Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

Mindestbetrag überfällige Forderungen in einer Mahnvorschlagsliste aus. Dabei bieten die Mahnprogramme in der Regel drei Mahnstufen. Die Anschriften und ein Auszug des Kundenkontos steuern das Programm zu standardisierten oder individuellen Mahntexten. Damit wird das komplette Mahnschreiben automatisch verfasst.
    Die Offene-Posten-Buchhaltung als Bestandteil eines integrierten Programmpakets des EDV-Rechnungswesens bringt aber noch weitere Vorteile:
Kunden- und Lieferantenstammdaten müssen nur einmal eingerichtet werden.
Der Ausgleich der offenen Posten kann automatisch geschehen. So werden die offenen Posten z. B. programmgesteuert ausgeglichen, indem die Rechnungsnummer angesprochen wird, ein Abgleich der Rechnungsbeträge mit Berücksichtigung von Skonti erfolgt oder ein programmgesteuertes Ausbuchen von Kleindifferenzen stattfindet.
    Schnittstelle zu Finanzbuchhaltung, reibungsloser Import und Export von Daten
    Bei der Anschaffung des EDV-Programms für die Offene-Posten-Buchhaltung ist auf eine besonders nahtlose Verbindung ( Schnittstelle ) zur Finanzbuchhaltung zu achten. Damit die Buchhaltungsdaten für weitere Zwecke, z. B. Fakturierung, Lager-, Zahlungs- und Mahnwesen oder Controlling, nicht doppelt erfasst werden müssen, sollten der Import und Export von Daten unterstützt sein.
    Bei den Buchungen im Rahmen einer OPOS-Buchhaltung sind neben den Personenkonten im Bereich der Nebenbücher auch immer die Sachkonten imBereich des Hauptbuchs angesprochen – also die Vermögens-/Schuldenkonten wie Bank, Forderungen bzw. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und ertragswirksame Konten wie Umsatzerlöse, Wareneinkauf, Erlösschmälerungen etc.
    Zur weiteren Arbeitserleichterung können Verbindungen bzw. Schnittstellen zu folgenden Bereichen sinnvoll sein:
Auftragsbearbeitung,
Fakturierung,
Lagerbuchhaltung,
Zahlungsverkehr und
Mahnwesen.
    Achten Sie auch hier auf eine nahtlose Verbindung.
    Zudem können für die (Weiter-)Verarbeitung der Daten Schnittstellen zum Steuerberater, Abschlussprüfer oder Betriebsprüfer erforderlich sein.
    Weiterhin sollte es möglich sein, dem Management oder Controlling über entsprechende Schnittstellen die Zahlen des Rechenwerks zur Verfügung zu stellen – sei es in Form von Tabellenkalkulationen, Statistiken oder Kosten- und Leistungsrechnung en.
    Stammdaten
    Neben den Stammdaten zur Finanzbuchhaltung sind für Offene-Posten-Verwaltung, Mahnwesen und Zahlungsverkehr zusätzliche Angaben zu machen. Als Rahmen für sämtliche Personenkonten und den Zahlungsverkehr legen Sie fest:
Kleinbeträge für Mahnungen ( Mahnlimit ) und für einen automatischen Kontenausgleich.
Finanzkonten, um solche Kleinbeträge auszubuchen .
Gewährte Skonti in Tagen und %.
Mahnlauf mit Mahnfristen, Mahnstufen und Mahngebühren.
Für Einmalkunden und Einmallieferer : Kontennummer, Verwendungszwecke im Zahlungsverkehr.
Ihre Bankverbindungen mit Angaben zum Disketten-Clearing (Auswahl von offenen Zahlungen für eine Übergabedatei an die Bank), für Scheckausdrucke, Überweisungen und Lastschriften.
Standardbriefe an Ihre Kunden mit Kontoauszug und Mahnschreiben der Stufe 1 bis 3.
    Anschließend an diese Standardvorgaben sind einzelne Kunden- und Lieferantenkonten mit Namen, Adresse, Bankverbindungen ( Stammdaten ) anzulegen. Sie sollten auf bereits in der Finanzbuchhaltung angelegte Kontokorrentkonten zurückgreifen und diese bei Bedarf ergänzen.
    Unabhängig von den bereits beim Anlegen der Stammdaten festgelegten Grundeinstellungen, können die für alle Personenkonten vorgegebenen Eintragungen dabei individuell angepasst werden:
Welches Skonto soll dem Kunden eingeräumt werden?
Besteht Einzugsermächtigung ?
Mahnvorgaben : Ab welchem Limit und zu welcher Mahnstufe soll gemahnt werden?
    Erfassen im Dialog
    In der Finanzbuchhaltung erfassen Sie Buchungssätze von Bankauszügen, Rechnungen und anderen Belegen.
    Dialogbuchen, Dialogerfassen, Stapelerfassung, Stapelverarbeitung sind Stichworte, die im Zusammenhang mit Buchungssätzen immer wieder „auftauchen“. Im Rahmen der Buchungserfassung sind zwei Verfahren denkbar: Das Erfassen und Verarbeiten von Buchungssätzen
über Stapelverarbeitung oder
im direkten Dialog.
    Sowohl bei der Stapel- als auch bei der Dialogbuchung erfassen Sie mit dem „Datum von“ und dem „Datum bis“ den jeweiligen Buchungszeitraum, über den sogenannten Vorlauf.
    Der Unterschied zwischen beiden Verfahren liegt darin, dass Sie Stapelbuchungen