Simplify Your Life - Den Arbeitsalltag gelassen meistern

elektronische Monokultur. E-Mails ermuntern dazu, auf bequeme Weise sofort eine Antwort zu tippen. Erliegen Sie diesem Automatismus nicht vollständig, sondern antworten Sie immer wieder einmal spontan per Telefon. Erleichtern Sie das auch Ihrem Mailpartner, indem Sie unter Ihre elektronischen Botschaften standardmäßig Ihre Telefonnummer setzen (das lässt sich durch die Einstellungen bei der Funktion «Absender« automatisieren). Fordern Sie Ihren Korrespondenzpartner auch einmal direkt dazu auf, Sie anzurufen, und teilen Sie die Uhrzeiten mit, zu denen Sie erreichbar sind. Um eine geschäftliche Beziehung dauerhaft stabil zu halten, genügt folgender Minimal-Mix: einmal pro Jahr eine persönliche Begegnung, alle drei Monate ein Telefonat und dazwischen Briefe, Faxe oder E-Mails.
    Sehen Sie den Telefonkontakt nicht nur als Erinnerung und Ermahnung (»Haben Sie schon meine Mail gelesen?«), sondern vor allem |138| als Möglichkeit zur emotionalen Ermunterung und Motivation. Das sind die Stärken des persönlichen Gesprächs! Drohen und drängen können Sie auch mit einer E-Mail.
     
    So optimieren Sie Ihre E-Mails Wenn Sie regelmäßig Telefonate und Auge-in-Auge-Gespräche einbauen, können Sie Ihre E-Mails knapp halten. Wenn Sie mehrere Anliegen haben, nummerieren Sie sie am besten durch, damit der andere nichts übersieht. Schreiben Sie am Schluss möglichst konkret, was Sie von Ihrem Gegenüber erwarten (Stellungnahme, Zusage, Termin, Korrektur, Zusendung von Unterlagen oder was auch immer).
    Wenn Sie sehr verschiedene Anliegen haben (von denen Ihr Mailpartner möglicherweise einige an andere Leute weiterleiten muss), dann teilen Sie sie unbedingt in mehrere Mails auf. Formulieren Sie in der Betreffzeile deutlich, worum es geht. Statt »Meeting« schreiben Sie lieber »Meeting am 11.11.: Konstruktionszeichnung mitbringen!«. So vereinfachen Sie die Mails auch für Ihre Kollegen.

|139| Zum Schluss: Haben Sie Geduld
    Wir hatten Ihnen versprochen, dass Sie mit den Tipps und Methoden in diesem Buch Ihren Arbeitsalltag gelassen meistern werden. Das geht - aber es geht nicht von heute auf morgen. Deshalb bitten wir Sie am Schluss, auch den Weg zum Ziel selbst in heiterer Gelassenheit zu gehen. Zu viele Menschen geben zu früh auf und verfallen zu schnell wieder in die gewohnten erlernten Muster der operativen Hektik.
    Der oberste Manager eines riesigen weltweit operierenden Konzerns hatte das gleiche Problem und hat daher in jahrelanger Arbeit ein Programm entwickelt, mit dem arbeitende Menschen zu innerer Ruhe und Geduld finden können. Er hat es immer mehr vereinfacht, bis es am Ende in zehn kurze Regeln passte. Der Manager, von dem die Rede ist, hieß Giuseppe Roncalli (1881 – 1963) und war unter dem |140| Namen Johannes XXIII. von 1958 bis zu seinem Tod Papst der katholischen Kirche. Er bezeichnete Heiterkeit, innere Ruhe und Hingabe an Gott als die drei Säulen seines Lebens.
    Entsprechend menschenfreundlich fallen seine »Zehn Regeln der Gelassenheit« aus. Sie gelten immer nur für einen Tag, nämlich für den, der gerade vor Ihnen liegt, und eignen sich deswegen besonders gut als kleine morgendliche Meditation. Besonders hilfreich sind die Regeln von Johannes XXIII. für etwas trägere Zeitgenossen, die hier die richtige Rezeptur aus Selbstmotivation und Selbstverpflichtung finden.
     
    1. Leben Nur für heute werde ich mich bemühen, einfach den Tag zu erleben – ohne alle Probleme meines Lebens auf einmal lösen zu wollen.
     
    2. Sorgfalt Nur für heute werde ich große Sorgfalt in mein Auftreten legen und vornehm sein in meinem Verhalten. Ich werde niemanden kritisieren. Ich werde nicht danach streben, |141| die anderen zu korrigieren oder zu verbessern – nur mich selbst.
     
    3. Glück Nur für heute werde ich in der Gewissheit glücklich sein, dass ich für das Glück geschaffen bin – nicht für die andere, sondern auch für diese Welt.
     
    4. Realismus Nur für heute werde ich mich an die Umstände anpassen, ohne zu verlangen, dass die Umstände sich an meine Wünsche anpassen.
     
    5. Lesen Nur für heute werde ich zehn Minuten meiner Zeit einer guten Lektüre widmen. Wie das Essen notwendig ist für das Leben des Leibes, ist eine gute Lektüre notwendig für das Leben der Seele.
     
    6. Handeln Nur für heute werde ich eine gute Tat vollbringen. Und ich werde niemandem davon erzählen.
     
    7. Überwinden Nur für heute werde ich etwas tun, wozu ich keine Lust habe. Sollte ich mich |142|