Meetings planen und moderieren (TaschenGuide)

Praxis umsetzen sollen, werden namentlich genannt. Nennen Sie auch die Person, die den Bericht der ausführenden Mitarbeiter erhalten soll.
    Was gehört zu einer guten Form?
klare und kurze Sätze
gut gegliederte Abschnitte nach Sinneinheiten
Ziffern, Absätze, Unterstreichungen zur Orientierung
rechts neben dem Maßnahmenkatalog eine Spalte für „Verantwortliche und Termine“
gut beschriftete Beilagen (z. B. statistische Daten) mit Quellenangabe
    Wichtig
    Vermeiden Sie Schlagwörter, umgangssprachliche Ausdrücke, doppeldeutige oder missverständliche Begriffe. Sie schaffen nur Verwirrung!
    Checkliste für Ihr Protokoll
Formale Angaben zur durchgeführten Besprechung
Betrieb, Abteilung, Arbeitsgruppe, bzw. Dienststelle
Besprechungsort, Datum, Zeit und Dauer der Besprechung
Teilnehmer, Verteiler, („zur Information an …“)
Thema/Ziel der Besprechung
Anforderungen an einen guten Protokolltext
Inhalt:
behandelte Themen
Verlauf der Besprechung
geplante Maßnahmen
Folgeaktivitäten
Form:
Text kurz und klar
Ziffern, Absätze, Einrücken, Unterstreichen usw. zur Strukturierung
gut gegliederte Texte
rechts neben dem Maßnahmenkatalog eine Spalte für „Verantwortliche + Termine“
Ergänzende Angaben zum Protokoll
Beilagen (z. B. statistische Daten), gut beschriftet, mit Quellenangabe
Offen gebliebene Punkte
Termin für die Einreichung von Berichtigungen zum Protokoll
Nächste Zusammenkunft: Ort, Zeit, Ziel
Datum der Protokollverteilung
Unterschriften: Protokollführer und – wenn erforderlich – Besprechungsleiter oder Weisungsberechtigter; in seltenen Fällen auch Teilnehmer

Das gute Protokoll – zwei Beispiele
    Beispiel 1
    Beispiel 2
    Protokoll: 14. Sitzung Nr. 14/90 vom 20. Oktober 20XX
Teilnehmer: RP, CF, CB, AS, Ro
Zweck: Kontrolle der eingeleiteten Maßnahmen im Bereich S
1.
Die von CB eingeleiteten Maßnahmen zur Verbesserung der Kundenkontakte (Beratung mit Mitarbeitern und Durchführung von Vorschlägen) wurden durchgeführt. CB sieht erste Veränderungen: weniger telefonische Reklamationen von Kunden.
2.
RP sollte den Bereich „Dienste“ in Bezug auf die Weiterbildungsmaßnahmen beraten. Mit der Abteilung wurden sowohl externe wie auch interne Möglichkeiten zur Definition ihrer Bedürfnisse geklärt und die Entscheidung über das zukünftige Ausbildungskonzept wird noch diesen Monat spruchreif sein.

Kommunikation – Basis für erfolgreiche Besprechungen
    Das Werbeplakat, die Homepage im Internet, Ihre Tageszeitung – alle wollen sich Ihnen verständlich machen. Und wenn Sie Ihren Kindern zuwinken, den Telefonhörer auf die Gabel knallen, heute auf Ihre Krawatte verzichten, immer teilen Sie sich mit, absichtlich oder unabsichtlich, und werden verstanden oder missverstanden. Paul Watzlawick, der Kommunikations-Guru, sagt sogar: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“
    In diesem Kapitel erfahren Sie,
wie Kommunikation funktioniert,
was bei der nonverbalen Kommunikation zu beachten ist,
was die nonverbale Kommunikation leistet,
wie Kommunikationssperren entstehen,
wie Sie Ihre Gesprächsführung verbessern können und
wie Sie Kommunikationssperren vermeiden.

Kommunikation – Was ist das?
    Wir bemühen erst gar nicht das Lexikon oder die wissenschaftliche Literatur und verständigen uns auf: Kommunikation als jede Form der Verständigung.
    Und wenn Sie noch so wortlos drei Stockwerke mit einem anderen im Lift fahren, was passiert nicht alles: Den Blick senken, verstohlen den anderen beobachten, überprüfen, ob man auch beobachtet wird, den nicht vorhandenen Bauch einziehen, ein neutrales Gesicht machen usw. Was haben Sie nach 30 Sekunden nicht schon alles über sich mitgeteilt! Aber, was hat der andere wahrgenommen. Hat er Sie gesehen? Oder hat er sich ein falsches Bild von Ihnen gemacht?
    Ich sehe doch, was ist! –
    Nein,
Sie sehen nur, was Sie sehen!
Sie sehen nur, was Sie sehen wollen!
Sie sehen nur, was Sie sehen sollen!
Sie sehen nur, was Sie schon kennen!
    Sehen Sie sich die folgenden Beispiele an – vielleicht sind Sie Ihnen bekannt – und testen Sie sich!

    Oder: Sie treffen auf dem Gang Ihren Chef, der Sie mit den Worten begrüßt: „Es ist neun Uhr, schön, dass Sie schon da sind. Da können wir ja anfangen.“
    Freuen Sie sich über die Zeitauskunft, freuen Sie sich über seine Freude, Sie zu sehen, freuen Sie sich, dass die Besprechung losgeht?
    Oder ärgern Sie sich vielmehr über den pedantischen Hinweis auf Ihr Zuspätkommen und den ironischen Tadel, dass alle warten