Warum ist der Auftrag sinnvoll?
Welcher Nutzen wird für wen von der Auftragserfüllung erwartet?
Wer ist wie vom Auftrag betroffen?
Welches Ziel wollen wir erreichen?
Was soll als Ergebnis nicht eintreten?
An welchen Daten bzw. Kennzahlen überprüfen wir die Zielerreichung?
Wie messen wir diese Daten bzw. Kennzahlen?
Handlungsplan: Wer macht was mit wem bis wann etc.? (Fehlende Informationen einholen, Abgleich der Präzisierung mit Auftraggeber etc.)
    Die Ziele finden und formulieren
    Bei fast allen Formen der Zusammenarbeit soll ein Ergebnis erreicht werden – und dazu ist es immer nötig, das Ziel klar zu formulieren. Ein Ziel ist eine sehr konkrete und detaillierte Beschreibung, wie die Welt oder ein Teil davon in Zukunft aussehen soll. Ein gutes Ziel sollte folgende Eigenschaften aufweisen: Es sollte messbar, konkret, terminiert, anschaulich, sinnvoll, realistisch und herausfordernd sein. Hier einige Beispiele für klar formulierte Ziele:
    Beispiel
    Ab dem 15.9.2013 dauert die Aufnahmeprozedur für die Patienten unserer Klinik ab Eintreffen am Informationsschalter nicht länger als 10 Minuten; dabei werden die Daten jedes Patienten nur einmal aufgenommen.
    Bis zum 15.7.2014 bewerten 97 % aller Stammkunden der Kategorie A unseren Service mit der Bestnote 1 (auf einer Skala mit 6 Stufen).
    Ab 1.6.2013 hat jeder Kunde, der sich beschweren möchte, innerhalb von 30 Sekunden einen kompetenten Ansprechpartner am Telefon. Dieser Ansprechpartner wird die Beschwerde entgegennehmen, sie klären, sie hauptverantwortlich auf Basis unserer Grundsätze der Kundenorientierung bearbeiten und dem Kunden innerhalb von 24 Stunden das Ergebnis persönlich mitteilen.
Typische Ausgangssituation
    Auf Basis eines klaren Projektauftrages soll ein Zielkatalog (= Ziel mit Teilzielen) entwickelt werden.
Möglicher Aufbau der Arbeitsphase
Wie lautet das Auftragsziel?
Veranschaulichung des Ziels: Was soll alles erreicht werden? Dieser Arbeitsschritt fördert das Verständnis des Ziels.
Was gehört nicht zum Ziel? Wo liegen die Grenzen des Ziels? Um Missverständnisse zu vermeiden ist es ratsam klarzumachen, was das Ziel nicht fordert.
Wer hat von dem Projekt welchen Nutzen?
Was passiert, wenn das Ziel nicht erreicht wird?
Wann können wir das Ziel als erreicht betrachten?
Anhand welcher Daten bzw. Kennzahlen können wir die Zielerreichung zweifelsfrei nachweisen?
Welche Maßnahmen müssen wir ergreifen, um das Ziel zu erreichen?
Was sind die wichtigsten Teil- bzw. Zwischenziele?
Anhand welcher Daten bzw. Kennzahlen können wir die Zielerreichung für jedes dieser Teilziele zweifelsfrei nachweisen?
Welche zeitlichen Rahmen wollen wir setzen? Bis wann haben wir jedes Teilziel erreicht?
Wer ist für das jeweilige Teilziel verantwortlich?
    Wie Sie die Zielvereinbarung am besten aufzeichnen, damit das Team damit arbeiten kann, finden Sie im Kapitel „Werkzeugkasten“ unter der Überschrift „Ziele/Teilziele“.
    Feedback einholen und Kritik formulieren
Typische Ausgangssituation
    Im Team herrscht allgemeine Unzufriedenheit und Frustration. Erster Schritt zu einer Klärung der Situation ist ein strukturiertes Kritikgespräch, bei dem alle wichtigen Punkte „auf den Tisch kommen“ sollen, damit Klarheit geschaffen wird.
    Zur Vorbereitung dieses Gesprächs erarbeiten die Beteiligten im Rahmen einer Arbeitssitzung eine präzise Formulierung ihrer Kritik. Die folgenden Leitfragen dienen dazu, die Inhalte der Kritik systematisch zu erarbeiten. Der Moderator führt jede „Feedback-Partei“ durch das Fragensystem.
Möglicher Aufbau der Arbeitsphase
Wer gibt wem Feedback?
Was sind Anlass und Hintergrund der Kritik?
Warum ist uns/mir die Klärung wichtig?
Warum ist die Klärung jetzt wichtig?
Wozu die Kritik?
Was möchte(n) wir/ich mit der klaren Kritik erreichen?
Was möchte(n) wir/ich vermeiden?
Was ärgert uns/mich am meisten? Welches sind die drei wichtigsten Themen?
Welche Vorfälle oder Beispiele gibt es zur Konkretisierung und Veranschaulichung der Schwierigkeiten?
Warum ist der Ärger für uns/mich nicht tolerierbar?
Was