Projektmanagement & Business Coaching

Frage,
"Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?"
    Wenn keine Fragen mehr bestehen, wird das Telefonat in
knappen, klaren Worten zusammengefasst. Es sollte dann auch noch geklärt
werden, ob es beiden hilft, wenn das Resultat schriftlich festgehalten wird.
Informiertheit
    Muss das Telefon eines Kollegen oder gar des Projektleiters
bedient werden, sollte jedes Teammitglied in einem gut organisierten Projekt
immer wissen, wo sich der gewünschte Gesprächspartner wie lange aufhält. Desinteresse
demonstrierende Sätze wie: "Der ist noch nicht da" oder "Keine
Ahnung, wann die kommt" dürfen niemals fallen.
Stimmungen
    Die eigene schlechte Laune oder ein schlechter Tag ist
grundsätzlich das eigene Problem, niemals das des Gesprächspartners.
Mitarbeiter, die sich nicht beherrschen können, ihren privaten Ärger
einzubringen, richten einen irreparablen Schaden an.
Zeiten zum Telefonieren
    Es gibt Zeiten, die nicht zum Telefonhörer geeignet sind.
Zum Beispiel, wenn der Gesprächspartner kurz vor einer Konferenz ist oder kurz
vor Feierabend oder am letzten Tag vor dem geplanten Urlaub.
    Auch eine einmalige Erlaubnis, am Abend privat oder auf
Handy anzurufen, ist kein Freibrief, das in Zukunft immer zu tun.
Das offizielle Alphabet
    Am besten ist die Verständigung, wenn nach der offiziellen
Norm buchstabiert wird. Das hilft dem Gesprächspartner erheblich, die Dinge
richtig zu notieren und nicht ständig nachfragen zu müssen. Tabelle 6.5 gibt
das offizielle Alphabet für Deutschland, die Schweiz und Österreich wieder.
    Tabelle 6.5: Offizielles Alphabet zum Buchstabieren

6.5 Zeit- und Prioritätenmanagement 
    Die Götter gaben uns ein langes Leben,
    aber wir haben es verkürzt.
    Seneca
    Zeitmanagement ist das Kernstück jeglicher Arbeitsmethodik sowie eines erfolgreichen Selbstmanagements.
    Oft genug hören wir bei Projektbesprechungen oder bei der Verteilung der anstehenden Aufgaben, dass der Mitarbeiter "schon bis oben hin zu" ist. Ein
Projektmitarbeiter äußerte sich mit dem Beispiel seiner Whiskeyflaschen,
"Wenn ich ein Regal habe für meine zehn Lieblingswhiskeyflaschen und ich
stelle noch eine elfte darauf, dann fällt eine runter."
    Das ist wahr. Aber wenn es unsere Lieblingswhiskeyflaschen
wären, dann würden wir das Problem auch anders lösen. Folgende Antworten kommen
spontan.
Problemlösungen bei zu vielen Aufgaben: Auf dem Whiskeyregal
    - Ich trinke eine angefangene Flasche aus und kann sie durch
die neue ersetzen.
    - Ich verschenke eine der Flaschen, möglicherweise die, die
ich sowieso nicht so mag.
Problemlösungen bei zu vielen Aufgaben: Im Projekt
    - Ich beende eine Aufgabe und habe Zeit für die Neue.
    - Ich prüfe die Prioritäten der anstehenden Aufgaben neu und
delegiere die unwichtigeren Aufgaben.
    Niemand würde die Flasche fallen lassen. In Projekten wird
das trotzdem getan, indem viele den Kopf in den Sand stecken und vergessen.
    In vielen Projekten haben die Mitarbeiter tatsächlich genug
zu tun. Trotzdem gibt es immer wieder Möglichkeiten, sich selbst zu erforschen
und das eigene Zeit- und Prioritätenmanagement neu zu organisieren.
    Auch da gilt wieder: Definieren Sie Ziele!
    In Kapitel 9 wird noch intensiver auf die Zieldefinition
eingegangen. Hier wird das Wichtigste anhand von Covey, Merill, Merill /6.2/,
/6.3/ Zeitquadranten (Bild 6. 7) eingegangen, die all das zusammenfassen, was
seit Jahrzehnten an Zeit- und Prioritätenmanagement gelehrt wird und es auf den
Punkt bringt.

    Bild 6.7: Zeitquadranten nach Covey, Merill, Merill /6.2/,
/6.3/
    Um einen Überblick zu bekommen, teilen wir alle Aktivitäten,
beruflich oder privat, in vier die Quadranten auf.
    Die Aktivitäten in diesem Quadranten sind sowohl dringend
als auch wichtig sind. Hier sprechen wir mit dem Kunden, halten einen Termin
ein, reparieren eine defekte Maschine, werden am Herzen operiert oder helfen
einem weinenden Kind, das verletzt worden ist.
    Wenn wir ihn ignorieren, werden wir unter einem Berg von
Pflichten begraben. Aber wir müssen auch erkennen, dass viele Angelegenheiten
erst durch Zaudern oder durch mangelnde Planung und Vorbeugung dringend werden.
    Wir können nicht abwarten, wenn ein Aggregat ausfällt oder
mit dem Trösten eines Kindes am nächsten Tag beginnen. Das muss sofort
geschehen.
    Quadrant II erhält Tätigkeiten, die nicht dringend, aber
wichtig sind.
    Hier machen wir unsere langfristigen Planungen, beugen
abzusehenden Problemen vor, fordern die Selbstverantwortung von uns und
anderen, erweitern