Als unser Kunde tot umfiel

die ersten, um noch einmal an den Arbeitsplatz zu gehen.
    Ein sicheres Zeichen für den permanenten Arbeitsoverload im Team sind sich häufende Krankenstände. Bald darauf beginnen die Leistungsträger nach Zwischenzeugnissen zu fragen. Das ist Ihre allerletzte Chance zu handeln, bevor es richtig kracht.
    Prüfen Sie, wie Ihre tatsächliche Situation ist. Vergleichen Sie Kennzahlen aus anderen Branchen und vom Wettbewerb mit Ihren eigenen: Wie viele Mitarbeiter betreuen die? Wie viele Kunden? Vergleichen Sie die aktuelle Situation mit der Vergangenheit. Wie sahen die Zahlen da aus? Vergessen Sie dabei nicht, dass technologische Veränderungen Erleichterungen gebracht haben und Ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten bieten. Starten Sie eine anonyme Mitarbeiterbefragung, um herauszufinden, wie Ihr Team die Situation einschätzt. Ziehen Sie für sich ein Fazit: Ist die Belastung nun gefühlt oder echt? Ist Ihr Team wirklich am Limit oder hat es noch Luft nach oben?
Klarheit – woran liegt es?
    Egal ob gefühlt oder echt, Sie müssen als Nächstes klären, was die Situation verursacht. Wir haben für Sie die klassischen Verursacher, die uns in der Praxis begegnet sind, zusammengestellt:
    (Neue) Aufgabenverteilung. Vielleicht hat das Team die Aufgaben neu verteilt, möglicherweise haben Sie beschlossen, dass plötzlich jeder alles können muss. Es könnte auch sein, dass die Urlaubsvertretungsregelung unglücklich organisiert ist. Vertreten sich etwa Kollegen, die immer zum selben Zeitpunkt die größte Arbeitslast tragen? Logisch, dass das zu Überlastung und Unzufriedenheit führt.
    Eine weitere Möglichkeit ist, dass sich der Aufgabenumfang verändert hat. Verpflichtungen kommen hinzu oder werden umfassender. Obwohl die Aufgaben des Mitarbeiters vermeintlich gleich geblieben sind, steigt der Aufwand.
    Der Chef. Nanu? Tatsächlich kann der Chef die Überlastung verursachen. Besonders bei einem gefühlten Zuviel an Arbeit. Wann immer Mitarbeiter nicht wissen, was ihr Chef von ihnen erwartet, kann das zu Stress führen. Wenn ein Chef keine klaren Strukturen und Prioritäten vorgibt, müssen Mitarbeiter schätzen. Das kostet Zeit und Nerven – besonders wenn man danebenliegt.
    Konflikte im Team. Häufig sind Konflikte Auslöser für Mehrbelastung. Wenn ein Mitarbeiter fünf Stunden damit zubringt, eine zweizeilige Rundmail vorzubereiten, nur um niemandem auf die Füße zu treten, muss die Arbeit nachgeholt werden. Kein Wunder, wenn es dann stressig wird.
    Neue oder veränderte Prozesse. Vielleicht haben sich Vorschriften geändert oder der neue Vorgesetzte will die zu liefernden Daten anders aufbereitet haben. Eventuell wurde ein neues Computersystem eingeführt, das nicht funktioniert wie versprochen oder geplant.
    Stelleneinsparungen. Wann immer eine Stelle wegfällt, muss der Mehraufwand kompensiert werden. Dabei ist es unerheblich, ob ein Vorruheständler nicht nachbesetzt wird oder eine Stelle gestrichen wurde. Das passiert leider nicht von alleine, hier sind Sie als Chef gefragt.
    Neues Teammitglied. Mehraufwand kann durch die Einarbeitung verursacht werden. Vielleicht wurden bei der Übergabe Aufgaben vergessen, was nun zu Tage tritt. Möglicherweise muss das Team kompensieren, dass der Neue noch nicht so effizient loslegen kann wie der alte Hase.
    Wechsel bei Schnittstellen. Häufig wird unterschätzt, wie viel Mehraufwand es bedeutet, wenn ein Ansprechpartner wechselt. Der Neue muss kennengelernt und eingeschätzt werden. Anforderungen sind unklar oder werden neu definiert. Auf jeden Fall gibt es jede Menge Erklärungsbedarf. Dabei ist es übrigens unerheblich, ob es um interne oder externe Schnittstellen geht.
    Schlechte Planung. Manchmal reichen die vorhandenen Ressourcen einfach nicht. Aber flüchten Sie nicht sofort in diese Erklärung. Prüfen Sie erst, ob es noch andere Ursachen gibt.
Die Lösung finden
    Da Sie nun wissen, woran es liegt, können Sie sich ans Beheben des Schadens machen. Um zu vermeiden, dass Sie überhaupt in dieses Dilemma kommen, machen Sie Folgendes:
Wann immer Sie eine Veränderung in einem der oben genannten Bereiche erahnen können, die auf Sie und Ihr Team zukommt, überlegen Sie sich rechtzeitig, was das für Sie bedeutet.
Informieren Sie regelmäßig über die aktuelle Entwicklung im Unternehmen, erklären Sie Ihren Leuten ganz konkret, was das für Ihre Arbeit bedeutet.
Klären Sie die Anforderungen, die an alle für die nächste Periode gestellt werden (Zeit und Inhalt), mit