Projektmanagement & Business Coaching

der Fehler 80 Prozent des Ausschusses
verursachen,
    - dass 20 Prozent der Papiere 80 Prozent der für den
Projektleiter wichtigen Informationen enthalten.
    Für die Arbeitsorganisation bedeutet das PARETO-Prinzip grundsätzlich, dass 20 Prozent der Aufgaben sind so wichtig, dass damit 80 Prozent des
Arbeitserfolges erreichen werden. Deshalb sollten also nicht zuerst die
leichtesten, interessantesten, kürzesten oder die Lieblingsaufgaben erledigt
werden, sondern die bedeutendsten oder wichtigsten.
    Wenige Dinge oder Menschen tragen zum Erfolg in hohem Maße
bei. Die wichtigsten Impulse gehen von einer kleinen Einheit aus. Deshalb ist
es so ungemein wichtig, die richtigen Prioritäten zu setzen.
    Versuchen Sie so oft wie möglich, nach Wichtigkeit zu
entscheiden. Wenn kontrolliert mit der Prioritätenbildung umgegangen wird, ist
man gelassener, auch wenn abends noch Arbeit auf dem Schreibtisch liegt. Der
Projektleiter kann dann sicher sein, dass er die wichtigsten und damit die
richtigen Aufgaben erledigt hat. Die anderen müssen warten.
    Was ihn hindert, die Prioritäten konsequent zu verfolgen,
sind Störungen: Unerwartetes, Spontanes, seine Abneigung „nein" zu sagen
und auch sein "innerer Schweinehund". Aber der größte
"Unsicherheitsfaktor" in der Planung ist jedoch die Fremdbestimmung. Auch diese Fakten müssen mit einplant werden. Es muss jedes Mal eine neue
Entscheidung getroffen werden, ob und an welcher Stelle diese Aufgaben erledigt
werden. Nicht alles, was eilig ist, ist auch wirklich wichtig.
    Zusätzlich kann auch noch die eigene Leistungskurve mitberücksichtigt
werden. Die Fragestellung "Wann ist die beste Zeit für welche
Arbeit?" klären die meisten Führungskräfte für sich, indem sie vor oder
nach der Kernzeit, ihre Aufgaben in Ruhe abarbeiten, weil sie nur dann
ungestört sind.
Zeitfresser und Gegenstrategien
    Ein Prinzip bei der Bearbeitung sollte sein, „lose Ende zu
verbinden“. Wenn immer es möglich ist, werden die begonnenen Arbeiten beendet.
Statt in der To- Do- Liste zu notieren, dass ein Brief mit bestimmtem Inhalt zu
schreiben ist, ihn sofort zu diktieren oder wenigsten einen Entwurf davon
anzufertigen.
    Auch das jeweilige Auf- und Wegräumen von nichtbenutzen
Unterlagen schafft mehr Freiraum. Dazu eignen sich Hängemappen oder
Klarsichthüllen.
    Eine Zeitorganisation einführen, um sich große Zeiträume zu schaffen.
50 Minuten zusammenhängend sind wirksamer als 5 * 10 Minuten, denn Arbeitsunterbrechungen
bringen Zeit- und Konzentrationsverluste. Wir müssen jedes Mal wieder von vorne
anfangen und erreichen nie die Arbeitstiefe wie bei einer kontinuierlichen,
konzentrierten Arbeit (Bild 6.8).

    Bild 6.8: Arbeitsunterbrechungen
    Besprechungen und Präsentationen werden genau geplant. Gerade bei Besprechungen mit vielen (Führungs-) Kräften wird durch Wartezeiten,
Telefonate der Entscheider, etc. viel Geld verloren. Zudem hat eine Zeitplanung auch noch eine steuernde Wirkung (Controlling).
    Die Tagesplanung dient dem Prioritätenmanagement. Hier
werden die To- Do- Listen nach Wichtigkeit geordnet. So gehen keine brisanten
Dinge verloren.
    Projektpläne lassen sich auch für kleine Projekte
aufstellen. Das Sammeln und Sofort- in- die- richtige- Reihenfolge- Stellen,
ermöglich eine klare Struktur der anstehenden Aufgabe und lässt weniger
Informationen verloren gehen.

6.6 Konfliktmanagement
6.6.1 Ursachen von Konflikten
    Überall, wo Menschen in enger Beziehung zueinander stehen,
gibt es eine große Anzahl von Konfliktherden, die, unbewältigt, einen Teil
unserer verfügbaren Energie blockieren.
    Denn, was für eine Abteilung oder eine Gruppe am besten ist,
ist nicht immer für alle anderen ideal. Dennoch können aus solchen Konflikten
sehr kreative Lösungen entstehen, wenn man sie richtig handhabt. Geschickte
Konfliktlösung ist eine wichtige Fähigkeit eines erfolgreichen Projektleiters.
Allgemeine Konfliktursachen
    Konflikte entstehen dadurch, dass jeder Mensch im Lauf
seines Lebens individuell unterschiedliche Erfahrungen sammelt. Sein Bild von
der Welt entsteht so. Es entwickelt sich durch seine Familie, mit deren Werten
und Einstellungen, seinem Umfeld, seiner Kultur und nicht zuletzt durch die
Menschen, denen er tagtäglich begegnet. Jeder Mensch wird so einzigartig und
hat einen eigenen Charakter. Daraus entstehen ganz individuelle Erwartungen
gegenüber seinen Mitmenschen und seiner Umwelt.
    Werte und Grundsätze sind somit feste Bestandteile einer
jeden