Projektmanagement & Business Coaching

unseren Horizont und steigern unsere Fähigkeiten durch Lesen
und kontinuierliche berufliche Entwicklung, bereiten uns auf wichtige Treffen
und Präsentationen vor und engagieren uns durch aufrichtiges Zuhören für tiefe
Beziehungen.
    Je mehr Zeit wir in diesem Quadranten verbringen, desto
größer wird unsere Handlungsfähigkeit. Ein Ignorieren dieses Quadranten lässt
den Quadranten l anschwellen und führt zu Stress, Erschöpfung und tiefe
Lebenskrisen.
    Umgekehrt lässt großes Engagement in Quadrant Il den
Quadranten I schrumpfen. Planung, Vorbereitung und Vorbeugung sorgen dafür, dass
viele Dinge erst gar nicht zu dringenden Angelegenheiten werden. Wir müssen hier
aktiv werden.
    Das gilt auch für das Privatleben. Wie oft glauben wir uns
mit einem Computerspiel zu erholen oder lassen uns vom Fernseher berieseln,
statt spazieren oder ins Bett zu gehen.
    Quadrant III ist fast eine Kopie von Quadrant I und enthält
Dinge, die dringend, aber nicht wichtig sind.
    Der Trubel des Dringlichen erzeugt eine Illusion von
Wichtigkeit. Aber die entsprechenden Tätigkeiten sind höchstens für jemand
anderen wichtig, Viele Anrufe, Besprechungen und Zufallsbesucher fallen in
diese Kategorie.
    Wir verbringen viel Zeit in Quadrant III und werden dabei,
im Glauben, uns in Quadrant I zu befinden, den Prioritäten und Erwartungen
anderer gerecht.
    Immer wieder wird in Zeitmanagementseminaren gepredigt, dass
verschiedene Arbeiten, zum Beispiel Telefonanrufe, gesammelt bearbeitet werden
sollen. Der Hintergrund ist, dass wir durch jeden Anruf in unserer Arbeit
unterbrochen werden und danach wieder neu beginnen müssen. Das kostet nicht nur
Zeit, sondern auch Energie. Ganz zu schweigen, wenn in einer Besprechung fünf
Mitarbeiter warten müssen, bis der Projektleiter mit dem Anruf fertig ist. Dann
kostet fünfmal die Arbeitszeit.
    Quadrant IV ist jenen Tätigkeiten vorbehalten, die weder
dringend noch wichtig sind. Natürlich haben wir dort eigentlich nichts
verloren, aber oft sind wir von unseren Kämpfen in Quadrant I und III so
mitgenommen, dass wir uns in Quadrant IV flüchten, um wieder Luft zu bekommen.
Und was finden wir dort?
    Nicht unbedingt erholsame Dinge, denn echte Erholung ist
eine wertvolle Quadrant- II- Tätigkeit. Das Lesen von leichten Romanen, das
Konsumieren geistloser Fernsehsendungen oder der Kaffeeklatsch im Büro lassen
sich der Zeitverschwendung in Quadrant IV zuordnen.
    Aber der Quadrant IV dient nicht dem Überleben, er wirkt
zersetzend. Wenn die Anfangsfreude über das süße Nichtstun verflogen ist,
stellt man fest, dass man in diesem Quadranten nicht nur seine Zeit, sondern
auch sich selbst verliert.
    Deshalb ist es wichtig, sich selbst immer wieder auf das
Wesentliche zu konzentrieren, Ziele zu definieren und immer wieder neu zu
definieren, wenn sich die Situation verändert hat.
    Ein paar Hinweise zur Planung und Organisation sind in den
nächsten Kapiteln erwähnt.
6.5.1 Schriftliche Planung und Terminplaner
    Nicht nur die Zieldefinition erfolgt schriftlich, auch die
persönliche Planung. Das schriftliche Fixieren forciert uns ganz konkret mit
der Aktivität zu befassen. So kann sie auch nicht mehr vergessen werden. Es
gibt dafür inzwischen die verschiedensten Methoden, zum Beispiel Ringbücher mit
austauschbaren Kalendarien und Papieren oder Kleincomputer, die stets
mitgeführt werden können, aber trotzdem die Möglichkeit zum Austausch mit dem
Firmennetzwerk haben.
    Jeder muss selbst entscheiden, wie er planen will und mit
welcher Exaktheit. Früher wurde eine ganz minutiöse Zeitplanung geschult, zum
Beispiel 8:45- 9:30 Telefonate führen, 9:30- 10:00 Post bearbeiten. Das ist
nicht für jeden die geeignete Methode. Stattdessen bevorzugt zum Beispiel ein
Mitarbeiter tägliche To- Do- Listen und
arbeitet diese ab. Das muss jeder für sich selbst herausfinden.
    Aber es funktioniert, durch überlegte Aufgabenbündelung die
Arbeit zu optimieren und die Zeitdiebe in den Griff zu bekommen.
    Wenn es sich um einen überfüllten Schreibtisch handelt, gibt
es nur die vier Möglichkeiten, in zu räumen. Sie können die Unterlagen
    - wegwerfen,
    - weiterleiten,
    - ablegen,
    - bearbeiten.
    Wenn Sie sich dabei keine weitere Alternative lassen, leert
sich der Schreibtisch zusehends. Lassen Sie keine fünfte Möglichkeit zu,
möglichst schon bei der Postbearbeitung. Es gibt nichts, was Sie erst einmal
zur Seite legen müssen.
Wegwerfen
    Als Projektleiter müssen Sie Nein sagen können und damit
Prioritäten