Business Knigge fuer Frauen - Das Trainingshandbuch

Dies darf Sie nicht stören. Ein Lunch-Meeting ist dabei die Steigerung. Hier wird während des Mittagessens eine Power-point-Präsentation gehalten.
    Franzosen wollen sich nur austauschen
    In Frankreich ist der Sinn eines Meetings, seine Gedanken auszutauschen, nicht aber, Dinge zu entscheiden. Wer in Frankreich von Ihnen ein Briefing vor dem Meeting erhält, wird wahrscheinlich gekränkt sein. Informationen gelten als Holschuld. Eine Agenda wird in Frankreich selten eingehalten. Protokolle hingegen können bis zu 20 Seiten umfassen und lesen sich wie Prosa.
    Japaner legen großen Wert auf Pünktlichkeit. Spontaneität, die sich in Wortmeldungen äußert, ist nicht erwünscht. Feedback wird nicht gegeben, damit keiner in der Gruppe hervorgehoben wird. Protokolle gelten als Vorbereitung und werden vor dem Meeting verteilt. Nach einer Besprechung erhalten Sie umfangreiche Berichte. Franzosen haben ein anderes Zeitverständnis. Oft beginnen Besprechungen später und dauern länger als geplant. Kalkulieren Sie daher Ihren eigenen Zeitplan großzügig und lassen Sie ausreichend Spielraum, z.B. für den Weg zum Flughafen. Von Deutschen wird allerdings erwartet, dass sie ihre Termine pünktlich einhalten.
    Was macht man als Moderator, wenn das Meeting zeitlich aus dem Rahmen läuft?
    Der Moderator hat die Aufgabe, den Prozess während der Besprechung zu fördern und nicht, ihn inhaltlich zu lösen. Läuft die Zeit in einer Besprechung davon, sollte der Moderator in den Ablauf eingreifen und das zeitintensivste Thema ausklammern. Dafür muss ein neues Meeting angesetzt werden. Möglichst gleich Termin und Ort besprechen.
    Erkennt der Moderator beim dritten von fünf Agendapunkten, dass die angesetzte Zeit abgelaufen ist, muss er mit den Teilnehmern abklären, die übrigen Punkte zu vertagen. Wichtig ist, dass der Moderator in der Gruppe Konsens über die neue Vorgehensweise herstellt.
    Oft werden wir gefragt, wie man als Moderator mit unpünktlich erscheinenden Teilnehmern umgeht. Wie lange ist die „Karenzzeit“ zum Beginn der Besprechung? Da Unpünktlichkeit eine weit verbreitete Unsitte ist, empfehlen wir zum festgesetzten Termin die Tür des Meetingraums zu schließen. So setzen Sie das erste Zeichen. Beginnen Sie pünktlich und zwar mit den wichtigsten Themen. Handelt es sichbeim Zuspätkommer um einen motivierten Teilnehmer mit eigenen Interessen am Ergebnis der Sitzung, wird er die Zeichen verstehen und künftig pünktlich erscheinen. Fällt ein Teilnehmer durch häufige Verspätungen auf, überlegen Sie sich passende Sanktionen.
    Tipp:
    Gerne werden Aufgaben wie die Protokollerstellung auf Frauen abgewälzt. Schlagen Sie vor, diese Aufgabe rotieren zu lassen, so dass jeder einmal in den „Genuss“ kommt, ein Protokoll zu schreiben.
    Fazit
    Um Besprechungen richtig vor- und nachzubereiten, sollten Sie alle Schritte von der Agenda bis zum Protokoll beherrschen. Nicht nur eine perfekte Vorbereitung und ein reibungsloser Ablauf einer Besprechung werfen beim Kunden ein gutes Licht auf Ihr Unternehmen, sondern auch die Versendung eines Protokolls einige Tage nach der Besprechung. Aufgaben und Vereinbarungen werden so nochmals für alle deutlich zusammengefasst.
Übung 37:
    Sie gehen nach positiven Verhandlungen mit Ihrem Kunden aus dem Meeting raus. Was zeichnet einen stilvollen Verhandler aus?
Übung 38:
    Welche Punkte sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie ein Meeting vorbereiten?
    Das Verhalten während des Meetings
    Nachdem wir Ihnen Tipps für die Vorbereitung eines Meetings gegeben haben, kommen wir nun zum Verhalten. Es gibt inzwischen zahlreiche psychologische Erkenntnisse über die Verhaltensmuster von Frauen und Männern in Gruppen, egal ob es sich nun um die Körpersprache oder um die Inhalte des Gesagten handelt. Eine Erkenntnis besteht darin, dass Frauen sich tendenziell zurückhaltender und leiser äußern als Männer. Wenn das in Ihrem Fall nicht so ist und Sie keine Probleme haben, Ihren Standpunkt zu vertreten – prima! Aber was tun Sie, wenn Sie eher zu dem zurückhaltenden Typ Frau gehören? Schließlich möchten Sie wahrgenommen werden und Ihre Meinung zum Thema abgeben. Hier ein paar Tipps:
Melden Sie sich zu Wort, seien Sie präsent. Nehmen Sie den Raum ein. Schauen Sie alle Teilnehmer vor dem Sprechen an und lächeln Sie.
Halten Sie gleichmäßig Blickkontakt zu allen Anwesenden. So erhöhen Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer.
Wenn Sie auch noch so emotional berührt sind von einem Thema,