Wer stiehlt meine Zeit

Abteilungsleiter eine Email schicken mit Bitte um Meldung der Daten für sein Team , müssen Sie alle Antworten empfangen, ablegen, erinnern, Falschmeldungen zurückweisen, Daten raus kopieren , und dann daraus kurz vor Abgabe eine Statistik bauen. Sattdessen könn t en Sie auch gleich ein zentrales Tabellenkalkulationsblatt „leer“ auf einem Server ablegen, wo die Abteilungsleiter ihre Daten direkt in einen zugewiesenen Zahlenbereich eintragen. Sie können das Blatt so gestalten, dass nur Zahlen erlaubt sind, ein Beispiel geben, und sogar das Endprodukt andeuten. Dies geschieht, indem Sie vorab Summenformeln ergänzen, so dass sich die Statistik kontinuierlich von selbst aktualisiert. Sie müss en nur den Stein per email ins R o l len bringen, und können am Stichtag für die Dateneingabe ihre Statistik direkt übernehmen.
    Lassen Sie sich überlappend buch en
    Bei Meetings über einer Stunde können Sie probieren, sich doppelt buchen zu lassen. Klingt frech, ist aber sehr effektiv, sogar für andere. Sie werden ja nicht in jedem Meeting von Anfang bis Ende gebraucht. Wenn Sie ankündigen, dass Sie nur einen Teil des Meetings anwesend sein können, lässt sich oftmals einen Tagesordnungspunkt tauschen . Sie sparen selber Zeit, aber vor allem sind Sie auch für A ndere wieder besser verfügbar, weil ein größerer Teil ihres Kalenders frei ist.
    Verschieben Sie n icht auf den letzten Tag
    Das Verschieben von wichtigen Terminaufgaben kann unbeabsichtigte Folgen haben. Wenn Sie am Tag vor der Abgabe krank werden, dann haben Sie keinen Puffer mehr. Entweder die Aufgabe kann nicht gemacht werden, oder jemand anders muss für Sie einspringen. Und das kostet Punkte, wenn Sie jemals wieder et was von dieser Person brauchen. Es gibt noch weitere Vorteile einer frühen Bearbeitung. Sie haben mehr „ Bremsstrecke “, falls die Aufgabe länger dauert. Falls die Aufgabe aus einem Meeting oder durch ein Ereignis entstand, sind die Details zeitnah noch besser im Kopf. Und: Sie haben Zeit für eine Qualitätskontrolle, die Sie eventuell sogar mit ein bisschen Zeitabstand machen, dann sehen Sie die Fehler besser.
    Stellen Sie ihre Abläufe regelmäßig in Frage
    Wir alle sind Gewohnheitstiere. Wir stellen ungern unsere eigene Arbeit in Frage. Aber es kann sich sehr lohnen, zumindest einmal pro Jahr. Vieles ist schon nach kurzer Zeit veraltet, nicht mehr notwendig, oder wurde von A nderen inzwischen besser gelöst. Ich empfehle, dass Sie sich regelmäßig die folgenden Fragen stellen:
    Ist diese Aufgabe noch notwendig?
    Was würde passieren wenn ich diese Aufgabe einfach mal ausfallen lasse?
    Wie viel Wert stiftet diese Aufgabe im Vergleich zu anderen Aufgaben?
    Für wen mache ich diese Aufgabe , und wie ist sein Feedback ?
    Wann habe ich das letzte Mal gefragt, ob die Aufgabe auf diese Weise oder in dieser Häufigkeit erledigt werden soll?
    Lässt sich diese Aufgabe automatisieren?
    Lässt sich diese Aufgabe mit anderen Aufgaben zusammenlegen?
    Kann ich diese Aufgabe jemand anderem übertragen?
    Lässt sich diese Aufgabe gedanklich so in Einzelschritte zerlegen, so dass eine andere Anordnung der Einzelschritte effizienter ist ?
    Sinn und Unsinn von Aufgaben Priorisierung
    Die meisten Zeitmanagement Bücher empfehlen umfangreiche Methoden zur Priorisierung der Arbeit. Ich fand diese Abschnitte immer relativ langweilig und mühsam. Priorisierung macht irgendwie keinen Spaß, und ist noch eine Extra Aufgabe für sich, zusätzlich . Trotzdem macht Priorisierung in Maßen natürlich Sinn. Bei einem Wasserrohrbruch sollten Sie das Strategiemeeting durchaus kurz unterbrechen.
    Man teilt Aufgaben grundsätzlich ein in wichtig/unwichtig und dringend/verschiebbar. In der Theorie bearbeitet man dann zuerst die Aufgaben, die wichtig und dringend sind.
    In der Praxis lässt diese Methode jedoch oft kleine Aufgaben „verhungern“ , obwohl sie eventuell für andere wichtig sind , und auch mentale Kapazität einnehmen. Auch die kleinen Tätigkeiten müssen ja gespeichert, verwaltet, priorisiert und regelmäßig neu auf Wiedervorlage im Kalender gesetzt werden. Die Verzögerung ruft Nachfragen hervor, die zusätzlich bearbeitet werden müssen. Hier entsteht also eine Spirale .
    Ich rate eher zur zwei Minuten Regel , und dem Prinzip „Keine Verneblung durch Kleinkram“. Nur wenn der Email Eingang wieder frei ist, der Tisch aufgeräumt, alle Klebezettel verschwunden sind, haben Sie mit einem Wimpernschlag Übersicht, was überhaupt ansteht.