Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Funktionen und Prozesse werden Sollkonzepte etabliert, mit denen ein Außenstehender den Ist-Zustand abgleichen kann. Dadurch können Abweichungen erkannt und notwendige Maßnahmen zur Kurskorrektur eingeleitet werden. Selbstverständlich sollte sich ein funktionierendes IKS auf alle Unternehmensbereiche erstrecken. Die folgenden Abschnitte werden sich allerdings nicht mit allen Aspekten eines IKS beschäftigen. Im Zentrum der Betrachtungen steht, was unmittelbar mit den Themen dieses Buchs zu tun hat, nämlich der Ein- und Verkaufsbereich.
    In den Online Arbeitshilfen finden Sie die Checkliste „IKS – Einkaufsbereich – Checkliste“, die Ihnen dabei hilft, ein effizientes internes Kontrollsystem für den Bereich des Einkaufs einzurichten.
    In der Einkaufsabteilung sollten Aufträge grundsätzlich nur nach vorheriger Ausschreibung und nach Einholung mehrerer Angebote vergeben werden. Das Verfahren und die Dokumentation der abgegebenen Angebote sind entsprechend zu dokumentieren. Für Bestellungen sind Bestellgrenzen zu definieren, das heißt, dass bei gewissen, die Wertgrenzen überschreitenden Anforderungen zusätzliche Zustimmungen von Weisungsbefugten einzuholen sind.
    Die Bereiche Wareneingang und Einkauf sollten personell voneinander getrennt werden, um eine unabhängige Prüfung der eingehenden Lieferungen zu sichern. Hierbei sind Mengen- und Qualitätskontrollen erforderlich. Auch bei der Verbuchung und der Vornahme der Zahlungsvorgänge ist das Prinzip der Funktionstrennung zu beachten. Bei der Bezahlung ist ferner darauf zu achten, dass Skontomöglichkeiten ausgeschöpft werden, auch sind Abzüge für Rabatte, Boni und im Hinblick auf sonstige Nachlässe zu überwachen.
    Für den Bereich des Verkaufs finden Sie in den Online Arbeitshilfen ebenfalls eine Checkliste, die Ihnen bei der Einrichtung eines effizienten internen Kontrollsystems hilft: die Checkliste „IKS – Verkaufsbereich – Checkliste“.
    Hinsichtlich der Lieferungen und Leistungen ist sicherzustellen, dass alle eingehenden Aufträge angenommen und zeitgerecht bearbeitet werden. Hierfür sollten einheitliche Prozesse und Formulare verwendet werden. Durch Arbeitskontrollen ist sicherzustellen, dass das beabsichtigte Qualitätsniveau eingehalten wird. Alle gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen sind abzurechnen. Daher ist es erforderlich, die Daten des Produktionsprozesses zu erfassen und zwischen dem Leistungsbereich und der Finanzbuchhaltung zu übertragen. Zahlungsunfähigen Kunden oder Kunden im Zahlungsverzug sind Liefersperren aufzuerlegen.
    In Bezug auf das Vorratsvermögen sollte durch eine Inventurrichtlinie die geordnete Führung des Mengengerüstes sichergestellt werden. Die Inventuraufnahme muss durch eine Inventuranweisung, vorgegebene Formulare und ein definiertes Aufnahmeteam organisiert werden. Für die Sicherung des Lagerbestandes ist ein verantwortlicher Lagerhalter zu benennen. Dieser muss die Lagerbuchführung (Wareneingang, Warenausgang) sicherstellen und dokumentieren. Auch unterjährig sollten die Bestände stichprobenartig kontrolliert werden. Hierfür ist es erforderlich, dass laufend eine Bestandsführung durch die EDV erfolgt.
    Eine wichtige Voraussetzung, um den Jahresabschluss korrekt erstellen zu können, ist die Beurteilung des IKS eines Unternehmens. Ist das IKS wirksam,kann der Ersteller des Jahresabschlusses auf die vom Auftraggeber gelieferten Zahlen und Unterlagen vertrauen – sofern keine offensichtlichen Anhaltspunkte vorliegen, die Anlass zu Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit der Unterlagen und dem daraus entwickelten Jahresabschluss geben.
    Auch für die Durchführung einer Abschlussprüfung gilt: Je ausgeprägter und funktionstüchtiger das IKS eines Unternehmens ist, umso mehr kann sich der Abschlussprüfer auf die Ergebnisse und die Ordnungsmäßigkeit der angewendeten Verfahren des IKS verlassen. Ein internes Kontrollsystem ist aus Sicht des Abschlussprüfers dann wirksam, wenn es mit hinreichender Sicherheit verhindert, dass sich Unternehmensrisiken wesentlich auf die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses oder des Lageberichts auswirken.
    Die im Zuge der Beurteilung durch den Ersteller oder Abschlussprüfer vorgenommenen Prüfungshandlungen des IKS helfen aber nicht nur dem Ersteller oder dem Abschlussprüfer im Rahmen seiner Tätigkeit, sondern stellen in der Regel auch eine Bereicherung für das Unternehmen dar, da im Rahmen der Durchleuchtung der internen Prozesse und der