Bearbeitung weiterleitet, dann verursacht er eventuell eine hohe Zeitverschwendung. Denn jedes Teammitglied muss die Teile ja erstmal sichten, verstehen, an Chef oder Kollegen Rückfragen stellen , Irrwege gehen, feststellen dass es so keinen Sinn macht . Im schlimmsten Fall liefert das Team einfach eine Thema-Verfehlung ab oder gibt den Fehler an die nächste Abteilung weiter . Ich habe diesen Fehler oft bei Managern beobachtet, und auch oft selber gemacht. Ich war zu faul, habe die Email einfach weitergeleitet. Der Fehler suchte mich dann später heim, gerne kurz vor der Abgabe der Arbeit.
Würzige Emails
Mein Email Program hat mitgezählt: Ich habe in den letzten fünfzehn Jahren über 78,989 Emails geschrieben . Man lernt irgendwann, welche Emails funktionieren , und welche nie beantwortet werden bzw. allgemeines Gähnen hervorrufen .
Quizfr age: Welche der zwei Email-Varianten am Ende des Kapitels ist besser verständlich ?
Antwort: Ich schätze die zweite Email.
Investieren Sie Zeit in bessere Emails, und helfen Sie auch Anderen
Ein klarer Betreff identifiziert : Was? Wann? Wer? Wie wichtig?
Halten Sie den Email Verteiler möglichst klein. Sprechen Sie eine klare Person oder Gruppe in der ersten Zeile an.
Sagen Sie im ersten Satz was Sie wollen. Wollen Sie informieren? Eine Genehmigung? Eine Information? Eine Aktivität? Vers uche Sie , den ersten Satz Ihrer E mail stets in eine Frage oder Handlungsanweisung zu fassen, damit der Leser sofort weiß, auf was er im Folgenden achten soll. Verraten Sie das „Geheimnis“ also am Anfang, nicht erst am Ende. Falls Sie eine Aktivität wünschen, sagen Sie bis wann, und in welcher Form.
Erst danach sollten Sie alle Details auf bringen.
Nutzen Sie Emails nicht, um Probleme oder Konflikte zu lösen.
Wie können Sie noch mehr würzen ?
Reden Sie ihre Zielp erson schon im Betreff an, etwa „Max, wir brauchen ihre Genehmigung bis Dienstag 5. Juni “. Legen Sie einen Köder aus, etwa „10 Millionen Euro Kostenersparnis“ oder „Kekse um 16:00 Uhr?“ . Vermeiden Sie Abkürzungen. Nutzen Sie eine einfache Sprache .
Garnieren Sie den Text an der entscheidenden Stelle mit kraftvollen Wörtern wie „gewaltig“, „begeistert“ . Schreiben Sie doch mal „Bravo!“ statt „Danke“ . Und am W ichtigsten:
Drücken Sie ruhig Gefühle aus.
Statt : „Peter, kannst Du bitte auf Deine Email antworten?“
Besser: „Peter, wenn Du wiederholt auf m eine Email nicht antwortest, dann bin traurig weil ich das Gefühl habe , wir spielen nicht im gleichen Team. Bitte antworte“.
Probieren Sie es aus, es wirkt Wunder, solange Sie niemand en angreifen .
Nutzen Sie Textbausteine, um Zeit zu sparen. Kandid aten hierfür sind: Kontaktdaten, Übers endung von Standardinformationen , Danke-Emails, Absagen, Zusagen, Dokumentenübersendung, Delegation ans Team, Aufforderung zu Ideen, Verabschiedungen, Ankündigungen, Einladungen, und so weiter.
Seien Sie ein Vorbild
Bekommen Sie auch öfter Emails mit „FYI – For your interest“, und dann zwei Seiten Text und drei Anhängen ? Sie wissen nicht worum es geht und ob es wichtig ist, bis Sie alles durchgelesen haben.
Machen Sie es besser. Geben Sie bei längeren Emails vor der Weitergabe an mehrere Personen zumindest fünf Wörter als Zusammenfassung an, etwa „FYI – unser Wettbewerber hat eine neues Produkt“ .
Email 2
An:
[email protected] Cc:
[email protected] Betreff: Bitte Freigabe für Nutzung der Großrechner in England bis Freitag, 15.Juni 2012
Max, können Sie uns bitte die Nutzung der Server in England genehmigen?
Das Bestellwesen (in Kopie gesetzt ) möchte in der Kalenderwoche 25 eine statistische Datenerhebung zur Kundennachfrage anfertigen. Diese Analyse ist Teil eines Projektes zur Verbesserung der Warenverfügbarkeit für unsere Kunden , und könnte 10 Millionen Euro Ersparnis pro Jahr bringen. Weitere Details sind im Anhang und bei Frau Müller erhältlich.
Gruß, Dirk
Der Themenspeicher
Kennen Sie die chinesische Wasserfolter?
Bei dieser Foltermethode wird eine Person erst am Kopf rasiert , und dann unter einen Eimer mit kaltem Wasser geführt. Dort wird die Person gefesselt. In dem Eimer ist ein sehr kleines Loch. Aus dem Loch tropft alle paar Minuten ein Wassertropfen, und zwar genau auf die Glatze der Person.
Patsch! Stille. Stille. Stille. Stille. Patsch! Stille. Stille. Stille. Stille. Es dauert Tage bis der Eimer leer ist. Es ist schon ein bisschen schwierig, so
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