Wer stiehlt meine Zeit

Ort für eine Aufgabe , wei l sie da erstmal isoliert wartet . Wie e in Parkplatz ohne Beleuchtung.
    Die meisten Aufgaben werden heutzutage im Team erledigt. Hierfür eignet sich der Themenspeicher viel besser. Sie werden jetzt sagen, dass dieser Speicher auch nur eine Todo-Liste ist. Sie haben natürlich Recht . Aber er ist eine viel bessere Todo-Liste, weil die Aufgaben nicht mehr auf ihre „Entdeckung“ warten, sondern mit anderen Personen verknüpft sind und damit automatisch sortiert und abgerufen werden. Außerdem zwingt Sie der Themenspeicher , schon beim Vermerken der Aufgabe als Todo , sich zu überlegen , wen Sie dafür brauchen oder an wen Sie es delegieren können . Und es geht noch effizienter:
    Denken Sie sofort ans Endprodukt
    Was heißt das? Schalten Sie die Todo-Liste als Zwischenparkplatz aus, und fangen Sie gleich mit dem an, was eigentlich ihr Ziel ist. Beispiele:
    Wenn Ihnen ein Freund einen Buchtipp gibt und Sie das Buch auch kaufen wollen, weil Sie I hrem Freund vertrauen, dann setzten Sie das Buch nicht auf eine n Zettel, der später rumfliegt . Gehe n Sie direkt ins Internet mit Handy oder PC, und legen das Buch direkt in den Warenkorb. Warum auf einer passiven Liste zwischenparken? Der Warenkorb im Internet ist aktiver , er kann Ihnen das Buch nämlich mit einem Klick liefern.
    Wenn Sie in einem Meeting die Aufgabe erhalten, bei einer anderen Person eine Information einzuholen, schreiben Sie nicht als Todo auf „Bei Herrn Meier Jahresbericht anfragen“. Öffnen Sie stattdessen gleich eine leere Email, in der Sie Herrn Meier in die Adresszeile setzen, und im Betreff „Anfrage Jahresbericht“ tippen. Den Email Text können Sie ja nach dem Meeting ergänzen , wenn Sie dafür mehr als zwei Minuten brauchen. Sie lassen die angebrochene Email einfach während de s Meetings offen und versenden s ie später. Warum auf einer passiven Liste zwischenparken? Das Email Formular ist aktiver, es kann Ihnen den Jahresbericht mit einem Klick liefern.
    Wenn Sie in einem Vorstellungsgespräch einen Bewerber haben, notieren Sie nicht in einem Notizblock Stichwörter, um dann später einen Bericht zu schreiben. Öffnen Sie stattdessen gleich ein leeres Formular für den Bericht, und schreiben Sie gleich ins Reine. Wenn der Bewerber den Raum verlassen hat, können Sie noch ein paar Felder ausfüllen und dann gleich komplett versenden . Ich gebe zu, das verlangt ein wenig Übung, aber es ist lernbar.
    Wenn Sie ein Strategiedokument schreiben wollen, und in einem Brainstorming die Strategie im Team entwickeln, umgehen Sie auch hier idealerweise wieder alle unnötigen Zwischenschritte. Öffnen Sie gleich ein Dokument „Strategie“ und halten Sie die Stichwörter aus dem Meeting fest, arrangieren Sie die wichtigen Passagen, und finden Überschriften. Das nennt man iterative Weitere ntwicklung. So haben Sie immer ein Arbeitsdokument, was langsam wächst und jeder zeit als „work in progress“ verschickt werden kann , falls ihr Chef mal einen Zwischenstand möchte. Unternehmensberatungen arbeiten so. Selbst wenn noch gar keine Daten da sind, wird eine Storyline entworfen , basierend auf Hypothesen, die später von Daten gestützt werden. Falls die Daten überraschend andere Erkenntnisse bringen, kann man immer noch diesen Teil der Story ändern.
    Ansonsten eignet sich auch Ihr Email Program als lebende Todo-Liste. Der Trick ist nur, die unbear beiteten Emails nicht über den s ichtbaren Bereich hinaus wachsen zu lassen. Eine Todo-Liste kann nur ef fektiv sein, wenn sie maximal zwanzig Elemente hat. Mehr kann das Auge nicht mit einem M al erfassen und priorisieren , schon gar nicht , wenn ein Verschieben mit Rollbalken notwendig ist . Daher nutzen Sie mutig den Datenfriedhof, löschen fleißig, konfigurieren Spam Filter und Verschiebungsregeln.
    Ich empfehle insbesondere den Einsatz von drei farblichen automatischen Markierungsregeln , je nach Absender :
    Rot : Chef
    Blau : Mitarbeiter
    Grau : U nwichtig, etwa B estellbestätigungen vom V ersand , abonnierte Nachrichten .
    Alle anderen Emails erscheinen wie gehabt in schwarz.

Profi-Tipps
     
    Dieses Kapitel vereint die Top Tipps, die die absoluten Profis nutzen . Sie sind nicht f ür den Anfänger geeignet, weil s ie voraussetzen, dass man sich sonst schon recht gut optimiert hat und eine hohe Disziplin besitzt .
    Schreiben Sie Emails und Dokumente direkt auf Englisch.
    Auch wenn es affig wirkt , einem deutschem Empfäng er eine englische Email zu schr e i