Business Knigge fuer Frauen - Das Trainingshandbuch

ab der dritten E-Mail sollten Sie eine neue Mail verfassen. Sollten die alten E-Mails für den Empfänger wichtig sein, können Sie sie als Anhang einfügen.
    Tipp:
    Im geschäftlichen E-Mail-Verkehr sollten Sie Ihre Worte so eindeutig formulieren, dass keine Emoticons wie z.B. :-) nötig sind. Die kleinen Symbole drücken in erster Linie Gefühle wie Lachen, Bedauern oder ein Augenzwinkern aus und sind nur im privaten Bereich angebracht.
    Killerphrasen in Brief und E-Mail
    Versuchen Sie, negative Nachrichten positiv zu verpacken. Sind Sie auch noch der Meinung, dass Mahnungen und Erinnerungen nur mit juristischen Phrasen wirksam sind? Wir nicht! Denn die Rechtskräftigkeit einer Erinnerung hängt nicht von einem unfreundlichen Ton ab. Aus unserer Sicht gehört zu einem professionellen Auftreten auch ein fairer, kooperativer Schreibstil. Und das geht auch bei unangenehmen Themen.
    Verzichten Sie auf Belehrungen („ … sollten Sie beachten …“) oder einen Befehlston („ … müssen Sie bis zum …“).
    Nicht zu viele Fachausdrücke oder Fremdwörter benutzen. Sprechen Sie nicht von „maßgeschneiderten Solutions“ oder einem „erwarteten Statement“, auch wenn es schon fast Umgangssprache geworden ist.
Übung 31:
    E-Mails dienen der schnellen Kommunikation zwischen Kollegen oder Geschäftspartnern. Muss man deshalb weniger auf Form und Stil achten?
Übung 32:
    Verzichten Sie in der E-Mail darauf, den Inhalt einer angehängten Datei zusammenzufassen, da der Empfänger nicht alles doppelt lesen möchte?
Übung 33:
    Wie viele Ansprechpartner schreiben Sie in die „An“-Zeile, wenn Sie eine Rundmail versenden?
    Korrekt telefonieren
    Die meisten Geschäftskontakte beginnen am Telefon. Das Verhalten aller Mitarbeiter am Telefon hat also großen Einfluss auf die Außenwirkung des Unternehmens. Bestimmt ist Ihnen das auch schon passiert: Sie rufen in einer Firma an und eine müde, lasche Stimme meldet sich, die den Firmennamen so schnell herunterrattert, dass Sie glauben, sich verwählt zu haben. Wenn Sie dann nachfragen, ob Sie richtig verbunden sind, bekommen Sie noch eine schnippische Antwort.
    Ihre akustische Visitenkarte
    Ähnlich wie bei einer persönlichen Begegnung zwischen zwei Menschen entsteht bei Telefonierenden ein erster Eindruck. Dieser erste Eindruck wird durch unsere sprachlichen und stimmlichen Fähigkeiten geprägt.
    Um Ihren Eindruck beim Gesprächspartner positiv zu beeinflussen, achten Sie auf folgende Faktoren:
klare Stimme
gemäßigtes Sprechtempo
Wortwahl
Freundlichkeit
Verbindlichkeit
Körperhaltung
    Diese ersetzen Ihr persönliches Erscheinungsbild.
    Einen Anruf entgegennehmen.
    Das Wichtigste ist, dass Sie sich klar ausdrücken und dem anderen gut zuhören. Die Worte, mit denen ein Telefongespräch beginnt, haben ebenfalls großen Einfluss auf den Verlauf und Ausgang des Gesprächs.
    Nur wenn Sie aktiv hinhören, können Sie auf die Bedürfnisse des Gesprächspartners eingehen. Notieren Sie sich ein Stichwort zum aktuellen Arbeitsvorgang, bevor Sie zum Hörer greifen.
    Der Anrufer will wissen, ob er am Ziel angekommen ist. Daher sollte Ihre Meldeformel diese Elemente enthalten:
Tagesgruß,
Name des Unternehmens (Abteilung),
Ihren Vornamen und Ihren Nachnamen.
    „Guten Tag, Firma ABC, Buchhaltung; mein Name ist Sabine Müller.“ Oder „Guten Tag, Firma ABC, Buchhaltung; Sie sprechen mit Sabine Müller.“ Diese Reihenfolge hat den Grund, dass wir uns das zuletzt Gehörte am besten merken können.
    Geben Sie Ihrer Stimme einen freundlich-erwartungsvollen Klang. So reduzieren Sie das Risiko, teilnahmslos, überlastet oder entnervt zu klingen.
    Merken Sie sich den Namen des Anrufers. Falls Sie ihn nicht gleich verstanden haben, fragen Sie ruhig noch einmal nach. Sagen Sie aber nicht: „Wie war Ihr Name?“ Besser ist: „Ich habe Ihren Namen nicht verstanden. Mit wem spreche ich?“
    Lächeln Sie am Telefon. Man hört es!
    Lassen Sie den Anrufer reden. Er hat ein Anliegen, das zum Anruf führte, nicht Sie!
    Betätigen Sie die Wartetaste, wenn Sie ein Nebengespräch führen oder einen Sachverhalt klären wollen. Legen Sie nicht die Hand auf die Muschel. Der Anrufer hört trotzdem noch, was Sie sagen.
    Müssen Sie jemanden verbinden, drücken Sie ihn nicht einfach weg, sondern lassen Sie ihn wissen, was Sie mit ihm vorhaben. Dieses Verfahren gilt sowohl für das Weiterverbinden als auch für die Klärung eines Sachverhalts.
    Sollten Sie Anrufe für Dritte annehmen, sagen Sie nicht: