Die Büro-Alltags-Bibel

»Herzliche Grüße«? Übrigens: Laut DIN 5008 wird die Grußformel immer (!) durch eine Leerzeile vom vorherigen Text abgesetzt.
    »Beste Grüße aus Köln« Klingt innig, tatsächlich aber lautet die sublime Botschaft hierbei: Ich grüße dich aus meiner Hochburg, du Wicht im Nirgendwo! De facto nimmt der Absender sich selbst wichtiger als den Empfänger. Wesentlich wertschätzender wäre: »Liebe Grüße nach Köln, München, Berlin …« Kleines Wort, große Wirkung! Das »nach« drückt sofort echte Empfängerorientierung aus.
    »Hochachtungsvoll« Ist vielleicht ein bisschen antiquiert und liest sich deshalb distanziert – und doppeldeutig. Zuweilen verbirgt sich dahinter auch Ironie.
    »Herzlichst« Superlative wie »Freundlichst«, »Herzlichst«, »Allerliebst« sind im Geschäftsalltag definitiv zu viel des Guten. Erstens, weil sowieso jeder weiß, dass das nicht stimmt; zweitens, weil sich dadurch die Wirkung verkehrt.
    »Liebe Grüße« genauso wie »Viele liebe Grüße« sind sehr persönliche Formeln. Sie bleiben in der Regel guten Freunden und engen Vertrauten vorbehalten. In der Geschäftskorrespondenz sind sie eher unangebracht. Wer neutral bleiben will, schließt besser mit »Viele Grüße«.
    »MfG«, »LG« Die Kurzformen von »Mit freundlichen Grüßen« (MfG) beziehungsweise »Liebe Grüße« (LG) haben sich durch SMS und E-Mail stark verbreitet, wirken aber immer seltsam lieblos und geringschätzig, Motto:
Für dich hab ich nicht mal die Zeit, das auszuschreiben.
Bei schnellen Mitteilungen unter Kollegen oder Bekannten spricht nichts dagegen – hier dominiertschließlich die Information vor der Form; gegenüber Kunden, Geschäftspartnern oder Chefs ist es aber respektlos.
    »Gruß« Wegen ihrer Kürze wird die Formel ebenfalls gerne in Mails oder Kurzmitteilungen verwendet, sie gilt inzwischen jedoch als Standard-Gruß, falls dieser eben nicht mehr ganz so freundlich gemeint ist. Also etwa bei Streitigkeiten mit seinem Vermieter, seiner Bank, einem Dienstleister. Die Formulierung kann deshalb leicht zu Missverständnissen und atmosphärischen Störungen führen.
    »Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende!« Kreative Grüße wie dieser oder »Grüße ins sonnige [Ort]« sowie Adaptionen à la »Freundlich grüßt Sie« werden zwar immer beliebter, weil sie individuell sind und auffallen. Aber: Wenn der Satz nicht sitzt, sieht das nur bemüht aus. Knapp vorbei ist dann leider völlig daneben und die freundlichen Grüße mutieren zur Profil-Prosa.

    Nicht minder verräterisch sind die unterschiedlichen Mitteilungsstile, die manche im Berufsalltag pflegen. Denken Sie etwa an jene Kollegen, die ihre Mails stets mit der Priorität »hoch« versenden und zugleich eine automatische Lesebestätigung anfordern. Das finden Sie unsympathisch? Sie haben völlig recht damit. Denn unterschwellig spüren Sie längst einen Kontrollfreak mit ausgeprägtem Anspruch, der Sie offenbar auch noch unter Druck setzen will:
Ich weiß, dass du weißt, dass ich weiß, dass du die Mail gelesen hast. Also: antworte, aber zack-zack!
Auch jene, die immer das letzte Wort haben müssen, die auf alles antworten und erst aufgeben, wenn nichts mehr zurückkommt, die Epilog-Terrier eben, können ungemein anstrengend sein. Gut zu erkennen sind diese Pingpong-Mailer daran, dass sich ihre Betreffzeile immer weiter mit Replikhinweisen füllt (Betreff: Re: Re: Re: Re:) statt mit echtem Inhalt. Schade um die Zeit.
    Deutlich angenehmer ist da schon der Kollege, der auf sehnenscheidengefährdende Anrede- oder Grußformeln prophylaktisch verzichtet und sie durch kryptische Buchstabenfolgen ersetzt. Wer seine Mitteilungen derart wortkarg mit »z. k.« (zur Kenntnis), »fyi« (for your information) oder u. a. w.g. (um Antwort wird gebeten) anmoderiert, dokumentiert zwar nicht unbedingt Sinn für Sprachästhetik,ist dafür aber ganz sicher jemand, der in seinem Job voll aufgeht und vor allem eines tut: funktionieren. Solche Kollegen sind langweilig, aber harmlos.
    Ganz im Gegensatz zu den Absendern von Betreffzeilen à la: »An: Alle. Wir sollten das dringend erledigen!« Nicht nur, dass es extrem aufdringlich ist, seine Eingebungen über den großen Verteiler zu jagen. Es verrät auch die Windmaschine dahinter. Hier schreibt jemand mit ausgeprägtem Aufmerksamkeitsdefizitsyndrom, der Beifall heischend ausdrücken will: »Heureka, ich hab’s!«, daraus aber ableitet, dass das Problem bitte »alle« (also andere als er)