Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Buchungsvorgänge benutzt und sind als Sonderkonten (Hilfskonten) weder Bestandskonten (Aktiva, Passiva) noch Erfolgskonten (Aufwand, Ertrag).
    Interimskonten dienen der Fehlervermeidung. Durch Interimskonten können Buchungsfehler bereits im Vorfeld vermieden werden, indem schwierig zu beurteilende Geschäftsvorfälle in diesem „Zwischenlager“ geparkt werden. Nach Lösung des Problems wird das Interimskonto wieder bereinigt. Interimskonten dürfen, da sie weder Bestands- noch Erfolgskonten darstellen, als Hilfskonten nicht in den Jahresabschluss übernommen werden.
    Dagegen stellen „durchlaufende Posten“ und sonstige „Fremdgelder“ Bestandskonten dar. Auf diesen Konten verbuchte Beträge sind grundsätzlich durchlaufend, d. h. die Gelder sind im Namen und für Rechnung eines Dritten vereinnahmt oder verauslagt, ohne umsatzsteuerliche Folgen. Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, diese Beträge an den Dritten weiterzuleiten, da es hier an einer unmittelbaren Rechtsbeziehung zwischen dem Geber und dem Empfänger dieser Beträge fehlt. Die vorgenannten (Bestands-)Konten werden bis zur Weiterleitung der Gelder zu Überwachungszwecken beibehalten.
    Sicherungseinbehalte sind einbehaltener Werklohn. Sie werden ebenfalls zu Überwachungszwecken verwendet und wie durchlaufende Posten bzw. Fremdgelder behandelt. Umsatzsteuerliche Folgen entstehen auch hier keine.

Vorarbeiten für die Aufstellung des Jahresabschlusses
    Der Kaufmann unterliegt der sogenannten Aufstellungspflicht. Das bedeutet, dass er zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen Abschluss aufstellen muss (§ 242 HGB), der über das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden Auskunft geben soll.
    Der Jahresabschluss umfasst die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. Kapitalgesellschaften, haftungsbeschränkte Personengesellschaften i. S. d. § 264a HGB und Unternehmen, die unter das PublG fallen, müssen zusätzlich einen Anhang erstellen (§ 264 Abs. 1 HGB). Im Anhang sind
die Posten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung weiter zu untergliedern,
die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden zu erläutern und
sonstige, im HGB festgelegte Pflichtangaben zu machen.
    Die Pflicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses nach § 242 Abs. 1 bis 3 ggf. i. V. m. §§ 264 Abs. 1, 264a HGB obliegt dem Kaufmann bzw. den gesetzlichen Vertretern der Gesellschaft. Ist die Arbeit, den Jahresabschluss zu erstellen, abgeschlossen, so ist der Jahresabschluss im Rechtssinne „aufgestellt“. Die zur Aufstellung des Jahresabschlusses verpflichteten Personen haben auch über die Ausübung von Gestaltungsmöglichkeiten zu entscheiden.
    Anders als die mit der Aufstellung verbundenen Entscheidungen und Rechtsakte können die zur Aufstellung erforderlichen Arbeiten (Erstellung) auch auf externe Sachverständige, wie Steuerberater, vereidigte Buchprüfer oder Wirtschaftsprüfer, übertragen werden.
    Die Erstellung des Jahresabschlusses umfasst die Tätigkeiten, die erforderlich sind, um die gesetzlich vorgeschriebene Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie gegebenenfalls einen Anhang zu erstellen.
    Zu diesen Tätigkeiten zählt der Abschluss der laufenden Buchführung. Das umfasst insbesondere
die vorbereitenden Abschlussbuchungen,
Ausübung der Bilanzpolitik nach Vorgaben des Kaufmanns bzw. der Geschäftsleitung,
Hauptabschlussbuchungen,
Probeabschlüsse etc.
    Dabei sind insbesondere noch nach dem Jahresabschlussstichtag zugehende Informationen über die Stichtagsverhältnisse zu berücksichtigen (Wertaufhellung – § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB).
    Um den Jahresabschluss erstellen zu können, muss allerdings die Buchhaltung entsprechend aufbereitet werden. Dabei sind insbesondere folgende Arbeiten zu erledigen:
Abstimmen der Buchhaltung (Kontensalden der Buchhaltung mit Auszügen und anderen Dokumenten) und Zusammenstellen der Unterlagen,
Umbuchungen und Jahresabschlussbuchungen.
    Das Abstimmen von Personenkonten im Rahmen der Kontokorrentbuchführung zum Jahresende kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
    Bei Finanzkonten mit Fremdkontrolle kann einfach geprüft werden, ob der Saldo laut Kassenbuch mit dem Kassenendbestand in der Summen- und Saldenliste übereinstimmt, auch Bank- oder Darlehensbestände laut Kontoauszügen lassen sich einfach mit den Bank- bzw. Darlehenssalden in der Summen- und Saldenliste vergleichen. Bei Personenkonten hingegen bleiben Fehlbuchungen ohne eine Kontenabstimmung völlig