Business Knigge fuer Frauen - Das Trainingshandbuch

„Herr Meier ist gerade beim Mittagessen.“ oder „Er ist noch nicht im Haus.“ Sie wollen doch nicht den Eindruck erwecken, dass es in Ihrem Unternehmen nichts zu arbeiten gibt.
    Organisieren Sie den Rückruf!
    Die einfache Auskunft: „Herr Meier ist gerade telefonisch nicht erreichbar. Wie kann ich Ihnen behilflich sein?“ oder „Herr Müller ist gegen 15:00 wieder zu erreichen, kann er Sie zurückrufen?“ ist immer noch die kompetenteste und souveränste Weise, einen Anruf entgegenzunehmen. Notieren Sie Namen, Telefonnummer und Uhrzeit, wenn möglich noch ein Stichwort für den Grund des Anrufs, so kann ein Rückruf schnell und zielgerecht erledigt werden.
    Was tun, wenn Verkaufsprofis anrufen?
    Entscheiden Sie, ob Sie diese Gespräche führen möchten. Vertrösten Sie den Anrufer nicht auf einen späteren Zeitpunkt, denn er wird bestimmt anrufen und Sie haben damit das Problem nicht aus der Welt geschafft, sondern nur aufgeschoben. Haben Sie kein Interesse an dem Produkt, machen Sie dies dem Anrufer klar. Sie sparen sich und dem Verkäufer viel Zeit. Bleiben Sie aber freundlich bei der Formulierung der Absage.
    Wenn Dritte dazukommen
    Kennen Sie das? Sie haben ein persönliches terminiertes Gespräch und das Telefon klingelt? Vorrang hat immer das persönliche Gespräch. Entschuldigen Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner und nehmen Sie das Telefonat an. Informieren Sie den Anrufer kurz, dass Sie gerade in einem Gespräch sind und schlagen Sie vor, zu einem späteren Zeitpunkt zurückzurufen. Halten Sie den Rückruftermin ein. Besser ist es, das Telefon bei persönlichen Gesprächen auf Kollegen umzuleiten oder den Anrufbeantworter einzuschalten. Das Mobiltelefon sollte während persönlicher Gespräche ganz ausgeschaltet sein.
    Aktiv zuhören
    Denken Sie immer daran: Ihr Gesprächspartner hört Ihre Stimmung, Ihre Bereitschaft, Ihr Interesse. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Gesprächspunkte, machen Sie sich Notizen dazu. Kontrollieren Sie Ihre Gesichtszüge und Ihre Körperhaltung: Anspannung oder Langeweile kann man hören.
    Bleiben Sie aktiv, während Sie sprechen. Stehen Sie hin und wieder auf oder gehen Sie bei längeren Diskussionen herum.
    Halten Sie als Rechtshänder den Hörer in der linken Hand. So aktivieren Sie auch Ihre rechte Hirnhälfte: Das fördert Ihre Kreativität. Abgesehen davon können Sie sich Notizen machen. Senden Sie positive Signale: Stellen Sie Zwischenfragen, geben Sie kurze Zwischenantworten.
    Einen Anruf tätigen
    Rufen Sie jemanden an, nennen Sie nach dem Tagesgruß Ihr Unternehmen, Vornamen und Namen. Sprechen Sie den Angerufenen gleich mit seinem Namen an und nennen Sie den Grund Ihres Anrufs. Stellen Sie sich darauf ein, dass auf der anderen Seite ein Anrufbeantworter sein könnte. Legen Sie nicht enttäuscht auf. Sprechen Sie auf den Anrufbeantworter so, als würden Sie mit der gewünschten Person reden. Nennen Sie Firma, Namen und Grund Ihres Anrufs. Wollen Sie zurückgerufen werden, fügen Sie die Telefonnummer, unter der Sie zu erreichen sind, hinzu. Wenn Sie Tag und Uhrzeit mit angeben, kann der Angerufene die Aktualität Ihrer Nachricht prüfen.
    Telefon-Etikette
Gute Laune steckt an. Mit Freundlichkeit am Telefon kann man sogar verärgerte oder gestresste Gesprächspartner besänftigen und beruhigen.
Setzen Sie Ihre Mimik und Gestik ein, Ihre Stimme wirkt dann lebendiger. Also bitte nicht mit abgestütztem Kopf an der Leitung „hängen“.
Reden Sie nicht ohne Punkt und Komma, sondern machen Sie Sprechpausen.
Sprechen Sie den Gesprächspartner so oft wie möglich mit Namen an. Dies ist persönlicher und schafft eine vertraute Atmosphäre.
Während des Telefonats bitte nicht rauchen, essen, trinken oder am Computer die letzte E-Mail weitertippen.
Bilden Sie kurze Sätze: Mehr als zehn Wörter am Stück kann Ihr Gegenüber nicht vollständig erfassen.
Schaffen Sie nicht Probleme, bieten Sie konkrete Lösungen: „Frau Schröder ist in einer Besprechung. Möchten Sie in einer Stunde noch einmal anrufen oder kann sie Sie zu einem anderen Zeitpunkt erreichen?“
Wiederholen Sie wichtige Aussagen, fassen Sie Absprachen zusammen.
Verabschieden Sie sich auch freundlich, wenn das Gespräch nicht zum gewünschten Ergebnis geführt hat. Einen schönen Nachmittag zu wünschen kostet Sie nichts, bringt Ihnen aber später vielleicht doch etwas.
    Achten Sie auch darauf, dass Sie keine Killerphrasen verwenden, wie z.B.:
Wie war der Name?
Da sind Sie bei mir aber ganz