Wer stiehlt meine Zeit

und bucht Sie dann von sieben Uhr abends bis acht , nur weil Sie mittags einen zweistündigen Block zum Ausruhen hatten.
    Vereinbaren Sie Meetings für fünfundvierzig Minuten, nicht eine volle Stunde. So können Sie noch das Protokoll schicken, haben ein wenig Puffer für die finale Entscheidungsfindung im Team, Small talk, und geben den Meeting-Teilnehmern Zeit, im nächsten Meeting pünktlich zu erscheinen.
    Notieren Sie während des Meetings die wichtigen Punkte gleich in eine offene Emai l. Wer soll was bis wann machen? Was wurde entschieden ?
    Überziehen Sie nicht. Schenken Sie ander e n Menschen Berechenbarkeit. Sie können ja immer noch ein weiteres Meeting ansetzen, wenn sich alle an die Regeln halten und somit freie Kalender haben.
    Verwandeln Sie „leichte“ Meetings mit bis zu drei Personen in Lunch-Dates. Mittagessen müssen die meisten ja sowieso. Nehmen Sie Ihr Handy mit, damit Sie zur Not eine Notiz machen können.
    Verschieben Sie keine Meetings mit mehr als fünf Personen, nur weil eine Person nicht teilnehmen kann. Bitten Sie diese Person lieber um eine Vertretung, wählen Sie die Person per Telefon ein, oder versuchen Sie eine Entscheidung ohne die Person zu treffen. Sie können ja per Email die Gelegenheit zum Widerspruch nachsenden , natürlich mit einer Frist .
    Denken Sie nicht nur aus der Ich-Perspektive, sondern nutzen Sie Ihre Kollegen. Mein Vorschlag wäre, dass Ihre Abteilung für jedes größere Thema einen „Experten“ nominiert, je nach Interesse. Der Experte vertritt Ihre Abteilung in allen Meetings und Anfragen, die sein Thema betreffen. Er sammelt Wünsche , liest sich in die relevanten Dokumente ein, dient als erster Ansprechpartner, hilft bei Eskalation, und kennt die anderen Experten. Wenn alle mitmachen , und für jedes wichtige Thema ein Experte definiert wurde, dann müssen alle im Team in Summe weniger Meetings besuchen und weniger Berichte lesen. Der Experte schreit schon, wenn et was Wichtiges passiert.

Die 24 Stunden Antwort
     
    Diese Regel mag für viele Menschen unmöglich wirken. Ich habe aber zahlreiche Führungskräfte gesehen, die trotz mehrerer hundert Emails pro Tag erfolgreich damit sind.
    Antworten Sie auf Emails innerhalb 24 Stunden
    Diese Regel ist deswegen so wirksam, weil Sie andere Kollegen nicht blockieren oder in Ungewissheit lassen. Sie müssen ja nicht mit der endgültigen Antwort rüber kommen. Manchmal reicht es, zu antworten, wann Sie die erwünschte endgültige Antwort voraussichtlich geben. Dann weiß der Andere, dass Sie sein Anliegen sozusagen auf der Uhr haben.
    Denken Sie sich Ihr Arbeitsumfeld als ein großes Uhrwerk. Wenn ein Rädchen bremst, müssen alle drunter leiden. Zum Beispiel werden Sie gefragt, ob Sie die Einstellung eines neuen Mitarbeiters unterstützen. Wenn Sie sich drei Tage Zeit lassen, kann es sein , dass der Kandidat schon abgesprungen ist, oder seine Kündigungsfrist sich gleich um einen ganzen Monat verlängert. Somit muss das Team einen ganzen Monat auf Verstärkung verzichten.

Tropft irgendwo Öl?
     
    Eigentlich müsste dieses Kapitel „Qualitätskontrolle“ heißen, aber das klingt so trocken wie Zwieback . Sie würden es vielleicht nicht lesen. Es ist für die meisten Menschen unangenehm, die Qualität der eigenen Arbeit zu prüfen. Fragen sich mal einen Buchautor, wie viel Spaß es ihm macht, sein eigenes Buch zu lesen.
    Stellen Sie sich eine Autofabrik vor , mit einem langen Fließband. Vorne kommen Blech und Plastik rein, hinten werden fertige Autos aus gespuckt . Jede Minute ein Wagen . Der Haufen Blech, den die Kunden später „Auto“ nennen, durchläuft über mehrere Stationen. Presse, Lackiererei, Montage, Verkabelung, Innenausstattung, Sonderwünsche und so weiter.
    Quizfrage: Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Qualitätskontrolle?
    Antwort: Immer.
    Genauer gesagt: Vor jeder Station, und nach jeder Station. Ansonsten pflanzt sich der Fehler fort. Bis der Fehler beim Kunden auffällt, sind schon Tausende weitere Fehlteile produziert. Rückrufaktionen kosten ein Vielfaches des eigentlichen Fehlers.
    Prüfen Sie , was Sie bekommen, und zwar bevor Sie daran arbeiten, und bevor Sie es selber weitergeben oder delegieren.
    Die meisten Firmen bauen nämlich auf einer Form von Teamwork oder Fließbandprinzip auf, selbst im Büroalltag. Insbesondere für Manager gilt, dass Sie nicht gedankenlos weiterdelegieren sollten. Wenn der Manager die Qualität der Teile nicht prüft, bevor er sie an sein Team zur