Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

uninteressiert. Beziehen Sie ihn ein, indem Sie ihn nach seinem Arbeitsbereich oder seinen Interessen fragen.
    Der Erhabene
    Gegenüber Kritik ist er empfindlich. Gehen Sie behutsam mit ihm um.
    Der Redselige
    Wie der Zwischenredner muss er in seiner Redezeit eingeschränkt werden. Dazu eignet sich etwa die 3-Minuten-Regel: Jeder darf nur drei Minuten sprechen.
    Der Stille
    Manche Teilnehmer warten erst einmal ab, bevor sie sich zu Wort melden. Das kann die unterschiedlichsten Gründe haben: Zurückhaltung, Unsicherheit oder Überheblichkeit usw. Finden Sie heraus, wo die Stärken dieser Teilnehmer liegen, und binden Sie sie ein.
    Der Schwatzhafte
    Er liebt lange Reden. Unterbrechen Sie ihn taktvoll und bitten Sie ihn unter Hinweis auf die noch verbleibende Zeit, rasch die wichtigsten Punkte zu nennen.
    Die Konkurrenten
    Zwischen Kampfhähnen müssen Sie vermitteln. Grundsätzlich ist es natürlich gut, gegensätzliche Standpunkte offen austragen zu lassen. Doch nicht, wenn dabei der Zeitplan außer Kontrolle gerät oder das Arbeitsklima leidet. Es ist wichtig, rechtzeitig zu unterbrechen und andere Teilnehmer einzubinden, da deren Ansichten die allgemeine Erhitzung abkühlen.
    Der Fliegengewichtteilnehmer
    Seine Beiträge sind irrelevant. Überprüfen Sie, woran es liegt. Hat er aus Versehen eine Einladung bekommen oder zeigt er dieses Verhalten öfter? Dann sprechen Sie mit ihm darüber. Falls er jedoch seine „Hausaufgaben“ nicht gemacht hat, weisen Sie ihn darauf hin, dass die Vorbereitung für alle gilt.
    Weitere Tipps, mit denen Sie negatives Verhalten in den Griff bekommen:
Paraphrasieren Sie das, was gesagt wurde! Sie gewinnen hierdurch Zeit, zeigen Souveränität und haben Gelegenheit, Äußerungen zu versachlichen.
Klären Sie Ungereimtheiten durch Rückfragen!
Vertagen Sie das Gespräch!
Bei langweiligen Monologen und für den Fall, dass man sich festgefahren hat: Wechseln Sie das Thema!
Setzen Sie eine Untergruppe zur Problemlösung ein!
Lassen Sie das Problem von einer einzigen Person lösen!
Nehmen Sie Ihren Witz und Humor zu Hilfe! Das entschärft brenzlige und unangenehme Situationen.
Stellen Sie sicher, dass alle respektiert werden!
Verlieren Sie die Erkenntnis nicht aus den Augen, dass eine Gesprächsrunde noch lange keine Garantie für konstruktive Zusammenarbeit ist!

Wer fragt, lenkt
    Mit Fragen können Sie eine Besprechung gezielt steuern. Wer ein paar Grundregeln kennt, erhält von seinen Gesprächspartnern die gewünschten Informationen, fördert bestimmte Reaktionen und spornt die Gruppe zu mehr Leistung an. Lernen Sie die wichtigsten Frageformen kennen und probieren Sie bei der nächsten Besprechung ein paar der einfachsten aus.
    Offene Frage
„W-Fragen“: Wer, Was, Wo, Wann, Wie etc.
Sie erhalten wichtige Informationen
es wird eine Vertrauensbasis geschaffen und Sie können das Gespräch in gewisse Bahnen lenken
Risiko: Sie verzetteln sich oder der Gesprächspartner schweift ab
    Beispiel
    „Wo soll die nächste Besprechung stattfinden?“
    Geschlossene Frage
Frage, die kurz und knapp oder mit ja oder nein beantwortet werden kann
der Nutzen liegt in der kurzen präzisen Antwort – „die Sache wird auf den Punkt gebracht“
das Risiko dieser Frage liegt im „Verhörcharakter“
    Beispiel
    „Haben Sie das Protokoll gelesen?“
    Alternativfrage
gibt die Möglichkeit, sich zwischen verschiedenen Antworten zu entscheiden
der Gefragte hat das Gefühl, mit einbezogen zu werden; kann sich aber dadurch bedrängt fühlen
    Beispiel
    „Wollen Sie den Termin sofort abmachen oder sollen wir nochmal telefonieren?“
    Suggestivfrage
bei ihr wird die Antwort von Ihnen bereits vorausgesetzt. Sie stellen die Frage und der Gefragte hat nur die Möglichkeit mit „JA“ oder mit „NEIN“ zu antworten
sie führt zu Verunsicherung und ist als Technik bekannt; sie wirkt auf Profis altbacken und wird in manchen Bereichen der Versicherungswirtschaft als unlauter angesehen!
    Beispiel
    „Sie wollen doch sicher eine effiziente Besprechung haben?“
    Allgemeine Frage
nützlicher Türöffner
konzentrierte Diskussion auf einen Punkt
Teilnehmer stehen nicht im Rampenlicht
    Beispiel
    „Wie lief es seit der letzten Besprechung?“
    Direkte Frage
bringt den Überraschten ins Rampenlicht
holt Expertenmeinung, schließt stille Teilnehmer ein
belebt Aufmerksamkeit und beschleunigt Punkte
    Beispiel
    „Nennen Sie mir bitte die Vorteile Ihres Vorschlages!“
    Erneute Frage
verhindert Dialog und stellt eine Brücke