Projektmanagement & Business Coaching

setzen. Das gilt auch für die Papiere auf Ihrem Schreibtisch.
Werfen Sie weg, was weg kann. Fragen Sie sich: "Wann haben wir die
Unterlagen zum letzten Mal benutzt?" Weniger hilfreich ist die Frage, ob
Sie etwas eventuell noch einmal brauchen können. Die Antwort darauf lautet
immer: "Ja."
    Alles,
    - was unproblematisch zu ersetzen ist (Broschüren, Kataloge,
Zeitschriften)
    - was für Sie und Ihren Vorgesetzten nur von geringem Wert
oder Interesse ist (Einladungen zu Veranstaltungen, zu denen doch niemand geht)
    - was für Sie nur zur Kenntnisnahme ist
    - was für Sie und Ihren Vorgesetzten unwichtig ist
    kommt weg. Auch hier ist wieder das Ziel des Projektes
gefragt.
Weiterleiten
    Weiterleiten ist fast so praktisch wie der Einsatz des
Papierkorbs. Sie bekommen mit wenig Aufwand die Stapel vom Schreibtisch.
Unterscheiden Sie zwischen Unterlagen, die in Ihren Aufgabenbereich fallen und solchen, die zwar an Sie gerichtet sind, die Sie jedoch nicht selbst bearbeiten müssen. Geben Sie
diese Schriftstücke sofort an die entsprechende Person oder Abteilung weiter.
Prüfen Sie, wenn möglich, bei den Aufgaben, ob andere sie nicht schneller,
besser und kostengünstiger erledigen könnten.
Ablegen
    Ablage ist die Tätigkeit, die von den meisten Menschen
ungern gemacht wird. Es stapeln sich oft wochenlang Unterlagen, Papiere, Aktennotizen.
In der Tat kostet Ablage viel Zeit. Die benötigte Zeit für die Ablage hängt von
der nach Art der Registratur, Hängemappe, Ordner, Pendelhefter ab. Am meisten
verbreitet ist der Ordner. Aber die Hängemappe ist die effektivste Form der
Ablage bei konventionellem Schriftgut, das heißt bei DIN- A4- Blättern.
    Neben den ersparten Personalkosten haben Hängemappen noch
weitere Vorteile: kurze Zugriffszeiten, hohe Flexibilität durch die Anpassung ans Volumen, identische Ablage in allen Stufen, sehr gute Übersicht durch Reiter, ideal
für den "Einwurf" des Schriftgutes von oben.
    Einige Kriterien für eine gute und effiziente Ablage sind
    - Die "Wieder- Finde- Rate" ist hoch.
    - Nur das wirklich Wichtige wird abgelegt.
    - Die Zeit der Ablage pro Schriftstück ist kurz.
    - Die Kosten (Personal, Räume, Möbel) für den
"Unterhalt" der Ablage sind angemessen.
Bearbeiten
    Das sind die Aufgaben, die sie Sie selbst erledigen müssen.
Stellen Sie 4 Postkörbe vor sich auf den Schreibtisch und sortieren Sie diese
Arbeiten in folgenden Kategorien ein
    - Korb A: Lesestoff
    - Korb B: Korrespondenz, Post, Gesprächsnotizen, u. a.
    - Korb C: Telefonate
    - Korb D: Sonstige Aktivitäten, beispielsweise Reisekostenabrechnungen,
Besprechungsvorbereitung, Reiseplanung.
    Dann können Sie Ihre Arbeiten durch Aufgabenbündelung strukturieren. es können gleichartige Aufgaben in einem Block bearbeitet werden.
Besonders einfach lassen sich Routinetätigkeiten bündeln, beispielsweise
Postbearbeitung, Telefongespräche, Besprechungen, Termine mit Kunden, Angebotserstellung,
Rechnungsbearbeitung.
    Dabei verschaffen Sie sich auch einen Überblick der
anfallenden Routine aufgaben. Für diese Aufgaben können wöchentliche oder gar
monatliche Arbeitsblöcke eingerichtet werden.
    Für viele Projektleiter reicht diese Sortierung nicht aus,
um den Arbeitsalltag zu optimieren. Wenn nicht alle Arbeiten, die anstehen,
termingerecht zu erledigen sind, dann müssen diese Aktivitäten auch nach noch
Priorität geordnet werden.
    Prioritäten entscheiden sich immer nach der Wichtigkeit und
nicht ausschließlich nach Dringlichkeit, den Terminen. Die Unfähigkeit,
dringende von wichtigen Dingen zu unterscheiden, ist einer der größten Zeitdiebe.
    Das PARETO-Prinzip 6.4  ist eine Möglichkeit, die
Entscheidung zu beschleunigen. Pareto, ein italienischer Volkswirt und Soziologe
(1848- 1923), hat Anfang des 20. Jahrhunderts durch statistische Untersuchung
herausgefunden, dass 20 Prozent der italienischen Familien 80 Prozent des
italienischen Volksvermögens besaßen. Er hat dann nachgeprüft, ob sich dieses
Verhalten auch auf andere Gebiete übertragen lässt. Seine 20:80- oder 80:20-
Regel heißt
    „Innerhalb einer Gruppe oder Menge weisen einige wenige
Teile einen weitaus größeren Wert auf, als dies ihrem relativen, größenmäßigen
Anteil an der Gesamtmenge in dieser Gruppe entspricht."
    Für Projekte bedeutet das beispielsweise,
    - dass 20 Prozent der Projektpartner so wichtig sind, dass
sie für 80 Prozent des Projektes stehen,
    - dass 20 Prozent der Leistungen 80 Prozent des Projektes
bringen,
    - dass 20 Prozent