Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
Auswertungsumfang bzw. die Organisation der Aufgliederung hat das Management bereits bei Einrichtung der Buchhaltung zu entscheiden.
Kreditoren einrichten
So wie im vorherigen Abschnitt dargestellt, werden auch für die Lieferanten (Kreditoren) Personenkonten eingerichtet. Auch hier stellt sich dann die Frage, inwieweit für bedeutende Lieferanten einzelne Personenkonten geführt und für andere Geschäftspartner das Personenkonto gesammelt als „Diverse“ abgewickelt wird.
Gliederungsbeispiel für die „Diversen“ Kreditoren
Konten
Bezeichnung
Konten
Bezeichnung
Konten
Bezeichnung
71100
Diverse A
71200
Diverse B
71300
Diverse C
71400
Diverse D
71500
Diverse E
71600
Diverse F
71700
Diverse G
71800
Diverse H
71900
Diverse I
72000
Diverse J
72100
Diverse K
72200
Diverse L
72300
Diverse M
72400
Diverse N
72500
Diverse O
72600
Diverse P
72700
Diverse Q
72800
Diverse R
72900
Diverse S
73000
Diverse SCH
73100
Diverse ST
73200
Diverse T
73300
Diverse U
73400
Diverse V
73500
Diverse W
73600
Diverse X
73700
Diverse Y
73800
Diverse Z
Wie die Kundenkonten liegen auch die fünfstelligen Lieferantenkonten (Kreditoren) außerhalb des Sachkontenrahmens. Bei der DATEV schließen sie sich z. B. an die Debitoren im Nummernbereich 70000 bis 99999 an.
Auch wenn das Umsatzsteuergesetz nicht verlangt, dass Lieferantenverbindlichkeiten über Personenkonten zu führen sind, so erleichtern Ihnen diese, den Überblick zu behalten. Da Ihnen als Unternehmer der Vorsteuerabzug schon bei Rechnungseingang zusteht und nicht erst bei Zahlung, und Sie sicherlich auch einen Überblick über Ihre einzelnen Lieferantenschulden und nicht nur über Ihre gesamten Lieferantenschulden haben wollen, empfiehlt es sich, auch die Geschäftsvorfälle mit Lieferanten über die Personenkonten als Kreditoren im Rahmen der OPOS-Buchführung zu führen.
Aus den vorhandenen OPOS-Listen sind dann Verschuldung, Kreditrahmen und Zahlungsziele auch unterjährig schnell nachzuvollziehen.
Wie bei den Debitoren empfiehlt es sich, lediglich für die Hauptlieferanten einzelne Kreditorenkonten anzulegen und zu führen. Neben diesen können „Diverse“ Kreditoren nach dem Alphabet oder auf einem einzigen Konto „Diverse“ angelegt werden. Zur besseren Abstimmung sollte nur sehr zurückhaltend von der Einrichtung eines Kontos „Diverse“ Gebrauch gemacht werden. Die Verbuchung auf ein CpD-Konto (siehe vorstehendes Kapitel) sollte dagegen unterlassen werden.
Die EDV sammelt – wie bei den Debitoren – auch bei den Kreditoren automatisch sämtliche Kreditorensalden auf einem Sammelkonto: „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (L+L)“.
Abschließend ein Praxis-Beispiel, bei welchem die Verbindlichkeiten aus L + L ausgeglichen sind.
Praxis-Beispiel: Ausgeglichene Verbindlichkeiten aus L+L
Ein Spielwareneinzelhändler erhält vom Hersteller XY (Kreditor # 71020) eine Lieferung zum Rechnungsbetrag von netto 5.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer (Vorsteuer). Nach einem Monat wird der Kaufpreis überwiesen.
Rechnungseingang vom Lieferanten XY:
Wareneinkauf und Vorsteuer
5.950 EUR
an Kreditor 71020
5.950 EUR
Zahlung des Rechnungsbetrages an Lieferanten XY und damit Ausgleich der Verbindlichkeit:
Kreditor 71020
5.950 EUR
an Bank
5.950 EUR
Nach Rechnungsausgleich ist auch das Kreditorenkonto des Lieferanten ausgeglichen: Zahlung und Verbindlichkeit saldieren zu 0 EUR.
Auf die Kontokorrentbuchhaltung im Rahmen des vereinfachten Gewinnermittlungsverfahrens der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG wird an dieser Stelle nicht eingegangen. Lesern, die das Thema vertiefen möchten, empfehle ich das Buch von Iris Thomsen „Einnahme-Überschuss-Rechnung“ aus der Reihe Haufe Praxisratgeber.
Aufbau und Handhabung einer EDV-gesteuerten OPOS-Buchhaltung
Die Einrichtung und Pflege einer Kontokorrentbuchhaltung, die laufenden Buchungen und das Abstimmen machen sehr viel Arbeit.
Die EDV-gesteuerte Offene-Posten-Buchhaltung (OPOS-Buchhaltung) kann dem Kontokorrent-Buchhalter einiges an Arbeit ersparen bzw. abnehmen:
Vorgeschaltete Fakturierungsprogramme buchen bei Angabe der Debitorennummer die Ausgangsrechnungen ein und geben Offene-Posten-Listen nach Tagesdatum aus.
Zahlungsprogramme übernehmen Lastschriften für fällige Ausgangsrechnungen oder überweisen Lieferantenrechnungen unter Beachtung von Zahlungsfristen und Skontoabzügen. Die Buchungssätze für diese Zahlungen werden automatisch erstellt.
Mahnprogramme geben ab einem festgelegten
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