Projektmanagement & Business Coaching

Zielfindung unterstützen. Diese werden in Kapitel 9
ausführlich beschrieben.

3.2 Der Ursprung von Projekten
    Projekte entstehen oft aus nicht sehr konkreten Ideen, die
einem eher nebenbei einfallen: "Man müsste doch eigentlich mal ...“ "Das
müsste doch auch mal untersucht werden..." Man sagt schnell ja und ist
begeistert und sieht erst später einen Berg von Arbeit auf sich zukommen, den
man nicht erwartet hatte.
    Deshalb sollte man diese nicht konkreten Ideen erst einmal
auf ihre Tragweite und Substanz abklopfen. Dazu werden die einzelnen Schritte möglichst exakt definiert.
    Eine gute Methode ist, die W- Fragen zu beantworten: Wer,
was, wann, wo, wie, warum?
    Projekte entstehen häufig auch aus Problemen oder
Gelegenheiten. Im Berufsleben können sie durch die Betriebsleitung, Kunden oder
Mitarbeiter eingeleitet werden, im Studium sind die Urheber Dozenten, Studenten
oder die Verwaltung. Ein Projekt wird "geboren". Wenn jemand auf ein
Problem reagiert oder eine neue Unternehmung starten will, und die Entscheidung
fällt, die Problemlösung oder das Unternehmen in Angriff zu nehmen, existiert
ein Projekt.
    In der Regel wird jemandem die Verantwortung dafür
übertragen: dem Projektleiter.
    Bei jedem Projekt können Probleme entstehen, die gezielt
umgangen werden müssen. Der Urheber eines Projektes ist sich oft nicht völlig über
wichtige Aspekte des Projektes klar. Auch die Projektmitarbeiter tendieren dazu, während der Definitions- und Strukturierungsstadien des Projektes persönliche Standpunkte zu stark
zu betonen.
    Falls derartige persönliche Voreingenommenheiten und
Interessensgegensätze unbeachtet bleiben, kann das katastrophale Folgen für das
Projekt haben.
    Diese Aspekte können jedoch durch die Unterredungen und den
Meinungsaustausch zwischen dem Projektmanager, dem Kunden und den Mitarbeitern
geklärt werden. Mit dem Verstehen der Erwartungshaltungen ist der Projektleiter in der Lage, mit der Definition des Projektes zu beginnen.
    In großen Unternehmen, in denen es eigene Abteilungen für
die Angebotserstellung gibt, übernehmen diese diesen Part häufig vollständig
und übergeben das Projekt dem Projektleiter erst mit der Auftragserteilung.
Besser wäre eine frühzeitige Einbindung des Projektleiters, auch in dieser
Phase des Projektes.

3.3 Der Start eines Projektes
    Sobald der Kern des Projektteams feststeht, ist die Klärung
des Projektes die erste Aufgabe, die zu erledigen ist. Unter den Mitarbeitern wird
einerseits über die Definition und den Umfang, andererseits über die
grundlegende Strategie der Abwicklung ein Konsens gebildet. Die folgenden
sieben Schritte führen zu einem reibungslosen Start des Projektes. Sie können
auch mehrmals durchlaufen werden, Zum Beispiel wenn nach dem ersten Durchlauf
das Ergebnis noch unbefriedigend ist.
Studieren, Diskutieren und Analysieren
    Es ist sehr wichtig, dass das Team ausreichend Zeit mit
Studieren, Diskutieren und Analysieren des Projektes hat, da dies jedem eine
klare Vorstellung der Problematik verschafft. Es könnte notwendig sein,
Nachforschungen bezüglich der Ansätze in anderen Projekten anzustellen, oder es
muss untersucht werden, inwiefern andere Erfahrungsmuster zur Projektplanung beitragen könnten.
    Der Sinn dieser Tätigkeit ist die Klärung, dass das richtige
Problem bzw. die richtige Gelegenheit ins Auge gefasst wird.
Das Projekt definieren
    Wenn der Projektleiter die Situation im Griff zu haben
glaubt, erstellt er eine vorläufige Projektdefinition. Diese wird natürlich mit dem Eintreffen neuer Information und den neu gemachten Erfahrungen laufend überarbeitet.
Ein Endziel setzen
    Entweder muss das Endziel für das Projekt mit Hilfe der
Projektdefinition selbst festgelegt werden oder das Endziel ist durch den
Auftraggeber von vornherein festgelegt. Danach wird die Machbarkeit mit Hilfe der Projektdefinition überprüft.
Notwendigkeiten und Wünsche auflisten
    Zuerst wird eine Liste von den absoluten Notwendigkeiten (need to have) erstellt, die im Endresultat des erfolgreich abgeschlossenen Projektes
verwirklicht sein müssen. Danach kann eine zweite Liste die zusätzlichen
Wünsche (nice to have) auflisten, deren Verwirklichung zwar nicht unbedingt zum
erfolgreichen Abschluss des Projektes erforderlich ist, aber ihn vergrößern
würde.
Alternativstrategien entwickeln
    Zur Lösungsstrategie werden nun Alternativstrategien entwickelt, die ebenfalls zum Ziel führen könnten. Um diese Alternativen zu