Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

unbemerkt.
    Zur Fehlervermeidung sollten Sie bereits unterjährig in einem gewissen Arbeitsturnus die Personenkonten prüfen (siehe Kapitel „Darauf sollten Sie achten – Praxistipps zur Offene-Posten-Buchhaltung“).
    Neben den vorgenannten Arbeiten sind weitere Vorarbeiten im Hinblick auf die Erstellung des Jahresabschlusses notwendig (siehe Kapitel „Die Abstimmung von Debitoren und Kreditoren“ und „Einholung von Saldenbetätigungen“).
    Weiterhin ist dafür zu sorgen, dass nach dem Abstimmen der Konten noch fehlende Unterlagen, wie Pensionsgutachten (für Handels- und Steuerbilanzwert), Aktivwerte der Rückdeckungsversicherung, Darlehensauszüge, Dividenden- und Steuerbescheinigungen, Spendenbescheinigungen, Saldenbestätigungen etc. angefordert werden, sofern diese noch nicht vorhanden sind. Außerdem sind die im abgelaufenen Jahr neu geschlossenen wesentlichenVerträge zu kopieren und den Jahresabschlussunterlagen beizufügen. Dies kann auch für Protokolle/Niederschriften von Sitzungen/Versammlungen der Organe einer Gesellschaft gelten.
    Notwendig sind schließlich noch die vorbereitenden Abschlussbuchungen (z. B. Buchungen der Abschreibungen, die Bildung der Rechnungsabgrenzungsposten, Rückstellungen, Steuerabgrenzungen, Buchungen der Inventuranpassungen, nichtabzugsfähiger Betriebsausgaben, unentgeltlicher Wertabgaben) sowie die Vornahme der Umsatzsteuerverprobung, Prüfung der EB-Vortragswerte und ggf. Anpassungsbuchungen an die letzte Betriebsprüfung. Nachdem die Abschlussbuchungen ausgeführt wurden, kann dann der Jahresabschluss erstellt bzw. aufgestellt werden.
    Sofern eine gesetzliche (oder freiwillige) Abschlussprüfung (insbesondere nach §§ 316ff. HGB) gegeben ist, erfolgt diese erst im Anschluss an die Aufstellung des Jahresabschlusses.
    Auch wenn eine Abschlussprüfung durchgeführt wird, schränkt dies die Verantwortlichkeit des Kaufmanns bzw. der gesetzlichen Vertreter für die gesamte Rechnungslegung des Unternehmens nicht ein. Die Verpflichtung bleibt, für eine ordnungsmäßige Buchführung sowie für die ordnungsgemäße Aufstellung des daraus abzuleitenden Jahresabschlusses und ggf. des Lageberichts zu sorgen. Die Verantwortlichkeit des Kaufmanns bzw. der gesetzlichen Vertreter erstreckt sich dabei auch auf die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems (IKS).
    Im Vorfeld der Aufstellung des Jahresabschlusses sind, wie bereits ausgeführt, Abstimmungsarbeiten hinsichtlich der Debitoren und Kreditoren, des weiteren Periodenabgrenzungen und Wertigkeitsüberprüfungen vorzunehmen sowie Bestandsnachweise zu erbringen. Dies erfolgt unter Einbeziehung des IKS. Die Vorarbeiten werden nachfolgend kurz dargestellt.
    Das interne Kontrollsystem (IKS) im Ein- und Verkaufsbereich
    Als IKS werden organisatorische Maßnahmen und Kontrollen bezeichnet, die zur Überwachung einer Unternehmung dienen. Die Maßnahmen beruhen auf technischen und organisatorischen Prinzipien. Sie umfassen Aktivitäten und Einrichtungen zur unternehmensinternen Kontrolle sowie ihre Beziehungen zueinander.
    Ohne IKS werden viele Chancen einer effizienten Unternehmensführung verspielt. Ziel des IKS muss es zum einen sein, den Buchführungspflichtigen dahingehend zu unterstützen, die Gesetz- und Satzungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss sicherzustellen. Zum anderen soll es den Verantwortlichen einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens verschaffen, was insbesondere auch für die zukünftige Existenz eines Unternehmens (Bewertungsfragen im Jahresabschluss etc.) wichtig ist.
    Das IKS umfasst alle Einrichtungen, Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen , die in einem Unternehmen angewendet werden, um
bei der Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften zu unterstützen;
das Erreichen der beabsichtigten Geschäftspolitik zu fördern;
die Ordnungsmäßigkeit und Verlässlichkeit der Rechnungslegung zu gewährleisten;
den Wirkungsgrad der betrieblichen Prozesse sicherzustellen und zu verbessern;
das Vermögen des Unternehmens zu schützen;
die in einem Unternehmen vorhandenen Informationen und Kenntnisse zu bewahren.
    Das IKS erstreckt sich somit nicht nur auf das Rechnungswesen, sondern auch auf die Überwachung sämtlicher Funktionen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Zur Kontrolle der Funktionen und Prozesse dient der gezielte Vergleich von Soll- und Ist-Zustand innerhalb des Unternehmens. Für die unternehmensinternen