Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

gelingt, beenden Sie das Thema, erfassen das Zwischenergebnis und schließen den Punkt im nächsten Meeting ab.
Beenden Sie die einzelnen Themen grundsätzlich mit Zwischenresultaten. Resümieren Sie das Wesentliche: Was können Sie als Ergebnis festhalten? Welche Zielsetzung folgt daraus? Was muss bis wann getan werden, um Ziele und Zwischenziele zu erreichen? Wer ist dabei für was zuständig?
Machen Sie Pausen. Eine Stunde ist die Maximaldauer für effizientes Arbeiten. Legen Sie vorher jedoch nicht den genauen Zeitpunkt der Pausen fest! Bereits zehn Minuten vor der geplanten Unterbrechung sind Aufmerksamkeit und Konzentration bei den Teilnehmern meistens dahin. Die Zuhörer bleiben jedoch die ganze Zeit aufmerksam, wenn sie die Pausenzeiten vorher nicht kennen. Schlagen Sie einfach dann eine Pause spontan vor, wenn ein größeres Thema abgeschlossen wurde.
Kanalisieren Sie den Mitteilungsdrang! Teilnehmer, die vom Thema abweichen, führen Sie zum Kern zurück. Sind gleich mehrere Schnattermäuler zugegen, hilft nur ein Mittel: Redezeiten begrenzen.
Ermutigen Sie die Schweigsamen. Sprechen Sie diese gezielt an und bitten Sie ausdrücklich um deren Meinungsäußerung.
Beenden Sie das Meeting mit einer Zusammenfassung. DieTeilnehmer sollen das Gefühl haben, dass die Besprechung erfolgreich war.
Fassen Sie die Ergebnisse in einem Protokoll zusammen. Formulieren Sie ein klares Besprechungsergebnis. Schreiben Sie auf, wer was bis zu welchem Termin erledigen muss und wann ein Zwischenbericht nötig ist. Halten Sie die Abgabe- und Zwischenberichtstermine!
Wenn ein Teilnehmer seiner Aufgabe nicht nachgekommen ist
    Tragen Sie die Ergebnisse beim nächsten Meeting vor. Scheuen Sie nicht davor zurück, Negatives anzusprechen. Ist ein Mitarbeiter seiner Pflicht nicht nachgekommen, ist das auch ein Ergebnis. Sie müssen niemanden an den Pranger stellen, sollten aber mit Ihrer Enttäuschung nicht hinterm Berg halten. Formulieren Sie diplomatisch: «Herr Zauderer wird, denke ich, seine Ergebnisse per E-Mail an sämtliche Teilnehmer nachreichen! Möchten Sie dazu noch etwas sagen, Herr Zauderer?»
Ein Tipp, der Ihnen viel Zeit spart
    Mit der Methode 635 kürzen Sie die Ideenfindungsphase in Meetings erheblich ab. So funktioniert sie:
Setzen Sie sechs Personen an einen Tisch. Jede erhält ein Blatt, auf dem die Frage beziehungsweise das Problem steht.
Lassen Sie drei Lösungsvorschläge gut lesbar auf das Blatt schreiben.
Lassen Sie jeder Person fünf Minuten Zeit.
Sorgen Sie nach Verstreichen der fünf Minuten dafür, dass jeder das Blatt im Uhrzeigersinn an den Nachbarn weiterreicht. Angeregt durch die Vorschläge, die der erste Teilnehmer bereits auf dem Blatt notiert hat, schreibt der zweite weitere Ideen dazu und ergänzt damit die vorhandenen.
Schon beim Start haben Sie 6 x 3 = 18 Vorschläge! Nach einemDurchlauf – bei nur einem zusätzlichen Vorschlag – sind es bereits 24 Lösungsideen. Und das nur in einer halben Stunde!
Auch die Raumfrage entscheidet über den Erfolg
    Die Beantwortung der Frage, welcher Ort für Ihr Meeting der geeignete ist, dürfen Sie nicht dem Zufall überlassen. Die Raumauswahl hängt ab von der Länge der Besprechung, der Anzahl der Teilnehmer und gegebenenfalls der Image-Wirkung gegenüber Außenstehenden. Hier gilt es bestimmte Faustregeln zu beachten:
Suchen Sie für zwei bis fünf Personen einen Raum von mindestens zehn Quadratmeter Größe aus. Pro fünf Teilnehmer mehr planen Sie jeweils zehn Quadratmeter extra ein.
Wählen Sie einen Raum mit quadratischer oder auch leicht rechteckiger Form, aber keinen Schlauch: Lange schmale Räume sind ungeeignet, da der Moderator die letzten Reihen nicht im Blick hat und zudem ständig geradeaus schauen muss.
Durch ausschließlich künstliche Beleuchtung ermüden die Teilnehmer schneller. Wählen Sie daher einen Raum mit Tageslicht. Prüfen Sie auch, ob sich die Fenster öffnen lassen. Nicht nur Wachskerzen, auch Teilnehmer an Meetings benötigen regelmäßige Sauerstoffzufuhr zur Erleuchtung.
Bei der Bestuhlung haben Sie die Wahl zwischen der parlamentarischen Anordnung (Reihenbestuhlung mit vorgelagerten Tischen), der Blockform (die Tische werden so zusammengerückt, dass sie mehrere kleine oder einen großen Block bilden) oder der aus dem Schulunterricht bekannten U-Form. Eine Alternative wäre die Variante komplett ohne Stühle.
Es müssen nicht immer Stühle sein
    Besprechungen können Sie auch an Stehtischen abhalten. Da niemand lange in der