Simplify Your Life - Den Arbeitsalltag gelassen meistern

Daher lautet das Motto beim Thema Drucker: Je weiter weg, umso besser. Sehen Sie es als Fitness-Training an, wenn Sie ab und zu einen kleinen Gang zum Drucker machen müssen.
     
    Bildschirmposition Unter Gesundheitsaspekten ist es am besten, wenn Ihr Monitor seitlich zu einem Fenster steht. Haben Sie das Fenster hingegen im Rücken, gibt es lästige Spiegelungen auf dem Bildschirm. Blicken Sie am Monitor vorbei direkt auf ein Fenster, kann der Kontrast wiederum Augen- und Kopfschmerzen verursachen. Sie sollten sich zudem angewöhnen, nicht ununterbrochen auf den Bildschirm zu starren – schlechte Maschinenschreiber, die beim Tippen auf die Tasten gucken müssen, sind dabei gesundheitlich gesehen im Vorteil.
     
    Kabel Wilder Kabelsalat hinter oder unter Ihrem Schreibtisch ist nicht nur unschön, sondern |63| kann auch ungesunde elektromagnetische Felder aufbauen. Entwirren Sie (bei abgeschalteten Geräten) deshalb alle Kabel und fassen Sie sie mit Kabelbindern (aus dem Baumarkt) zu sinnvollen Strängen zusammen. Zu lange Kabel sollten Sie aufwickeln. Auf diese Weise können Sie die elektromagnetischen Felder minimieren.
     
    Arbeitsplatte Glänzend weiße oder schwarze Tischplatten sind wegen der extremen Farbgebung unterbewusst nervend. Wenn Ihr Schreibtisch so aussieht, verschaffen Sie sich mit einer unscheinbaren, mattgrauen Unterlage Erleichterung. Doppelt abzulehnen sind beschreibbare Unterlagen aus weißem Papier: Abgesehen von der ungünstigen Farbe verführen sie zum Herumkritzeln und machen so Ihre unmittelbare Sichtumgebung unruhig.

|64| So organisieren Sie sich selbst
    Mangelnde Selbstorganisation, Ablenkung durch Kollegen oder durch fehlende Selbstdisziplin – es gibt viele Faktoren, die einen geregelten Arbeitsablauf stören oder verhindern können. Ein effizientes Selbstmanagement und eine gute Arbeitsorganisation sind unerlässlich, um nicht im Chaos zu versinken – und das Gute ist: Sie sind erlernbar. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie sich selbst managen.

In fünf Schritten Arbeitsabläufe meistern
    Überlastet? Überfordert? Zu viel zu tun? Dann ist es um so wichtiger, das Richtige zu tun! Auch Sie können ein Meister oder eine Meisterin in der Kunst des gelassenen und |65| kontrollierten Arbeitens werden. Das ist die gute Botschaft von David Allen, der eine fünfstufige Methode zur Steuerung von Arbeitsabläufen entwickelt hat. Unzufriedenheit entsteht durch typische Schwachstellen auf einer dieser fünf Stufen. Ihre eigenen Schwachstellen können Sie beim Durchlesen dieses Fünf-Stufen-Programms aufspüren – und mit Hilfe unserer Tipps kitten.
     
    1. Erfassen Stellen Sie sich vor: Alles, was Sie tun und erledigen müssen, landet in einem Eingangskorb. Haben Sie diesen Korb leer gearbeitet, ist alles erledigt. Damit Sie nichts Wichtiges vergessen, kommt es darauf an, dass Sie alles 100-prozentig erfassen, also nichts »neben den Korb« legen. In der Realität haben Sie stets mehr als einen zentralen Eingangskorb: Arbeitsaufträge kommen per E-Mail, jemand erteilt Ihnen mündlich eine Anweisung, die Sie auf einen Zettel schreiben, und Sie versuchen sicher auch, sich einzelne »To-dos« auswendig zu merken.
    Der häufigste Fehler: Viele Menschen versuchen, das Erfasste zu »organisieren«. Sie |66| wollen schon jetzt Wichtiges von Unwichtigem trennen und eröffnen mehrere Eingangskörbe, zum Beispiel eine Schublade, in der »nicht ganz so Wichtiges« verschwindet (meistens für immer).
    Worauf es ankommt: Treffen Sie die Entscheidung erst in einem zweiten Schritt. Halten Sie die Zahl der Behälter klein: ein großer Eingangskorb; eine Pinnwand, an die alle Aufträge kommen; eine Kiste, in der alle zu reparierenden Gegenstände landen; ein Ordner in Ihrem E-Mail-Programm, in den Sie alle zu erledigenden Mails schieben. Dabei gilt immer das Motto: Kein Arbeitsauftrag ohne schriftliche Fixierung!
     
    2. Durcharbeiten »Kann ich etwas unternehmen?«, ist die Frage, die Sie nun jedem Stück in Ihrem Eingangskorb stellen. Lautet die Antwort »Nein«, können Sie es wegwerfen. Lautet die Antwort »Ja«, müssen Sie entscheiden, ob Sie es selbst machen oder delegieren. Bei der Entscheidung für »selbst machen« geht es wiederum um die Frage nach »sofort« oder »später«. |67| Faustregel: Alles, was in weniger als zwei Minuten zu schaffen ist, sollten Sie sofort erledigen.
    Der häufigste Fehler: Sie verzweifeln angesichts der riesigen Menge von Aufgaben. Sie sehen auf einen Blick,