Simplify Your Life - Den Arbeitsalltag gelassen meistern

Sie sich klar, dass sich Ihre Umwelt und Ihre Persönlichkeit längst weiterentwickelt haben und sich viel weniger um das Vergangene kümmern, als Sie denken. Wir empfehlen die Grundregel: Was älter ist als sechs Monate, wird weggeworfen. Ausnahmen sind steuerlich relevante Unterlagen (Quittungen, Rechnungen, Bescheinigungen), aber »Zu erledigen«-Dinge von vor über einem halben Jahr sind meist keine Träne mehr wert.
     
    Seien Sie geizig beim Aufheben Lesen Sie bei Zeitschriften höchstens das Inhaltsverzeichnis – ansonsten ist Lesen verboten! Heben Sie keine kompletten Zeitschriften auf, sondern schneiden Sie aus, was unbedingt aufgehoben werden muss, und sammeln Sie es in einer Archiv-Hängeregistratur oder in Aktenordnern.
    Nervig sind auch die vielen Visitenkarten. Werfen Sie so viele wie möglich weg und behalten |49| Sie nur die allerwichtigsten. Diese kleben Sie am besten auf Rolodex-Karten und sortieren sie in die Adressen-Rolldatei. Oder Sie besorgen sich einen kleinen Karteikasten mit einem alphabetischen Register. Machen Sie sich beim Aussortieren bewusst, dass Sie im Notfall über die Auskunft, das Internet oder einen Anruf bei Geschäftspartnern so gut wie jede Adresse herausfinden können.
    Was beim Aufräumen auf dem »Zurück ins richtige Zimmer« und »Sofort erledigen!«-Stapel gelandet ist, erledigen Sie innerhalb der nächsten drei Tage – und zwar mehr schlecht als recht. Trennen Sie sich von der fixen Idee, dass Sie lange aufgeschobene Arbeiten zum Ausgleich ganz besonders sorgfältig zu Ende führen müssen – diese Idee war ja der tiefere Grund für Ihre hohen Stapel und das Chaos in ihrem Büro! Stellen Sie um auf »zack und weg!«.

Dauerhaft für Ordnung sorgen
    Oft ist der Wille zum Aufräumen und Organisieren einer chaotisch gewordenen Bürolandschaft |50| vorhanden, aber der Glaube an die Nachhaltigkeit der Aktion fehlt. Es ist eine ausgesprochen blockierende Phantasie, dass nach einem A-Tag »bald wieder alles so chaotisch ist wie vorher«. Wer aber so denkt, wird in seinem Leben niemals richtig vorankommen. Deshalb hier ein paar bewährte Tipps, mit denen Sie eine solide Dauerordnung in Ihrem Büro installieren können.
    Kippen Sie Ihren Schreibtisch um! Verwandeln Sie die waagerechten Haufen in senkrecht stehende Inhalte von Hängemappen. Verteilen Sie jedes Schriftstück, das auf Ihrer Arbeitsfläche liegt, entweder in die Hängeregistratur, in Ordner oder in den Papierkorb.
    Sparen Sie sich die Mappe »Dringend!«. Die Erfahrung zeigt, dass man in eine solche Mappe in der Regel nicht mehr hineinschaut. Bei dringenden Angelegenheiten hilft nur eins: Erledigen! Nur wenn es aus triftigen Gründen nicht sofort geht, machen Sie daraus einen Eintrag in der To-do-Liste Ihres Zeitplaners |51| und lagern die erforderlichen Unterlagen in der zugehörigen Mappe. Dadurch bilden sich bei Ihnen nicht mehr die »Sofort erledigen!«-Stapel auf der Schreibtischplatte, mit denen Sie Ihre Arbeitsfreude vergiften.
    In Ihrem Büro sollten Sie zudem alle verführerischen Abstellräume eliminieren. Sammlernaturen kennen das: die ebene Fläche oben auf dem Drucker oder Scanner, der Platz unter dem Sessel, hinter der Tür, neben dem Schrank, der Besuchertisch, die kleine Trittleiter – alles ist früher oder später »nur mal eben« von Papierstapeln höchster Dringlichkeit belegt. Aufräumen allein hilft da wenig, weil diese Flächen bald wieder zum Dauerparkplatz von Schriftstücken werden. Schützen Sie derartig gefährdete Plätze durch Blumen oder andere Gegenstände, die Schönheit und gute Stimmung verbreiten.
    Wo das nicht geht (eine Orchidee auf dem Scanner wäre übertrieben), arbeiten Sie mit »positiver Ablenkung«: Investieren Sie großzügig in stabile Stehsammler, leere Ordner, Schubladensysteme und andere Ablagemöglichkeiten. |52| Überlisten Sie sich selbst mit dem Lusteffekt: Menschen, die gerne eingehende Zeitschriftenartikel, Prospekte und andere (möglicherweise eines Tages benötigte) Papiere sammeln, ordnen diese auch gerne ein – wenn dafür ein verlockender Sammelplatz bereitsteht. Aber legen Sie keine No-Name-Container an! Beschriften Sie jeden Ordner, Stehsammler und jede Schublade, sobald sich etwas darin befindet! Sie sollten auch nie allen Platz ausfüllen, sondern immer Reservecontainer bereithalten. Denn sobald auch nur ein Ordner überfüllt ist und Sie ein Stück Papier »irgendwo« zwischenlagern müssen, ist der alte Schlendrian wieder da!
     
    Die hohe Schule