Als unser Kunde tot umfiel

weh tut.“ „Das passt auch noch rein.“ – Wirklich, für Sie, Chef, immer. In drei Nachtschichten noch schnell Pläne produzieren oder die Taufe des eigenen Kindes kurz verschieben, damit das eine oder andere noch vorbereitet werden kann – all das ist für den Jasager gar kein Problem. Schließlich will man ja Kunden, Kollegen oder Vorgesetzte nicht vor den Kopf stoßen, da macht die Mehrarbeit doch nichts aus, oder?
    „Einfach loslegen ohne Plan mit dem flexiblen Alleskönner.“ Das „Tausendsassa-Syndrom“ führt beim flexiblen Alleskönner zur Selbstüberschätzung: „Präsentationen vorzubereiten ist was für Angsthasen und Planen reine Zeitverschwendung.“ Er schafft das alles so, behauptet der Alleskönner, und stolpert so von Präsentation zu Präsentation. Zeit für Analysen nimmt er sich nicht und Details vergisst er regelmäßig oder lässt sie einfach unter den Tisch fallen. Dass das Team oder wahlweise die Kollegen dann einspringen müssen, ist doch prima. Schließlich brauchen die ja auch eine Daseinsberechtigung ...
    „Zuerst komme ich“ – zu egoistische Prioritäten setzen. „Ich will Spaß und geb Gas.“ Aber nur bei den Aufgaben, die mir gefallen. Für die anderen Dinge ist einfach nie Zeit – und das mit erschreckender Regelmäßigkeit. Aber als Vielbeschäftigter muss man eben Prioritäten setzen. Dass andere Menschen von Plänen abhängen, wird dabei konsequent ausgeblendet. Ebenso wie der Schaden, den man der eigenen Karriere unter Umständen zufügt.
Die Lösungsfinder-Methode
    Budgets, Angebote, Präsentationen, Mitarbeitergespräche, Verhandlungen: Der Tag einer Führungskraft ist vollgepackt mit den verschiedensten Aufgaben. Was geplant wird und was nicht, entscheidet man häufig spontan oder ja nach Anforderung. Manche Menschen basteln Masterpläne, die sie je nach Situation hervorzaubern können, andere reagieren lieber spontan. Beides kann gut funktionieren. Unter einer Voraussetzung: dass Sie als Chef in jeder Phase das große Ganze im Blick haben.
Alles geht nicht. Und nun?
    Sie werden nicht alles planen können und nicht jeden Plan, den Sie vorgelegt bekommen, genauso erledigen. Akzeptieren Sie das. Diese Tatsache hat einige Auswirkungen, auf die Sie sich vorbereiten können. Sie werden Nein sagen müssen, womit Sie unter Umständen Menschen vor den Kopf stoßen. Nicht alles planen zu können bedeutet auch in Situationen zu geraten, die Sie so nicht vorbereitet haben. Die Alternative ist, sich selbst unnötigen Druck zu machen. Interessanterweise stellen Vielplaner häufig fest, dass die eigenen Ansprüche und Erwartungen viel höher sind als die der anderen. Akzeptieren Sie die Verantwortung, sich bewusst für oder gegen einen Plan zu entscheiden. Und falls Sie bislang nicht geplant haben – fangen Sie damit an. Wenn Sie eine Urlaubsreise planen, überlegen Sie sich ja auch, wann Sie mit wem mit welchem Verkehrsmittel wohin fahren wollen, und sagen nicht: Schauen wir mal, wo wir landen. Sie werden überrascht sein, wie entspannt Sie plötzlich auf detaillierte Rückfragen bei Präsentationen reagieren werden. Ob Vielplaner oder Macher: In beiden Fällen ist es wichtig, dass Sie ein Werkzeug haben, das Ihnen den Weg weist, so etwas wie einen Kompass für Situationen, in denen Sie nicht genau wissen, was gerade am wichtigsten ist. Wichtig und dringlich, aber was ist was? – Planung ohne Bauchschmerzen.
    Bei der Planung von Aufgaben kann eine Menge schieflaufen. Machen Sie sich bewusst, dass Priorisierungen meist subjektiv sind. Das kann dazu führen, dass Sie unbewusst Aufgaben, die Ihnen liegen und die Spaß machen, den Vorrang geben. Doch besteht die Gefahr, dass Sie aus gut gemeintem, aber übertriebenem Sicherheitsdenken heraus schlicht zu viel planen. Ratgeber empfehlen eine Einteilung der Aufgaben in Kategorien und das Erstellen von To-do-Listen. Wir haben festgestellt, dass diese am Ende des Tages eher länger als kürzer sind. Was Sie brauchen, ist ein Kompass, der anzeigt, was wirklich wichtig ist und wo Ihre Planungsprioritäten liegen sollten.
    Untersuchen Sie alle Aufgaben, die Sie planen wollen, daraufhin, inwieweit sie einem dieser Leitpunkte dienen. Teilen Sie die Aufgaben den vier Himmelsrichtungen zu, Mehrfachnennungen sind erwünscht. Die Aufgaben, die mehr als einem Ziel dienen, sind logischerweise wichtiger als die übrigen. Sie können die Himmelsrichtungen gewichten, falls ein Punkt für Sie wichtiger ist als die anderen.

    Verzetteln Sie sich