Business Knigge fuer Frauen - Das Trainingshandbuch

können.
Besprechungsort richtig wählen
    Beachten Sie bei der Auswahl des Besprechungsortes die Zusammensetzung der Teilnehmer. Kommen die Teilnehmer beispielsweise aus ganz Deutschland angereist, wählen Sie einen zentralen Meetingort z.B. in der Nähe von Flughäfen. Eventuell sollten Sie auch logistische Punkte wie Abholung am Flughafen oder Bahnhof mit Sammeltaxis oder Chauffeur-Service abklären. Bestuhlung, Catering und technisches Equipment vorab klären und reservieren.
    Das Kundenmeeting
    Sie haben einen Termin bei Ihrem Kunden vereinbart und treten nun also im optimalen Business-Outfit auf – aber leider eine Viertelstunde zu spät. Schon ist es wieder vorbei mit dem ersten guten Eindruck. Pünktlichkeit ist Pflicht. Sobald eine Verspätung absehbar ist, rufen Sie Ihren Gesprächspartner an.
    Von der freundlichen Sekretärin Ihres Kunden werden Sie empfangen und in den Meetingraum gebracht. Es stehen Getränke auf dem Tisch und die Sekretärin sagt: „Bedienen Sie sich bitte“. Was tun Sie jetzt? Sie bedienen sich nicht mit Getränken und setzen sich auch nicht auf einen der verfügbaren Stühle. Der Gesprächspartner, auf den Sie warten, wird keinen guten Eindruck von Ihnen bekommen, wenn Sie es sich schon mal bei einem Tässchen Kaffee bequem gemacht haben. Einen stilvollen Auftritt haben Sie, wenn Sie stehend auf Ihren Gastgeber warten und dieser Sie nach der Begrüßung zum Platznehmen auffordert. Nehmen Sie den Small Talk auf und danken Sie Ihrem Gesprächspartner für die Zeit, die er sich genommen hat.
    Tipp:
    Rufen Sie einen Tag vor dem Meeting an und lassen Sie sich den vereinbarten Termin noch einmal bestätigen. Es gibt nichts Ärgerlicheres als einen weiten Weg vergebens gemacht zu haben. Hilfreich ist es, die Sekretärin nach der Wegbeschreibung zu fragen. So erinnert Sie sich wieder an Sie und kann für das anstehende Meeting Vorbereitungen treffen.
    Meetings nachbereiten – die korrekte Form des Protokolls
    Warum schreibt man nach einer Besprechung – egal, ob mit Kunden oder Kollegen – überhaupt ein Protokoll?
    Im Protokoll werden die Ergebnisse einer Besprechung festgehalten. Es erleichtert die Erfolgskontrolle und kann darüber hinaus wichtige Impulse für das nächste Meeting liefern.
    Es gibt verschiedene Arten von Protokollen. Hierzu gehören u.a. das Verlaufsprotokoll (jeder Einwand und jede Aussage werden hier aufgeschrieben) und das Ergebnisprotokoll (das Zusammenfassungen zu einem Agendapunkt beinhaltet). Auf das Ergebnisprotokoll werden wir im Folgenden näher eingehen.
    Vollständige Angaben im Protokoll
Anlass der Besprechung
Teilnehmer, Verteiler
Besprechungsort, Datum, Zeitraum
Abteilung
Unterschrift des Protokollführers/Besprechungsleiters
Mitarbeiter, die einen Beschluss umsetzen sollen, werden namentlich genannt.
    So ist das Protokoll formal korrekt:
Kurze, deutliche Sätze.
Gut gegliederte Abschnitte nach Agendapunkten.
Neben den beschlossenen Maßnahmen immer den Verantwortlichen und den Abgabetermin setzen.
Anhänge mit Quellenangaben versehen.
Keine umgangssprachlichen Ausdrücke.
    Zur besseren Übersicht bietet sich die Darstellung eines Protokolls in Tabellenform an. Ergänzende Angaben zum Protokoll, z.B. Statistiken mit Quellenangaben, werden an das Protokoll angehängt.
    Vor dem Versand sollten Sie sich noch das letzte O.K. des Besprechungsleiters einholen, dass auch wirklich alle auf der Verteilerliste leseberechtigt sind und nicht irgendwelche hochsensiblen Daten in die falschen Hände gelangen. Das Protokoll kann dann an die Teilnehmer – anwesende, vertretene und entschuldigte – versendet werden.
    Tipp:
    Wenn Sie das Protokoll verschicken, bedanken Sie sich gleich bei den Teilnehmern für die Zeit, die sie sich genommen haben.
    Nun können Sie auf mögliche Kommentare der Teilnehmer warten und diese als Update in das Protokoll eintragen. Ein einmal verabschiedetes Protokoll wird nicht mehr verändert.
    Etwas ungewöhnlich mag es einem Deutschen vorkommen, der in den USA an einer Besprechung teilnimmt. Hier kommt es vor, das ein ständiges Kommen und Gehen gang und gäbe ist und eine eher lockere Stimmung herrscht. Alle Ideen sind willkommen und „great“. Ein wirkliches Lob haben Sie empfangen, wenn Ihre Bemerkung als „excellent“ bezeichnet wird. Protokolle werden meist in Powerpoint erstellt und kritische Punkte werden als „Challenges“ bezeichnet. Oft werden unter Zeitdruck Snacks oder Sandwiches serviert, während Sie noch präsentieren.