Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

sollen?
    In unserem Beispiel würde die Frage lauten: Woran müssen wir denken, um bis Jahresende einen guten Projektplan vorlegen zu können?
Welche Ideen gibt es dazu?
Wie können wir diese Ideen einteilen und zusammenfassen?
Welche dieser Ideen sind für uns am wichtigsten – und warum?
    Dieser Arbeitsschritt liefert die Schwerpunktthemen, die im Projektplan berücksichtigt werden müssen. Die Frage nach dem Warum stellt sicher, dass alle Teilnehmer der Sitzung die Gründe für die Gewichtung verstanden haben und akzeptieren.
Handlungsplan: Wer macht was mit wem bis wann etc.?
    Probleme verstehen und analysieren
Typische Ausgangssituation
    Ein Problem ist aufgetreten und soll in einer Arbeitssitzung untersucht werden. Am Ende der Sitzung sollen die Ursachen des Problems und seine (möglichen) Auswirkungen klar erkannt und beschrieben sein.
Möglicher Aufbau der Arbeitsphase
Welche typischen Vorfälle/Beispiele verdeutlichen das Problem?
Wie sieht die zeitliche Dimension des Problems aus? Seit wann, wie oft, wie lang?
Wie können wir das Problem präzisieren? Wie beschreiben wir das Problem kurz, klar und anschaulich?
Für wen entstehen welche Nachteile/Schäden?
Wer kann mit dem Problem leben – und wer profitiert vielleicht sogar davon?
Warum haben wir das Problem, wo liegen die Ursachen?
Warum liegen diese Ursachen vor?
    Oft ist es sinnvoll, die Frage nach der Ursache der Ursache zu stellen. Das stellt sicher, dass man „tief genug bohrt“. So kann z. B. die „erste“ Ursache für den häufigen Ausfall einer Maschine sein, dass ein bestimmtes Teil oft und schnell kaputtgeht. Ursache dafür wiederum – also die Ursache der Ursache – kann ein Material-, Herstellungs- oder ein Lagerungsfehler sein.
Handlungsplan: Was ist zu tun? (Informationen einholen, warnen, unterstützen, eine vorläufige Notlösung umsetzen, Ursache(n) beseitigen.)
    Lösungen entwickeln, auswählen und planen
Typische Ausgangssituation
    Ein Problem ist beschrieben, erkannt und verstanden. Jetzt werden in einer Arbeitssitzung Lösungen erarbeitet. Eine dieser Lösungen soll ausgewählt und umgesetzt werden.
Möglicher Aufbau der Arbeitsphase
Wie beschreiben wir das Problem klar, kurz und anschaulich?
Welche Lösungen wurden von uns schon versucht – und mit welchem Erfolg?
Wie wird/wurde das Problem woanders gelöst?
Was genau soll eine Problemlösung leisten (Erfolgskriterien)?
Welche dieser Anforderungen muss eine Lösung erfüllen -und welche sind „Kann-Anforderungen“?
    Es ist sehr wichtig, diese und die vorherige Frage zu beantworten und so die Kriterien für eine Lösung vorab genau zu bestimmen. Sonst kann es leicht zu Missverständnissen kommen.
    Beispiel
    So könnte es passieren, dass ein Teil einer Gruppe nach einer technisch perfekten Lösung eines Problems im Fertigungsprozess sucht, die für mindestens zehn Jahre Bestand haben soll; ein anderer Teil geht stillschweigend von der Annahme aus, dass sich das Problem im Rahmen der nächsten Umstrukturierung des Fertigungsprozesses von alleine lösen wird und deshalb nur eine Überbrückungslösung für vier Monate nötig ist. Missverständnisse sind vorprogrammiert.
Welche Rahmenbedingungen (Zeit, Geld, Personaleinsatz etc.) müssen wir beachten?
Welche Lösungsansätze gibt es?
Welcher Lösungsansatz erfüllt am besten unsere Erfolgskriterien?
Handlungsplan: Wer macht was mit wem bis wann etc.?
    Den Auftrag klären
Typische Ausgangssituation
    Für Projekt X gibt es einen Auftrag, der allerdings noch einige Lücken hat. Es wird z. B. weder ein Termin gesetzt, noch die Höhe des verfügbaren Budgets geklärt. Auch die Formulierung des Auftrags ist an einigen Stellen ungenau, wenn es z. B. heißt „so schnell und so einfach wie möglich“. Das Team muss also zunächst den Auftrag präzisieren und eine genaue und vollständige Auftragsformulierung ausarbeiten, die mit dem Auftraggeber abgestimmt wird. Sonst kommt es leicht zu Missverständnissen, z. B. wenn das Team eine Lösung erarbeitet, die das Budget weit überschreitet.
    Beispiel
    Die letzten Kundenbefragungen zeigen klar und deutlich: Das Beschwerdeverfahren unseres Unternehmens wird von praktisch allen Kunden als viel zu zeitaufwendig, umständlich, unbequem und bürokratisch empfunden. Deshalb müssen wir unseren Beschwerdeprozess entscheidend verbessern. Konkreter: Die Aufnahme von Beschwerden und ihre Beantwortung soll für unsere Kunden so schnell und so einfach wie möglich erfolgen.
    Die systematische