Simplify Your Life - Endlich mehr Zeit haben

Ihre Aktivitäten (die »To-dos«), die einen festen Termin haben. Erfinden Sie hier Ihre eigenen Symbole für die Art der Erledigung (Telefon, Brief, Fax, E-Mail, Auftrag und andere, die für Ihren Beruf spezifisch sind).
     
To-do-Listen nicht ins Kalendarium. Allgemeine Aufgaben überträgt man in herkömmlichen Zeitplanern meist wie eine Strafarbeit von einem Tag auf den anderen. Eine bessere Lösung: Schreiben Sie, was zu tun ist, auf eine separate Seite ganz vorn in |81| Ihrem Zeitplanbuch. Anfangs bedarf es einer gewissen Gewöhnung, dass Sie Ihre Aufgaben nicht täglich vor sich sehen, sondern dazu die Extraseite aufschlagen müssen. Aber Sie werden bald den Fortschritt merken: Sie bestimmen selbst, was gemacht wird – und nicht mehr Ihr Zeitplanbuch! Ihr Zeitwerkzeug soll Ihnen nicht sagen, was Sie heute wieder nicht geschafft haben, sondern es soll Sie ermutigen.
Denken Sie in Wochen. Planen Sie Ihre Arbeit ganz natürlich von einem Sonntag zum nächsten. Versuchen Sie, am Wochenbeginn »ranzuklotzen«, um sich für Donnerstag und Freitag etwas Muße zu verschaffen.
Nutzen Sie Ihr Register neu. In vielen Terminplanern oder Ringbuchkalendern bleibt das A–Z-Register unbenutzt, weil alle wichtigen Nummern im Handy gespeichert sind oder die Daten am PC aktualisiert und die Ausdrucke ins Zeitplanbuch geheftet werden. Ein nicht |82| genutztes oder ein (falls genug Platz ist) zusätzliches A–Z-Register bietet Ihnen ungeahnte Möglichkeiten. Hier können Sie alle Ideen und Informationen übersichtlich alphabetisch ablegen. Wenn Sie Ihr Buch stets bei sich haben, ist es egal, ob Sie Ihre Ideen am Schreibtisch, im Restaurant, bei Wartezeiten, in der Bahn oder zu Hause haben. Register aufklappen, eintragen, fertig. Hier einige Anregungen:
Den Buchtipp, den Sie gerade gehört oder gelesen haben, notieren Sie unter B;
CDs, deren Titel Sie jedes Mal vergessen haben, wenn Sie an einem Plattenladen vorbeikommen, kommen unter C;
Fragen für den nächsten Elternabend schreiben Sie unter E;
Geschenkideen sammeln Sie bei G;
Argumente und Ideen für Ihre nächste Vereinssitzung am 10.11. finden sich unter »V« (geben Sie zusätzlich im Kalenderteil beim 10.11. an, dass Sie hierzu Notizen unter V gesammelt haben);
Größen für Kinderbekleidung tragen Sie unter den Anfangsbuchstaben der Namen Ihrer Kinder ein.
    |83| Erledigtes streichen Sie durch. Komplett abgestrichene Blätter werfen Sie weg und ersetzen Sie durch neue leere. Schreiben Sie dauerhafte Notizen (»Geschenkideen«) und solche mit Verfallszeit (»Georgs Hochzeit«) auf verschiedene Blätter, das erleichtert das Aussortieren.

Papier versus Elektronik
    Wann lohnt sich ein elektronischer Organizer und wann nicht? Ist das klassische Zeitplanbuch out? In vielen Firmen sieht man junge smarte Angestellte mit schicken spielkartengroßen, elektronischen Organizern, so genannten Palmtops oder PDAs (Personal Digital Assistants). Fachzeitschriften und Organisationsexperten haben mehrfach die digitalen und die herkömmlichen Systeme gegeneinander getestet. Die Ergebnisse der Tests stimmen in etwa überein: 3 zu 2 fürs Papier.
    Eine Stärke elektronischer Organizer liegt in der Terminverwaltung. Haben Sie den |84| Bogen erst einmal heraus, ist die vernetzte Terminplanung auf dem PC und die anschließende Übertragung auf den PDA eine elegante Sache. Termine lassen sich bequem verschieben und mit anderen abgleichen. Beim Zeitplanbuch bedarf es dazu eines Anrufs oder Gesprächs, und Durchgestrichenes sieht im Büchlein hässlich aus. In manchen Firmen kann der Vorteil allerdings ins Gegenteil umschlagen, wenn Sie am Morgen in Ihren elektronischen Kalender schauen und mit Terminen konfrontiert sind, die Ihnen jemand ungefragt in Ihren Tagesplan gewürgt hat. Das ist eine Unsitte. Prinzipiell sollte gelten: Termine werden nicht von oben diktiert, sondern angefragt.
    Alphabetisches Sortieren im handgeschriebenen Register bezieht sich nur auf den Anfangsbuchstaben, oder man druckt sich (eher umständlich als kunstvoll) ein PC-Verzeichnis im Zeitplanerformat aus. Im PDA lässt sich eine Adresse auch dann mühelos finden, wenn Sie nicht mehr genau wissen, ob Sie Herrn Zirngibl von der Firma Apple unter Z oder A abgelegt haben. Korrekturen |85| sind (vorausgesetzt, Sie kennen alle Kniffe) elegant zu erledigen, im papiernen Verzeichnis dagegen müssen Sie radieren oder darüberschreiben.
     
    Die Stärken der Papierform Für visuelle Menschen ist ein PDA eine traurige