Wer stiehlt meine Zeit

anlegen. Der Ordner hält für drei Monate vor , was eventuell nochmal wichtig werden könnte. Ältere Dokumente können Sie dann getrost löschen.
    Erfahrungsgemäß werden noch nicht mal fünf Prozent der Dokumente aus diesem Order jemals wieder gebraucht. Das Risiko, etwas zu verpassen, ist relativ gering. Wichtige Themen kommen sowieso meist von alleine wieder hoch durch andere Personen.

Der Sortier-Affe
     
    Kennen Sie den Sortier-Affen?
    Der Sortier Affe ist ganz fleißig . Er sitzt vor seinem Computer, liest eingehende Emails und sortiert Emails und Dokumente. Hierfür hat sich der Affe ein ausgefeiltes System aus Ordnern und Unter-Ordnern in seinem Email Programm geschaffen , und natürlich auch auf der Festplatte . Es sind soviel e Ordner , dass der Affe ständig d amit beschäftigt ist, die Ord n er aufzuklappen, h och und runter zu schieben, einzuklappen , in i hnen zu suchen, Anhänge zu speichern, und Emails hin und her zu kopieren . Der Affe hat sich sehr viele Gedanken gemacht , wie er seine Welt in Ü ber - und Unterordner einteilt , und passende Namen gefunden , auch wenn sich die Themen in Wirklichkeit oft überlappen. D er Affe ist sehr beschäftigt mit dieser Verzeichnisstruktur. Wenn er eine ältere Email sucht, klapper t er Ord ner für Ordner ab, je nachdem wo er die Email vermutet, bis er das Schriftstück gefunden hat. Der Sortier- Affe ist abends oft erschöpft, weil er tagsüber so fleißig ist. Manchmal fragt er sich, was er eigentlich geschafft hat an diesem Tag. Seine Computer- Maus wird von ihm jeden Tag zur Verzweiflung gebracht , und möchte am liebsten weglaufen . Aber sie ist am Kabel gefesselt.
    Seien Sie kein Sortier-Affe. Reduzieren Sie Ihre Ordner auf fünf Stück , und maximal zwei Unter- Ebenen.
    Denn: Die heutigen Email Programme und Betriebssysteme haben Suchmaschinen. Und diese Suchmaschinen könne n alle schneller laufen als Sie.
    Ich empfehle, auf folgende Orderstruktur zu vereinfachen:
    Privat
Urlaubsbuchungen
Liebes briefe
Fotos
Steuer
Kontakte
    Verwaltun g
Arbeitsvertrag
Reisekostenabrechnung
Vorschriften
Telefonverzeichnis
Themenspeicher
    Projekte
Meetingunterl agen
Zeitpläne
Ressourcen
Fü r jedes Projekt ein Unterordner
    Tagesgeschäft
Berichtswesen
Marketi ng
Einkauf
Verkauf
Produktion
Technik
Für jede wichtige Funktion ein Unterorder.
    Teamführung
Bewerbungen
Mitarbeitergespräche
Beurteilungen
Zeugnisse
Organisationsdiagramme
Gehaltstabellen
    Ich habe bei vielen Mitarbeiten im Büro unglaublich umfangreiche Verzeichnisstrukturen gesehen. Der Tipp mit dem Sortier-Affen hat mir regelmäßig enormen Beifall gebracht. Schonen Sie Ihre Maus.

Meistern Sie Meetings
     
    Alle klagen über zu viele Meetings. Vor allem diejenigen, die selber Meetings aufsetzen und die Zeit anderen Menschen verschwenden .
    Dabei können Meetings ein wichtiges Instrument sein , um ohne viel Email- Verkehr schnell einen Schritt weiter zu kommen , oder einen Konflikt zu lösen . Man muss nur wissen wie.
    Vereinbaren Sie im Team neue Meeting-Regeln
    Vermeiden Sie Meeting Serien. Es gibt zwar gute Gründe , ein wöchentliches Meeting mir dem Chef, dem (Projekt-)Team, und jedem direkten Mitarbeiter zu vereinbaren . Stellen Sie jedoch jede andere Meeting-Serie in Frage. Das Mittagessen mit dem Kollegen, den Jour Fix mit der Personalabteilung, das monatliche Abstimmungsmeeting mit der Fachabteilung. Klar, Sie werden empörte Reaktionen bekommen. Man wird Sie hinterfragen, behaupten Sie wären wichtig für das Meeting, und es war ja schon immer so. Werben Sie für Verständnis , erklären Sie , dass Sie sonst Ihren Job nicht richtig machen können, und bieten Sie Alternativen wie kurzes Telefonat oder Bündelung mit anderen Meetings.
    Wenn Sie sich freimachen, sind Sie auch leichter für spontane Treffen zugänglich , ihr Kalender ist zu humanen Tageszeiten frei, und Sie haben Zeit für Meetings , wenn s ie wirklich gebraucht werden. Falls Sie viel Wide rstand bekommen, können Sie ja eine Probezeit vereinbaren , oder zumindest die Frequenz reduzieren.
    Identifizieren Sie sinnlose Meetings, indem Sie regelmäßig Ihren Kalender für die nächsten 2-3 Wochen aufräumen, zum Beispiel am Freitag . Sagen Sie Meetings ab, wenn Sie verreist sind , damit andere Kalender frei werden . Löschen Sie jour fixe. Verzichten Sie aus Fairness auch auf leer e Blöcke . Die se Blöcke machen Sie unflexibel und schwer zu buchen. Am Ende findet niemand bei Ihnen tagsüber einen Slot,