Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Der falsche Saldo, der auf der Summen- und Saldenliste erkennbar wird, wird Ihnen sofort ins Auge springen und Sie können diese Fehlbuchung korrigieren.
    Ein Haben-Saldo auf dem Kundenkonto und ein Soll-Saldo auf dem Lieferantenkonto kann jeweils eine tatsächliche Überzahlung bedeuten. Zumeist liegt aber eine Verwechslung der angesprochenen Konten vor. So kann die der Zahlung zu Grunde liegende Rechnung auf einem falschen Personenkonto oder auf einem Sachkonto mit verkürzter Nummer erfasst worden sein oder der Zahlungsvorgang wurde auf einem falschen Konto erfasst.
    Bspw. könnte anstatt auf dem Kreditorenkonto 71100 die Eingangsrechnung auf dem Sachkonto 7110 „Sonstige Zinserträge“ (im DATEV SKR 04) gelandet sein. Der Rechnungsausgleich führt dann bei Zahlung auf dem Lieferantenkonto zu einem Soll-Saldo. Der falsche Zinsertrag ist entsprechend umzubuchen.
    Der Vortrag der Salden der Personenkonten, die zu Beginn des neuen Wirtschaftsjahres vorgetragen werden müssen, funktioniert teilweise auf Knopfdruck bzw. mit wenigen Mausklicks – je nach verwendeter Software. Beim Anbieter DATEV kann ein Saldenvortrag der Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) mit einem Abrufvorlauf erfolgen oder automatisch bei Jahresübernahme.
    Selbstverständlich gilt auch hier, dass Sie einen Saldenvortrag zum Jahreswechsel erst dann vornehmen sollten, wenn das alte Wirtschaftsjahr abgeschlossen ist, da ansonsten falsche Salden in das neue Wirtschaftsjahr vorgetragen würden.
    Im Rahmen der Vorarbeiten ist auch der Grundsatz der Periodenabgrenzung zu beachten. Zur Prüfung der periodengerechten Abgrenzung ( Cut-Off-Prüfung ) werden die einzelnen Buchungen des Hauptbuchs der Finanzbuchhaltung auf ihre richtige Periodenabgrenzung hin überprüft. Hierbei werden die Belegdaten mit dem Bilanzstichtag abgestimmt. Als Kriterium für die Aktivierung bzw. Passivierung gilt der Zugangszeitpunkt (für Debitoren siehe Kapitel „Wann ist der Gewinn realisiert?“; für Kreditoren siehe Kapitel „So entsteht eine Verbindlichkeit aus L + L“). Es empfiehlt sich daher auch, einen Blick in das Folgejahr zu werfen, um ggf. falsch abgegrenzte Debitoren oder Kreditoren ausfindig zu machen. Hier kann eine Offene-Posten-Liste nach dem Bilanzstichtag Anhaltspunkte bieten.
    Schließlich sind noch weitere Vorbereitungsmaßnahmen im Hinblick auf die Erstellung des Jahresabschlusses, wie z. B. Wertigkeitsprüfungen, vorzunehmen. Es gelten die Ausführungen, die zur Bewertung der Debitoren im Kapitel „Die Bewertung einer Forderung aus L + L“ und der Kreditoren im Kapitel „Die Bewertung einer Verbindlichkeit aus L + L“ gemacht wurden.
    Einholung von Saldenbestätigungen
    Bestandsnachweise zu den Debitoren bzw. Kreditoren werden insbesondere durch sog. Saldenlisten erbracht. Diese sind Bestandteil der Buchführung und enthalten, vergleichbar einem Inventar, alle Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens. Im Gegensatz zum herkömmlichen Inventar handelt es sich jedoch nicht um Ist-, sondern um Sollbestände .
    Die Salden der Personenkonten werden in den Saldenlisten unter Angabe der Personenkonto-Nummern, der Namen der Kunden und Lieferanten, des Wohn-/Geschäftsorts der Kunden und Lieferanten und des jeweiligen Betrags zusammengestellt (buchmäßige Inventur, Sollbestände).
    Saldenbestätigungen sind Istbestandsnachweise. Diese sind nicht unproblematisch, da sie regelmäßig erst nach dem Bilanzstichtag eingeholt werden und dann häufig nur ein unvollständiger Rücklauf vorliegt. Daher sollten flankierend andere Nachweistechniken herangezogen werden, wie z. B. die Prüfung der Zahlungsvorgänge nach dem Bilanzstichtag, vorgenommene Verrechnungen, Einblick in Auftragsbestätigungen, Abgrenzungsprüfungen oder aussagekräftige Funktionstests des IKS.
    Bei großen Beträgen und vielen Bewegungen auf dem Konto des Kunden/Lieferanten sind aber – zur Überprüfung der Vollständigkeit und der periodengerechten Abgrenzung – von den Kunden/Lieferanten Saldenbestätigungen einzuholen. Dies geschieht aber erst, nachdem die im Kapitel „Die Abstimmung von Debitoren und Kreditoren“ beschriebenen Vorarbeiten (Abstimmungsarbeiten, Cut-Off-Prüfung und Wertigkeitsüberprüfungen) abgeschlossen sind.
    Mit der Einholung von Saldenbestätigungen wird der Adressat gebeten, eine Übereinstimmung mit dem ausgewiesenen Saldo zu bestätigen. Im Normalfall genügt es, sich Salden lediglich in Stichproben bestätigen zu lassen. Eine Vollerhebung