Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

unbequemen Position verharren will, werden Sie viel Zeit sparen. Eine Studie mit 111 Testgruppen an der University of Missouri belegt: Konferenzen ohne Stühle sind um ein Drittel kürzer als Sitzbesprechungen. Hinzu kommt der Effizienz-Bonus: Die Steher waren mit den Ergebnissen weitaus zufriedener als die Sitz-Gruppen. Die Steh-Alternative bietet sich allerdings nur für interne Beratungen an.
Stellen Sie im Vorfeld Regeln auf!
    Ihre Meetings werden effizienter, wenn Sie rechtzeitig Regeln aufstellen. Diese werden an die Einladung angehängt. Beachten Sie aber, dass Auswärtige dies als Bevormundung empfinden könnten. Versenden Sie die Richtlinien daher nur an Mitarbeiter Ihres Unternehmens – und an solche Personen von außerhalb, zu denen Sie enge Beziehungen pflegen beziehungsweise mit denen Sie auf wirklich vertrautem Fuße stehen. Ihre Meeting-Regeln könnten wie folgt lauten:
Die Besprechung beginnt pünktlich, und der geplante Endtermin wird eingehalten.
Alle Teilnehmer sind gut auf die Besprechung vorbereitet.
Jeder kennt den Grund und die Ziele der Besprechung und weiß, warum er dabei ist.
Die Regeln erfolgreicher Gesprächsführung werden von allen beachtet: Wir fassen uns kurz. Wir hören aktiv zu. Wir lassen andere ausreden. Wir formulieren unsere Beiträge verständlich. Wir bleiben sachlich. Wir schweifen nicht vom Thema ab. Wir verwenden keine Killerphrasen.
Beschlüsse werden eingehalten, Hausaufgaben werden gemacht.

    Ziel Ihres Besprechungsmanagements sollte sein, dass die Teilnehmer ihr Wissen und ihre Kreativität optimal und frei von Störungen in jedes Meeting einbringen können.

Mehrere Chefs
    Das Zweierteam Sekretärin und Chef
wird es in Zukunft nicht mehr geben.
    Einschätzung des Fachmagazins «Assistenz & Sekretariat inside»
    Wenn Sie für zwei oder drei Chefs oder Chefinnen arbeiten, sind Sie gezwungen, mit allen zu kooperieren. Trachten Sie danach, jeden dieser Vorgesetzten als gleichberechtigt anzusehen und zu behandeln. Eifersüchteleien dürfen erst gar nicht aufkommen; aus eventuellen Grabenkämpfen müssen Sie sich strikt heraushalten.
Zwei Kardinalprobleme
    Bei der Zusammenarbeit mit mehreren Chefs treten häufig diese beiden Probleme auf:
Erstens: Ihre Chefs stehen unter starkem Zeit- und Termindruck, Sie bekommen von allen Seiten Aufgaben mit höchster Priorität übertragen.
Die Lösung: Bitten Sie Ihre Chefs zum gemeinsamen Gespräch. Bringen Sie eine Aufstellung Ihrer täglichen Aufgaben mit. Die sollte einen Monat abdecken und genau zeigen, welche Aufgaben Sie für welchen Chef mit welchem Zeitaufwand erledigen. Jetzt wissen alle, wo die Engpässe sind. Regen Sie eine wöchentliche gemeinsame Planung im Team an. So ist jeder informiert – und Sie wissen, welche Aufgaben in dieser Woche für welchen Chef anstehen.
Zweitens: Ihre Chefs tragen Machtkämpfe auf Ihrem Rücken aus. Jeder misst seine Bedeutung daran, ob Sie seine Aufgaben zuerst erledigen.
Die Lösung: Bleiben Sie neutral und halten Abstand. DelegierenSie bei Konflikten die Prioritätenentscheidung an Ihre Chefs zurück: «Dr. Meyer hat mich gebeten, die Präsentation für ihn fertigzustellen. Falls die Quartalszahlen für Sie Vorrang haben, bitte ich Sie, das mit Dr. Meyer zu klären. Dann werde ich Ihre Aufgabe gern vorrangig behandeln. Ich selbst kann das nicht entscheiden.»
Fünf Grundregeln
    Für eine reibungslose Kooperation mit mehreren Chefs empfiehlt sich die konsequente Einhaltung einer Handvoll Grundregeln:
Lassen Sie sich nicht in Machtspielchen hineinziehen. Bestehen Sie notfalls auf einer gemeinsamen Aussprache aller Beteiligten. Bleiben Sie neutral, ergreifen Sie niemals Partei. Bevorzugen Sie niemanden. Seien Sie zu allen gleich freundlich.
Sorgen Sie für klare Absprachen und regelmäßige Teambesprechungen – mindestens einmal pro Monat! So weiß jeder der Vorgesetzten über Ihr Arbeitspensum Bescheid.
Stellen Sie klar, wie viel Zeit Sie für jede Ihrer Tätigkeiten brauchen. Lassen Sie dies sämtliche Chefs wissen. Und bauen Sie Puffer ein!
Vereinbaren Sie in den Teambesprechungen Prioritäten. Halten Sie das Ergebnis im Protokoll fest. Lassen Sie es von allen unterzeichnen.
Wählen Sie für jeden Chef andersfarbige Ordner und Hüllen aus.

    Eifersucht, fand der französische Schriftsteller Henry de Montherlant, sei ein Dienstmädchengefühl. Sie müssen darauf Acht geben, dass daraus kein Dienstherrengefühl wird.

Multitasking
    Wenn jeder Mensch in Deutschland eine Stunde am Tag
ohne