Besser schreiben für Dummies (German Edition)

und Überschriften. Sie sollen zu erkennen sein, sobald der Blick auf die Seite fällt. Also muss man sie entsprechend deutlich machen.

    Absätze werden durch eine Leerzeile markiert. Ein Einzug in der ersten Zeile ist überflüssig.
    Für einen Absatz braucht man zwei Zeilenschaltungen. Eine reicht nicht.

    Überschriften müssen sich vom Fließtext absetzen. Deshalb wird erstens der Zeilenabstand vergrößert und zweitens die Schrift verändert. Bei kurzen Texten mit Überschriften auf einer Ebene reicht es schon, auf Fettschrift auszuweichen. Bei Texten mit einer komplexen Struktur hat man Überschriften unterschiedlicher Ordnung, und die unterscheiden sich dann auch von der Größe her. Ein Dummies -Buch etwa hat Überschriften erster Ordnung für die Teile und Kapitel, zweiter Ordnung für die Unterkapitel, dritter Ordnung für die Abschnitte und vierter Ordnung für die Unterpunkte der Abschnitte. Vom Kapitel abwärts werden die Überschriften kleiner. Achten Sie darauf, dass auch die großen Überschriften nicht wuchtig ausfallen. Das sieht protzig aus, zumal dann, wenn die Überschrift über mehrere Zeilen läuft.
    Auszeichnungen
    Auszeichnungen heben Teile des Textes aus dem Normalen hervor. Dadurch springen Sie sofort ins Auge. Diesen Effekt kann man mit verschiedenen Mitteln erreichen: mit Kursivschrift , Unterstreichungen , GROSSBUCHSTABEN, Fettschrift , farbiger Schrift oder farbiger Hinterlegung. Am besten jedoch beschränkt man sich auf möglichst wenige Auszeichnungsarten. Sonst fängt der Leser an, Unterschiede zwischen den diversen Auszeichnungen zu suchen, und ist vom Inhalt abgelenkt. Als Regel könnten Sie sich merken: Inhalte, die beim Lesen auffallen sollen, werden kursiv geschrieben; Teile, die auffallen sollen, wenn man nur auf das Blatt schaut, werden fett geschrieben.
    Verteilung des Textes über die Seite
    Wie der Text über die Seite verteilt ist, das ergibt sich mit aus den Seitenrändern. Der linke Rand muss so groß sein, dass man das Blatt heften kann; rechts soll der Text mit gehörigem Abstand vor der Kante stehen bleiben. Für die Korrespondenz gibt es Empfehlungswerte von 24,1 mm links und mindestens 8,1 mm rechts. Den rechten Wert kann man gut vergrößern, etwa dem linken Wert anpassen. Das macht die Zeilenlänge überschaubarer und gibt ein harmonischeres Gesamtbild. Unten muss so viel Rand sein, dass man das Blatt halten kann, ohne Text zu verdecken. Der obere Rand sollte etwas kleiner ausfallen als der untere.

    Wie genau man eine Seite einrichtet, das hängt wiederum von der Textsorte ab. Bei der Korrespondenz können Sie sich an der DIN 5008 orientieren; viele Betriebe haben auch ihre eigenen Vorlagen. Bei wissenschaftlichen Arbeiten hält man sich an die Vorgaben der Fachbereiche.
    Wenn über Seiten verhandelt wird, etwa im Zusammenhang mit Manuskripten, Übersetzungen oder Korrekturlesen, geht es nicht um beliebig beschriebene Seiten, sondern um Normseiten. Eine Normseite hat 1.800 Zeichen: 30 Zeilen mit je 60 Anschlägen. Dabei werden Leerzeichen mitgezählt.
    DIN 5008
    Die DIN 5008 bietet Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Hier ist so ziemlich alles festgelegt, was man nur festlegen kann: von A wie Abkürzung bis Z wie Zeilenabstand.

    Die DIN 5008 ist keine Vorschrift, sondern eine Empfehlung. Das heißt: Sie können auch gut und richtig korrespondieren, ohne sich daran zu halten. Andersherum: Warum sollten Sie jedes Mal das Rad neu erfinden, zumal Sie mit der DIN 5008 gut fahren? Sie ist außerdem so verbreitet, dass sie durchaus auch Lesererwartungen prägt. Somit ist sie auf jeden Fall zur Orientierung hilfreich. Selbst wenn man sie nicht punkt- und millimetergenau übernimmt, so hat man doch Leitlinien. Herausgegeben wird die DIN 5008 vom Beuth Verlag ( www.beuth.de ). Man kann sie in jeder Buchhandlung bestellen.
    Dokumentvorlagen
    Dokumentvorlagen sind Arbeitshilfen. Bei der Arbeit ist es unnötig, für jeden einzelnen Text zu überlegen, wie man ihn denn gestaltet. Und wenn jeder für sich überlegte, käme auch nie im Leben ein einheitliches Gesamtbild zustande. Deshalb ist es für Betriebe sinnvoll, eigene Vorlagen zu benutzen.

    Eine Dokumentvorlage enthält in der Regel Kopf- und Fußzeile, das Logo, außerdem Festlegungen zur Schrift, zu den Abständen und zu vielen anderen Fragen des Formats. Sobald man einen Text mit der Vorlage verknüpft, akzeptiert man diese Festlegungen. Man schreibt in die Vorlage hinein, ohne dass diese sich