Selbstorganisation (TaschenGuide)

gleichzeitigem Erwarten von wichtigen Anrufen.
Ich schalte sie bei stillen Stunden ein.
    Wann erledige ich Anrufe?
Ich erledige Sie beim Bearbeiten der zugehörigen Aufgaben.
Bei Vorplanung der Bearbeitungszeit von Akten können Telefontermine abgemacht werden.
Zu fixen Telefonzeiten.
Nur zu den Arbeitszeiten, an welchen am ehesten Geschäftspartner zu erreichen sind.
    Was kann ich tun, dass der Rückruf erfolgreich wird?
    Ich vermeide
pauschale Aussagen wie „Bitten Sie ihn, mich zurückzurufen“ und
Formulierungen wie „Dann rufe ich später noch einmal an“. Wer sagt mir, dass ich dann erfolgreicher sein werde?
    Ich formuliere folgendermaßen: „Ich bitte um Rückruf und bin von … bis … unter der Nummer … erreichbar.“ Sie haben dann die Situation stärker unter Kontrolle.
    Wann tätige ich Rückrufe?
    Sofort nach Meldung des Anrufs oder zu fixen Zeiten.
    Wann setze ich SMS ein?
    Bei wichtigen Mitteilungen, wie Telefonnummern, Adressen oder Informationen über Anrufzeiten.

Gekonnt präsentieren und vortragen
    Präsentationen und Vorträge laufen nach dem Prinzip der Ein-Weg-Kommunikation ab: Sie senden Informationen an Ihre Zuhörer, die jedoch nicht direkt reagieren. Beispielsweise wollen Sie mit Ihrem Vortrag ein Produkt verkaufen und schildern den Anwesenden seine Vorteile. Umso mehr müssen Sie den Zuhörern, die in der „passiven“ Rolle bleiben, einiges bieten: eine klare Argumentation, spannende Inhalte und natürlich – gute Unterhaltung! Sie sehen: Es hängt ganz von Ihnen ab, ob die Zuhörer „dran bleiben“ oder abschalten. Als Vortragender haben Sie das Steuer in der Hand. Das bedeutet auch, dass Sie der Pilot sind, der Sicherheit vermitteln und Unsicherheit abbauen kann.
    Wozu Präsentationen und Vorträge vorbereiten?
    Bei der Vorbereitung einer Präsentation oder eines Vortrags definieren Sie den roten Faden für Ihre Vorstellung. Der rote Faden hilft Ihnen bei der Präsentation im Sinne einer Stütze. Der rote Faden hilft auch den Zuhörern im Sinne von Klarheit und Übersichtlichkeit. Durch eine gute Vorbereitung Ihrer Präsentation können Sie ganz gezielt Nervosität abbauen. Nach der Vorbereitung ist absolut klar, was Ihre wesentliche Botschaft sein soll und welche Inhalte Ihre Präsentation vermittelt. Während der Vorbereitung stellen Sie Ihre Werkzeugkiste zusammen, die Sie mit in die Präsentation nehmen. Durch klare Ziele, eine gute Gliederung und visuelle Hilfsmittel überzeugen Sie Ihre Zuhörer und wirken als kompetenter Referent.
    Wie gehen Sie vor?
Nehmen Sie sich die folgende Checkliste vor und überprüfen Sie Ihren Präsentationsstil.
Vor einer Präsentation: Nutzen Sie das Instrument zur Vorbereitung.
Nach einer Präsentation: Geben Sie sich selber Feedback und lassen Sie sich welches geben.
Üben, üben, üben. Bereiten Sie sich sauber vor, konzentrieren Sie sich auf wesentliche Punkte und nehmen Sie jede Chance wahr, vor anderen zu sprechen und zu präsentieren. Ihre Nervosität wird Ihnen selten jemand ansehen.
    Checkliste für Ihre Vorträge
Einleitung
1
Machen Sie Ihren Zuhörern als erstes klar, worum es geht:
Nennen Sie das Thema.
Geben Sie eine Grobgliederung an.
Weisen Sie auf den Sinn oder das (Lern-)Ziel hin.
2
Wecken Sie das Interesse Ihrer Zuhörer:
Nehmen Sie Bezug auf aktuelle Ereignisse.
Weisen Sie auf Probleme hin.
Bringen Sie praktische Beispiele.
Kommen Sie aber möglichst bald zur Sache.
Die Einleitung darf nicht zu lang sein.
Fördern Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer durch Blickkontakt und lebhafte Sprechweise.
Hauptteil
3
Helfen Sie Ihren Zuhörern, die Gliederung des Stoffes zu erkennen:
Nehmen Sie während des Vortrages auf die Grobgliederung Bezug und ergänzen Sie diese durch Unterpunkte.
Nutzen Sie die Möglichkeiten zur akustischen Gliederung durch Betonung und Sprechpausen.
4
Helfen Sie Ihren Zuhörern beim Verstehen und Einprägen wichtiger Punkte:
Bevorzugen Sie Einfachheit in Wortwahl und Satzbau.
Bemühen Sie sich um Prägnanz, um kurze, klare und verständliche Aussagen.
Erklären Sie möglichst anschaulich und verwenden Sie Skizzen, Modelle, Statistiken, Tabellen, die übersichtlich und gut lesbar sind. Nutzen Sie möglichst mehrere Möglichkeiten zur Visualisierung.
Heben Sie die Schwerpunkte akustisch hervor.
Abschluss
5
Kommen Sie am Ende zu einem überzeugenden Abschluss:
Geben Sie bei längeren Darstellungen eine kurze Zusammenfassung (keine Wiederholung).
Vermeiden Sie ein abruptes Abbrechen.
Je nach Themenstellung: