Starthilfe für Freiberufler

bitten. Bedenken Sie, dass ein Vorsteuerabzug aufgrund einer berichtigten Rechnung erst zu dem Zeitpunkt geltend gemacht werden kann, an dem die neue Rechnung auch tatsächlich vorliegt.
    Muster: Bitte um Rechnungsberichtigung
    Sehr geehrter Herr Schmidt,
    vielen Dank für Ihre Rechnung vom 5. Februar 2010 (Rechnungsnummer: LG/123456). Leider entspricht der Ausweis Ihrer Mehrwertsteuer nicht den gesetzlichen Vorgaben. Außerdem haben Sie den Leistungszeitraum vergessen. Bitte schicken Sie mir bis zu dem von Ihnen genannten Zahlungstermin eine korrekte Rechnung, sonst kann ich Ihnen nur den Nettobetrag überweisen.
    Freundliche Grüße
Kann ich die Rechnung per Mail senden?
    Wenn etwas für Erleichterung am Arbeitsplatz steht, dann sind es die schnellen Übertragungswege, die E-Mails heute bieten. Doch gilt dies auch für Rechnungen? Leider nein, bei auf elektronischem Weg übermittelten Rechnungen ist Vorsicht geboten. Oftmals werden beispielsweise Rechnungen, die als E-Mail-Anhang eingehen, ausgedruckt und in Papierform abgeheftet. Aus steuerlicher Sicht wird dies jedoch nicht als gültige Eingangsrechnung anerkannt. Die Folge: Der Anspruch auf Vorsteuerabzug erlischt gemäß § 15 Abs. 1 UStG. Denn man geht davon aus, dass elektronisch versandte Rechnungen leichter manipulierbar sind.Nur wenn die „Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts“ durch eine qualifizierte digitale Signatur gewährleistet ist, ist der Vorsteuerabzug möglich.
    Praxistipp
    Sind Ihre Rechnungsempfänger ausschließlich Privatleute, dann können Sie Ihre Rechnungen ohne Probleme weiterhin per Mail schicken. Aber auch hier gilt: Versenden Sie Ihre Rechnung am besten als PDF mit Schreibschutz, um eine Manipulation auszuschließen.
    Das Prozedere rund um die elektronische Signatur ist sowohl für Rechnungsteller als auch für Rechnungsempfänger etwas aufwendig. Als Rechnungsteller müssen Sie über eine geeignete Software verfügen, die Ihre Dokumente elektronisch signieren kann. Viele Fakturaprogramme bieten diese Funktion mittlerweile an. Daneben benötigen Sie noch die Zustimmung Ihres Geschäftspartners, dass Sie ihm elektronische Rechnungen senden dürfen.
    Als Rechnungsempfänger sind Sie verpflichtet, die Signatur zu prüfen. Dazu finden Sie im Internet Softwaretools, die Sie entweder herunterladen oder mit denen Sie die Signaturprüfung online durchführen können (etwa den digiSeal reader). Darüber hinaus müssen Sie folgende Daten zehn Jahre lang archivieren:
 
    Rechnung in elektronischer Form (nicht als Ausdruck)
 
    die entsprechend qualifizierte elektronische Signatur inklusive des darin enthaltenen Signatur-Prüfschlüssels
 
    Prüfbericht der Signaturprüfung
Wenn der Kunde nicht zahlt
    Der Auftrag ist abgearbeitet, die Rechnung gestellt, vom Honorar wollen Sie sich endlich das neue Notebook leisten, das Sie schon die ganze Zeit im Laden anlächelt. Zwei Wochen vergehen, drei, vier – auf Ihrem Konto ist noch immer gähnende Leere.
    Was nun kommt, ist oftmals eine Gratwanderung. Sie benötigen das Geld, weil Ihre Ausgaben natürlich auch weiterlaufen. Auf der anderen Seite wollen Sie den Kunden nicht verprellen, vor allem wenn Sie schon lange und gut mit ihm zusammenarbeiten und auf weitere Aufträge hoffen. Hier hilft oft schon der Griff zum Telefonhörer.
    Praxistipp
    Gerade bei größeren Unternehmen kann es mal vorkommen, dass eine Rechnung unterwegs hängen bleibt, zum Beispiel weil Sie den Auftraggeber nicht notiert haben, der direkte Auftraggeber gerade im Urlaub ist und das Ganze nicht abzeichnen kann oder Ähnliches. Gerade hier ist es sinnvoll, telefonisch nach dem Verbleib der Rechnung zu fragen.
    Bei allen anderen Kunden ist es ratsam, sie noch einmal an den ausstehenden Betrag zu erinnern, bevor Sie schwerere Geschütze auffahren. Sie können aber auch sofort ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, sobald sich der Kunde im Verzug befindet, wenn er also nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung gezahlthat. Dazu benötigen Sie keinen Rechtsanwalt (mehr Infos unter www.online-mahnantrag.de). Sollten Sie sich jedoch nicht sicher fühlen, ist es sicherlich besser, anwaltliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ob Sie diesen Aufwand wirklich betreiben wollen, hängt natürlich von der Höhe des