Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Kontrollen mögliche Schwachstellen identifiziert werden können. Letztlich besteht bezüglich der Einrichtung eines wirksamen IKS eine unmittelbare Wechselwirkung zwischen dem beauftragenden bzw. zu prüfenden Unternehmen und dem Ersteller des Jahresabschlusses bzw. dem Abschlussprüfer.
    Die Abstimmung von Debitoren und Kreditoren
    Die in der Bilanz ausgewiesenen Forderungen und Verbindlichkeiten aus L + L sind mit der zum Bilanzstichtag vorliegenden Saldenliste und den Sachkonten sowie mit den Personenkonten abzustimmen.
    Bei der Abstimmung der Personenkonten stimmen Sie die Konten in erster Linie nach der Höhe der ausstehenden Posten ab, dann erst in der Nummernfolge. Halten Sie die Abstimmungsergebnisse fest und buchen Sie falsche Zuordnungen und Nachlässe um. Die Belegordner mit den offenen Rechnungen (Ein- und Ausgangsrechnungen) sind hierbei die wichtigsten Papiere.
    In Zweifelsfällen brauchen Sie auch Zugriff auf bezahlte Rechnungen, auf Rechnungsein- und -ausgänge sowie auf Bankauszüge oder Kassenblätter. Gehen Sie die Kontenblätter jedes Kontos, das einen offenen Saldo ausweist, durch und haken Sie auf dem offenen Konto die ausgleichenden Zahlungen undErlösschmälerungen, Rücksendungen etc. mit zugrunde liegenden Rechnungen ab.
    Hierbei gehen Sie nur soweit zurück, bis die noch nicht ausgeglichenen Rechnungen den Saldo ergeben bzw. bis nur noch Differenzen aus Skonti und anderen, auf dem Papier noch nicht erfassten Nachlässen offen sind.
    Im Anschluss daran stimmen Sie die auf dem Kontenblatt offenen Posten mit den Rechnungsbelegen ab, wobei Ihnen idealerweise ein Assistent hilft, der Ihnen die offenen Rechnungen anhand der Belege ansagt. Hierbei prüfen Sie auch, ob der Saldo auf der richtigen Seite steht.
    Wurde lediglich vergessen, Preisnachlässe, Rabatte, Skonti und Rücksendungen auszubuchen, müssen Sie das Konto durch Umbuchung dieser zusammenfassenden „Überreste“ von bereits ausgeglichenen Rechnungen bereinigen. Der Hintergrund dafür ist, dass in der Tat keine offenen Posten mehr bestehen. Dies sollte keine großen Umstände bereiten, da das Personenkonto unproblematisch bis auf die tatsächlich ausstehenden Forderungen bzw. Verbindlichkeiten glattzustellen ist. Allerdings kann durch falschen Übertrag von der Rechnung oder durch Schreibfehler beim Einbuchen durch den hierdurch erfolgten Rechnungsausgleich ein vermeintliches Skonto oder gar eine Überzahlung entstehen.
    In Einzelfällen, bei hohen Beträgen und bei den Überzahlungen überprüfen Sie demzufolge nochmals diese Differenzen und korrigieren Sie den fehlerhaften Rechnungsbetrag. Handelt es sich hierbei um eine Vielzahl von Zahlungen, bei denen die Skonti nicht berücksichtigt wurden, sollten Sie den „Fehlbetrag“ in einer Sammelbuchung untergehen lassen.
    Ein offener Posten kann auch durch Verwechslung oder Verkürzung der Kontonummer oder ein mehrfaches Umschreiben des Kunden bzw. Lieferanten entstehen. Möglicherweise werden auch zwei Personenkonten bei Kunden, die Sie gleichzeitig beliefern, geführt. Ein klares System bei der Beschriftung der Debitoren- und Kreditorenkonten kann diese Fehlerquelle ausschließen.
    Hinzu kommt die Problematik der Konten der „Diversen“ (Conto-pro-Diverse – CpD-Konto = Sammel-Geschäftspartnerkonto). Hier gibt es unendliche Möglichkeiten, Rechnungen auf „Nimmerwiedersehen“ ein- und woanders wieder auszubuchen! Sie sollten daher auch hier ein durchgängiges System schaffen, bei dem solche Fehleranfälligkeiten ausgeschlossen werden. Anhand der Belegnummer können Sie ggf. die Konten der „Diversen“ abstimmen.
    Ein häufiger Fehler bei der Eingabe kann auch ein Zahlendreher sein, wodurch ein falsches Personenkonto angesprochen wird. Sollten hier noch offene Posten bestehen oder der Saldo auf der falschen Seite stehen, müssten Sie hier relativ schnell fündig werden.
    Ähnlich, aber etwas schwieriger, gestaltet sich der Fall, wenn Zahlungen statt als Rechnungsausgleich auf dem Personenkonto ein zweites Mal auf dem Erlös- bzw. Aufwandskonto bzw. dem Konto für bezogene Leistungen landet. Hier können Sie über Belegnummer, Beleg und den Bankkontoauszug sicherlich die Zahlung zurückverfolgen.
    Bei Gutschriften, Retouren, Rabatten und sonstigen Erlösschmälerungen kann es vorkommen, dass die falsche Kontenseite bebucht wird. Anstatt die Forderung bzw. Verbindlichkeit zu mindern, wird sie erhöht. Dieselbe Rechnungsnummer entlarvt hier eine vermeintliche Nachlieferung.